信息技術在事業單位檔案管理中的運用

摘 要：現代社會中信息技術的發展越來越迅速，而信息技術也在很多行業都得到了應用，對于事業單位的檔案管理工作來說，檔案管理工作方式的創新以及信息化管理的發展使其新時期的發展目標，信息技術在事業單位檔案管理中的應用能夠使其更好的適應現代社會的需求，改善原有的檔案管理方式的缺陷，在具體的改革中應根據自身事業單位的需求去進行信息技術的運用。

關鍵詞：信息技術；事業單位；檔案管理

信息技術已經成為了現代人們生活、工作都離不開的技術類型，為人們帶來了很大的便利，在事業單位的檔案管理工作中，通過信息技術的運用能夠實現對檔案進行更加完善的管理，也能夠提升檔案管理工作的質量水平，從而推動事業單位整體管理工作的進步，所以，在今后的事業單位工作開展中應該積極的推動信息化建設，實現事業單位與時俱進的發展。

1 信息技術在事業單位檔案管理中應用的優勢

1、檔案存儲環境以及使用查詢方面的優勢

以紙質為媒介、以人工錄入為工作方式的傳統的檔案管理，紙張極易變薄變脆，給信息資源采集、存儲、管理等諸多工作帶來很大的困難[1]。信息技術在其中的應用能夠實現電子、網絡平臺以及電子錄入的管理方式，能夠實現檔案資料的更好的管理，是對原有的檔案管理方式的一種改革。在信息技術的支持下，檔案資料可以通過電子磁盤進行保存，縮小了檔案占據的空間，使得檔案信息的管理更加方便。同時，信息化檔案管理對存儲環境的要求也不再那么嚴格，消除了以往紙質檔案管理中的很多的缺陷，使得存儲工作能夠更加順利的開展。另外，在檔案的使用與查詢過程中，傳統的管理方式在使用過程中會存在紙張老化、手續復雜等問題，但是信息技術得到應用之后，檔案的使用與查詢就變得非常的簡單了，存儲的信息不再會因為紙張老化而出現缺失的問題，在存儲頁面直接輸入想要尋找的資料關鍵詞就可以進行直接的查詢，簡化了查詢步驟，提高了事業單位的工作效率。

2、檔案的數據融合以及更新的優勢

事業單位的檔案管理工作中要對一些比較復雜的數據進行分析與整理，需要實現不同的數據融合，這樣才能開展下一步的分析工作，在實際的工作中檔案文獻輸入電腦之后，可以通過信息技術將其中保留的信息進程提取，然后完成進一步的信息推理工作，將原有的存檔信息與新出現的檔案信息進行對比，特別是兩者之間存在的相似的內容進行重點對比，將那些被淘汰的檔案信息進行清除，對正在進行中的相關項目進行內容的補充，形成一種信息適用的規律，可以為事業單位以后的決策工作提供必要的參考。在事業單位的發展中其檔案都是不斷的在進行更新的，那么信息數據庫中存儲的檔案資料也是需要及時的進行更新的，這樣才能滿足事業單位工作開展的需要，利用信息技術進行檔案信息的更新能夠更加的具有時效性。

2 信息技術在事業單位檔案管理中的運用策略

1、提升管理人員素質，促進相關軟件的開發

事業單位檔案管理人員素質的提升對于檔案管理工作各個環節的發展都有著很大的積極作用，實現管理人員的自身素質的提升需要增強其信息技術的使用能力，加強工作人員在工作技能與綜合素質方面的培訓，使其不僅能夠熟練的掌握檔案管理專業知識，還能夠靈活的運用計算機等技術開展檔案管理工作，實現管理人員的不斷進步。另外，還應不斷的增強管理人員對自身工作的重視，明確具體的工作職責與相關的注意事項。還應該注重對管理人員工作能力進行考查，形成系統的考核機制，很據考核結果有針對性的開展業務培訓，更加有效的提升檔案管理人員的綜合素質，培養出更多的符合檔案信息化管理工作需求的人才。此外，要想實現事業單位檔案信息化管理水平與工作效率的提升，還需要更加的重視檔案信息化建設工作，不斷的研發檔案管理工作發展所需要的硬件設備以及相關的應用軟件，實現軟件更新與檔案管理創新的相互配合的發展。

2、加快檔案管理的硬件建設，制定信息化發展規劃

為了有效的保存檔案信息，性能穩定、不易受外界破壞的硬件設施是事業單位檔案管理工作所必備的，完善硬件建設，增加資金投入，有利于檔案管理工作的不斷完善[2]。在檔案管理硬件設施的完善中，應該不斷的加入先進的技術內容，比如數據庫自動更新技術等，可以減少工作量，實現檔案與數據庫信息同時更新。發揮電子存儲檔案的優勢，這樣對整體的事業單位的檔案資料的管理也是非常有利的，存儲硬件設施容量的增加有利于檔案的錄入以及存儲工作更加順利的展開。為了促進檔案管理信息化的健康發展，事業單位還應注重信息技術系統的可擴展性及靈活性發展，建立檔案管理信息化發展的總體規劃。對事業單位內實際的人才信息需要進行考慮，構造一個符合單位發展需求的網絡管理模式，保持其靈活性與可擴展性，這也是事業單位發展的具體要求。

3、成立一個實用的事業單位檔案信息網站

檔案信息網站是事業單位的檔案部門在網上建立的信息站點，一般是建立一個實用的檔案信息網站，是整個事業單位檔案信息化管理的實現的重要手段[3]。這一網站主要是通過網頁的方式為工作人員提供檔案信息方面的服務，實現檔案信息的網上咨詢、查找、電子文化的歸檔、下載及瀏覽使用等服務模式。在實際的網站建設中應選擇具有升級能力、有開發價值的管理操作系統，滿足檔案網絡管理的更新方面的需求，應選用市場主流的標準設備。也可以根據自己的需要量身定做相關的檔案管理信息系統，做到網站信息的及時更新換代。

3 結束語

通過運用技術進行事業單位的檔案管理工作，能夠更加及時的發現檔案管理中存在的不足，對原有的實體管理中的一些缺陷也可以避免，能實現檔案資料的動態以及規范化管理，減輕了管理工作的負擔，提高了檔案管理工作的信息化發展水平，能夠有效的提升事業單位檔案管理的效率，為不同部門的工作開展能夠提供更加便捷與科學的信息資料的借鑒。

參考文獻

[1]陳國柱. 信息技術在事業單位檔案管理中的應用[J]. 信息與電腦（理論版），2013，02：124-125.

[2]王珂. 信息技術在事業單位檔案管理中的應用研究[J]. 云南檔案，2010，11：29-30.

[3]周祥路. 淺談計算機技術在事業單位檔案管理中的應用[J]. 辦公室業務，2012，23：183.

作者簡介

張月輝，女，唐山市陡河水庫管理處；研究方向：檔案管理。