醫院會計檔案管理電算化存在的問題與對策研究

梁彥

摘 要：隨著計算機的快速發展，其在醫院會計檔案管理中的應用越來越多，醫院會計檔案無紙化、網絡化、信息化的應用對會計檔案管理提出更高的要求。尤其是遠程報銷、查賬，會計檔案的精確、快速查找等方面的管理上存在諸多問題。本文認為提升電算化會計檔案的管理有效性，可以大大改善醫院會計人員對會計檔案梳理與服務質量。

關鍵詞：醫院會計；會計檔案；電算化；計算機

1 引言

國內醫院已經實行了多年的會計電算化核算，卻一直沒有對其計算機系統的會計數據做過備份，有的會計人員甚至不知道如何正確備份電算化會計資料；很多單位的電算化檔案管理工作還處于自發狀態，流于形式，完全由會計人員自行決定如何保管和處理備份的會計數據和會計軟件，使得電算化檔案管理長期處于一種無序的、不連貫的狀態。隨著會計人員崗位的調整，以前的電算化會計資料很可能也就無檔可查了；即便對會計數據進行備份，多數也僅是對會計核算軟件里的數據做備份，很少有按《會計電算化管理辦法》的規定，及時對電算化會計數據以及會計軟件等重要電算化資料進行歸檔管理。很多會計人員對電算化會計檔案管理的重要性認識不足，認為保證會計軟件的正常運行，只要做好日常的數據備份和計算機防病毒工作就可以了，電子資料看不見、摸不著，既然已經打印出會計憑證、會計賬簿和會計報表等紙質檔案了，就沒必要將那些電子數據進行歸檔管理。

2 醫院會計工作與檔案管理存在的問題

（一）會計與檔案管理工作失衡

醫院會計檔案也是會計核算的產物，它產生于醫院會計業務工作中，是醫院會計工作的延伸，也是會計工作的終結。但在實際工作中，醫院會計委派制管理下的會計人員對會計業務非常熟練，經常參加會計業務的培訓和學習，但對檔案知識，特別是對會計檔案規范化整理標準知之甚少，也沒有參加過會計檔案管理的培訓與學習。醫院的會計檔案管理制度亟待完善，制度不健全勢必造成管理無章可循。不少會計核算中心并沒有制定較為完善的會計檔案立卷、歸檔、保管等制度，對會計檔案的歸檔范圍、歸檔時間，整理標準，移交等問題沒有作出具體的可操作性強的規定。只突出強調了會計業務工作，忽視了會計檔案管理，沒有把會計檔案規范化管理納入會計人員崗位責任制中，也沒有配備專人管理會計檔案。

（二）會計電算化效率有待提升

經濟新常態下，醫院電子計算機形式記賬，會計核算形式也發生了變化，保證電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性。然而實際工作中，會計委派制核算的地區或部門，基本都實行了電算化會計，形成大量的磁介質會計檔案都保存在會計核算中心，即便是定期向委托單位移交會計檔案的核算中心，也只移交紙質會計檔案。加強電算化會計檔案管理，是保障會計電算化工作正常開展的必要手段。會計電算化大大提高了工作效率，減輕了會計人員的負擔，但是計算機本身并沒有防腐拒變的能力，如果我們不能做好電算化資料的保管工作，僅靠紙質會計資料的管理，終將給會計電算化工作造成損失或不必要的麻煩。由于我們的會計電算化工作還不完善，在較長一段時間內，會計軟件也需要升級或更新，有必要事先對原有會計數據或會計軟件進行備份甚至歸檔管理，也屬電算化會計檔案的管理范疇。

3 提升醫院會計電算化檔案管理水平

（一）強化會計監督檢查職能

加強醫院會計電算化檔案管理工作的監督檢查。對已經實施的醫院會計電算化的單位，應要求其嚴格執行《醫院會計電算化工作規范》、《醫院會計電算化管理辦法》等文件中關于電算化檔案管理的規定，并參照相關內容制定符合本單位的電算化會計檔案管理辦法，定期組織檢查。通過有效的監督檢查工作，促使各醫療單位財務部門加強對電算化會計檔案管理的制度建設，提高會計人員對電算化檔案管理的重要性認識，自覺做好醫療電算化檔案管理工作。

（二）擴充電算化會計檔案管理范圍

醫院會計電算化工作規范規定的會計檔案，指存儲在計算機硬盤中的會計數據以其它磁性介質或光盤存儲的會計數據和計算機打印出來的書面等形式的會計數據；會計數據是指記賬憑證、會計賬簿、會計報表等數據。電算化會計檔案的管理工作應由專人負責，但是電算化會計資料的收集工作卻需要每一位會計人員的配合。因此，要做好電算化會計檔案的管理，首先需要制定一套嚴格的電算化會計資料歸檔的操作流程，確保電算化會計檔案的完整性、實用性，要做到原始會計電子文檔與保存在財務系統中的會計數據，以及打印出的紙質會計檔案的對應關系。比如，可以要求每年存檔的會計賬簿必須同時附帶保存一張本年度的電子賬簿數據光盤，兩賬相符，以滿足不同需要。

（三）提升會計電算化檔案管理方法

對于醫院電算化會計檔案的保管，應緊跟計算機技術的進步而發展。本文認為隨著計算機科學技術的進步，計算機電子文檔的保存方式方法都在不斷創新、進步。原有的會計電算化檔案管理的基本要求，如“對會計電算化檔案管理要做到防磁、防火、防潮和防塵工作，重要會計檔案應準備雙份，存放在兩個不同的地點”；“對采用存儲介質保存的會計檔案，要定期進行檢查，定期進行復制，防止由于存儲介質損壞而使會計檔案丟失”等條文，可以而且應該作一些適當的修改。現在的很多存儲方式已經被證明是可以信賴的。對于一個基層單位的電算化檔案管理需求來說，使用這些先進的存儲介質備份會計檔案，即安全、又節約，方便實用，并且可以與紙質會計檔案同時同地保管，便于查找、核對。在利用外存儲器備份電算化會計檔案的同時，還可以將相同備份在檔案管理部門、財務部門的計算機（或服務器）的硬盤中同時保存，這樣即無需多次復制，又可達到異地、專人負責管理，也提高了電算化會計檔案的利用率和安全性。

（四）提高會計與檔案管理人員素質

醫院會計與檔案管理人才是醫療事業成功的決定因素。實現醫院會計電算化，必須增加具有綜合能力的電腦專業人才，對系統安全和電算化軟件進行維修養護，加強對電子檔案管理；對現有的會計、檔案管理人員進行業務培訓，提高業務綜合素質；引進適當的既掌握各種現代技術知識和技能、了解檔案管理知識，又精通會計工作業務、專門從事會計檔案管理的工作人員。只有這樣，才能適應新時期會計檔案管理的要求。當然，要真正做好會計電算化檔案的管理工作，按照目前會計電算化工作的發展狀況，還有很多基礎工作需要落實、完善。電算化內控制度的建立健全等都會影響到電算化會計檔案管理工作的質量。

參考文獻

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