財(cái)務(wù)檔案管理要點(diǎn)之我見

黃莉

摘 要：任何機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位其正常發(fā)展與運(yùn)營(yíng)都需要一套穩(wěn)定的財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)。本文以“財(cái)務(wù)檔案管理”為主要研究對(duì)象，分別從意識(shí)層面、制度、人員配置以及新科技應(yīng)用四個(gè)角度闡釋了財(cái)務(wù)檔案管理的要點(diǎn)與注意事項(xiàng)。望筆者的論述能對(duì)當(dāng)前從事檔案管理的工作人員提供一定的借鑒與啟示，從而讓其成為推動(dòng)財(cái)務(wù)各項(xiàng)工作的有力武器。

關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)檔案管理；管理制度；人員配置

國(guó)家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位所從事的一切有關(guān)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)所生成的文件資料，就是所謂的財(cái)務(wù)檔案。其不僅是記錄經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要依據(jù)，也是反映其經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)情況的重要參考依據(jù)。因此加強(qiáng)對(duì)其的管理對(duì)于維系相關(guān)機(jī)構(gòu)的正常運(yùn)營(yíng)、推動(dòng)其有條不紊地向前發(fā)展具有十分重要的作用。本文中筆者將就個(gè)人所工作的涼山州公路管理局公路招待所為主要案例，對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理的方法提出自己的一些見解。

1 財(cái)務(wù)檔案管理所需的意識(shí)層面要求

意識(shí)對(duì)于事物的發(fā)展具有能動(dòng)作用，因此要想從根本上提升財(cái)務(wù)檔案管理的質(zhì)量，首先就要樹立積極的檔案管理意識(shí)。一方面要從自身意識(shí)到檔案管理的重要性，不能將其視作可有可無的一般性工作來對(duì)待。很多企業(yè)的檔案管理人員對(duì)自身工作的屬性與定位存在認(rèn)知上的偏差，認(rèn)為這只是一檔很普通的資料整理、存放類的保管工作，談不上技術(shù)、也不需要任何知識(shí)技能，故而在日常工作中不會(huì)花太多的精力致力于對(duì)業(yè)務(wù)技能和檔案管理學(xué)知識(shí)的學(xué)習(xí)。筆者認(rèn)為財(cái)務(wù)檔案管理者其所管理的不單是經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中所生成的各種票據(jù)、資料、報(bào)告，更是以一種潛在的財(cái)務(wù)管理監(jiān)督者的身份，讓財(cái)務(wù)檔案管理工作成為監(jiān)督財(cái)務(wù)工作的試金石，能夠通過在日常工作中對(duì)檔案內(nèi)容嚴(yán)格的審查、鑒定，使其充分發(fā)揮情報(bào)參謀的功能與作用。

另一方面，對(duì)于相關(guān)單位的管理者和領(lǐng)導(dǎo)層來說，良好的財(cái)務(wù)檔案管理體系的構(gòu)建需要領(lǐng)導(dǎo)給予高度的重視和支持。只有當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)到其對(duì)整個(gè)單位、機(jī)構(gòu)能夠產(chǎn)生重要作用時(shí)，其才有可能花費(fèi)更多的精力與投入成本。推動(dòng)良好的財(cái)務(wù)檔案管理體系的生成。筆者所在的單位，財(cái)務(wù)檔案管理是每次財(cái)務(wù)工作會(huì)議中工作匯報(bào)的重點(diǎn)之一，這不僅說明領(lǐng)導(dǎo)對(duì)這一內(nèi)容的高度重視，也說明其對(duì)維系整個(gè)財(cái)務(wù)日常工作、推進(jìn)各項(xiàng)財(cái)務(wù)進(jìn)程的重要意義。同時(shí)，對(duì)一個(gè)單位而言，領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作的重視，更有助于單位內(nèi)部形成良好的工作氛圍，從而讓從事檔案管理工作的人員不斷自我監(jiān)督、自我重視，自覺將財(cái)務(wù)檔案管理工作視作單位業(yè)務(wù)的重要組成部分，納入到日常的工作議事日程當(dāng)中。

2 財(cái)務(wù)檔案管理所需的制度要求

良好的財(cái)務(wù)檔案管理工作需要完備的制度流程來作為重要的參考依據(jù)和輔助要素。因此，筆者認(rèn)為單位可以依據(jù)目前國(guó)家所推行的《會(huì)計(jì)法》和《檔案法》，來推進(jìn)日常財(cái)務(wù)檔案管理工作，并在此基礎(chǔ)上構(gòu)建起一套完整的有關(guān)財(cái)務(wù)檔案管理工作的相關(guān)制度、流程以及規(guī)則與要求，讓其在展開具體工作的過程中有法可依、有據(jù)可循。鑒于當(dāng)前財(cái)務(wù)檔案管理工作涉及到對(duì)各種經(jīng)濟(jì)財(cái)務(wù)資料的收集、整理、歸納和保管，以及后續(xù)的開發(fā)與利用工作，因此對(duì)于財(cái)務(wù)檔案相關(guān)制度的制定也可以從這樣幾個(gè)流程角度來著手，制定諸如《財(cái)務(wù)檔案移交制度》、《財(cái)務(wù)檔案收集、歸檔工作》、《財(cái)務(wù)檔案保管制度》、《財(cái)務(wù)檔案借閱制度》、《財(cái)務(wù)檔案管理工作人員守則》等一系列規(guī)章制度，將制度的制定落實(shí)到各個(gè)細(xì)節(jié)，使其每一個(gè)步驟都能做到嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范。

3 財(cái)務(wù)檔案管理所需的人員配置要求

加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理所需人員的配置需要從“量”和“質(zhì)”兩個(gè)角度來進(jìn)行把關(guān)，所謂的量是指要保障該項(xiàng)工作所需的人員數(shù)量，進(jìn)行必要的崗位設(shè)置；所謂的質(zhì)是不斷加強(qiáng)從事檔案管理工作人員有關(guān)綜合素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力方面的培訓(xùn)，在進(jìn)行人員考核和招聘時(shí)，應(yīng)注重其職稱、專業(yè)以及實(shí)踐能力方面的綜合評(píng)估。

首先，合理配置財(cái)務(wù)檔案管理人員，保障所需的崗位設(shè)置與人員編排。根據(jù)單位所從事的財(cái)務(wù)工作、財(cái)務(wù)檔案管理工作的實(shí)際情況，對(duì)從事檔案管理工作所需的人員數(shù)量、崗位設(shè)置、崗位層級(jí)等做出必要的安排和合理的規(guī)劃，其目的在于保障財(cái)務(wù)檔案管理工作可以有條不紊地進(jìn)行同時(shí)，還能最大限度地節(jié)約人際資源成本、降低崗位缺失有可能會(huì)給單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)與財(cái)務(wù)管理工作帶來的風(fēng)險(xiǎn)與不便。要嚴(yán)格按崗設(shè)人，專人專崗，不能為求節(jié)約人力，將財(cái)務(wù)檔案管理工作所需的崗位付于其它崗位的工作人員進(jìn)行兼職，也不能盲目細(xì)化崗位，使之陷入一種不科學(xué)的混亂狀態(tài)，這些都是不利于檔案管理工作展開和生成的。

其次，從專業(yè)性的角度嚴(yán)把財(cái)務(wù)檔案管理人員的“質(zhì)量”關(guān)。從事該項(xiàng)工作的人員其本質(zhì)上隸屬于檔案管理領(lǐng)域，因此廣大單位在進(jìn)行人員選拔和招聘考核時(shí)，要優(yōu)先錄用那些擁有檔案管理資格證和財(cái)務(wù)工作相關(guān)職稱的“雙證”人員。此外，在具體的招聘細(xì)節(jié)方面，考慮到財(cái)務(wù)工作本身所具備的周密性、安全性與特殊性，要盡量選擇那些原則性、保密性強(qiáng)，嚴(yán)謹(jǐn)務(wù)實(shí)、不慕虛榮、不圖浮華，踏實(shí)肯干、不為強(qiáng)權(quán)的管理人員；在完成招聘考核、正式入崗、入職之后，還要不斷加強(qiáng)對(duì)其的培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容的設(shè)置要符合國(guó)家各方面有關(guān)稅收、財(cái)務(wù)以及市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)制度方面的政策和要求，讓管理人員自身的綜合素質(zhì)不斷迎合變化發(fā)展中的社會(huì)要求，從而能更好的為單位財(cái)務(wù)工作提供服務(wù)與支持。

4 新科技對(duì)在財(cái)務(wù)檔案管理中所能起到的作用與有效利用

隨著現(xiàn)代社會(huì)信息科技的快速發(fā)展，將能夠?qū)ω?cái)務(wù)檔案管理工作產(chǎn)生積極作用的技術(shù)、設(shè)備融入到這一進(jìn)程當(dāng)中，不僅有助于提升工作效率和管理質(zhì)量，還能使其在整體上與當(dāng)今社會(huì)的發(fā)展進(jìn)程相融合，為其快速發(fā)展帶來更多的可能性。

首先，充分借鑒和引入西方發(fā)達(dá)國(guó)家以及其它地區(qū)先進(jìn)的管理手段與技術(shù)，例如美國(guó)的文件中心管理方式，就是能夠?qū)⒇?cái)務(wù)檔案管理工作硬件設(shè)施與軟件技術(shù)相融合、更加提升其效率的一種方法與手段。數(shù)十年來，發(fā)達(dá)國(guó)家的管理政策與技術(shù)應(yīng)用對(duì)整個(gè)社會(huì)的人類信息發(fā)展進(jìn)程所能起到或者帶來的影響是巨大的，其不僅為社會(huì)機(jī)構(gòu)以及諸多企業(yè)發(fā)展帶來了更多便捷、快速的管理生成通道，同時(shí)也實(shí)現(xiàn)了讓財(cái)務(wù)管理工作與其它屬性、門類的工作內(nèi)容相統(tǒng)一、相融合的可能性與方法。

其次，充分改善現(xiàn)有的財(cái)務(wù)檔案管理所使用的軟硬件設(shè)施，致力于無紙化辦公建設(shè)，穩(wěn)步朝著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和媒體化的道路邁進(jìn)。例如將固有的財(cái)務(wù)檔案信息進(jìn)行掃描電子化錄入、生成網(wǎng)絡(luò)查詢和管理調(diào)閱系統(tǒng)，改善傳統(tǒng)的、生硬的管理使用方式，讓其公開化和透明度的程度得到進(jìn)一步提高。但在此過程中，需要充分注意的是檔案管理安全性問題，因?yàn)閿?shù)字化信息意味著更加便利的傳播，那么其就極有可能在傳輸過程中造成信息資源的流失，甚至給單位造成嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失和傷害。因此在推行新科技在財(cái)務(wù)管理中應(yīng)用之時(shí)，還必須構(gòu)筑一套嚴(yán)密的財(cái)務(wù)檔案安全使用方法，在追求便捷的同時(shí)，更要實(shí)現(xiàn)“安全”。

綜上所述，現(xiàn)代財(cái)務(wù)檔案管理要想更好的為財(cái)務(wù)、為經(jīng)濟(jì)服務(wù)，就需要相關(guān)工作人員改變傳統(tǒng)的淡泊意識(shí)，在不斷完善其人員配置和制度要求時(shí)，注重新科技對(duì)其所能產(chǎn)生的影響，并采取影響的應(yīng)用。以上內(nèi)容，是筆者多年來基于個(gè)人工作所產(chǎn)生的一些心得體會(huì)，望能給當(dāng)前從事此項(xiàng)工作的人員帶來或多或少的心得和幫助。

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