人事流動(dòng)對人事檔案管理的影響分析

趙巧霞

摘 要：人事流動(dòng)是市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境下的一種人力資源優(yōu)化整合的過程，適當(dāng)規(guī)范的流動(dòng)可以人事檔案管理帶來益處，反之增加困難。加之重建檔案的日益增多促使檔案的可靠性直線下降，帶來不良影響。此外，由于不規(guī)范的人事流動(dòng)，常易出現(xiàn)較多棄檔的情況，造成人檔分離的現(xiàn)象。本文針對人事流動(dòng)對人事檔案管理的影響予以分析探討，針對性的制定了一些有效的對策，對人事檔案工作的優(yōu)化具一定重要意義。

關(guān)鍵詞：人事流動(dòng)；人事檔案；管理；影響

現(xiàn)今，我國市場經(jīng)濟(jì)正處于快速發(fā)展時(shí)期，倡導(dǎo)科學(xué)化的資源配置管理，人事的流動(dòng)為現(xiàn)背景下的人力資源進(jìn)行不斷優(yōu)化，對推進(jìn)社會(huì)的飛速發(fā)展具積極意義，更加凸顯人才的價(jià)值[1]。但是頻繁的人事流動(dòng)也給人事檔案管理帶來一定問題，對事業(yè)及行政等單位人員造成一定影響。下文將對帶來的具體影響予以分析。

1 人事檔案管理現(xiàn)狀

（一）人事檔案信息量少，無法反應(yīng)個(gè)人有效信息

常由于歷史上的原因，人事檔案較為注重個(gè)人的政治方面，對其政治歷史、社會(huì)關(guān)系等政治化內(nèi)容記錄的較為詳細(xì)，而對于其實(shí)際的相關(guān)情況、工作業(yè)績材料缺乏，對誠信、個(gè)人業(yè)績等方面資料不夠完整，使人事檔案不能良好的反應(yīng)人員的全貌，促使使用者無法獲取有效信息，無法滿足市場經(jīng)濟(jì)制度下對人才的需求，從而導(dǎo)致人事檔案的利用率低下。

（二）制度不健全，相關(guān)法律沖突

人事檔案相關(guān)制度規(guī)定，任何人不得查閱、借閱本人或直系親屬的人事檔案，但此項(xiàng)規(guī)定本身就侵犯了法律中所提到的知情權(quán)[2]。然而現(xiàn)行法律，沒有對于人事檔案管理的相關(guān)明確處理辦法，需進(jìn)一步予以健全。

2 人事流動(dòng)對人事檔案管理影響

人事流動(dòng)過程中，如不規(guī)范現(xiàn)象出現(xiàn)，則需進(jìn)行重新建檔，對人事檔案管理工作帶來負(fù)擔(dān)。人才是國家企業(yè)、事業(yè)、行政單位建設(shè)發(fā)展的重要資源，亦是實(shí)現(xiàn)長遠(yuǎn)發(fā)展的關(guān)鍵要求。各行政單位、區(qū)域政府需不斷吸引稀缺人才，改善一些地方單位不愿放人等現(xiàn)象，為此類人員建立綠色通道，并對其進(jìn)行重新建檔工作。

在全球化經(jīng)濟(jì)一體化的今天，各類企業(yè)正迅速發(fā)展，用人機(jī)制變得更加靈活多樣化，人們的擇業(yè)觀也正在逐年發(fā)生變化，，為廣大人才提供較多就業(yè)機(jī)會(huì)[3]。但由于企事業(yè)招聘人才時(shí)，多重視其的實(shí)際能力與未來發(fā)展?jié)摿?，從而忽視了相關(guān)的靜態(tài)指標(biāo)。來應(yīng)聘的人員僅需提供相關(guān)簡歷、證件材料，根據(jù)企業(yè)規(guī)定各異，予以潛能測評，便開始考慮是否聘用此人員，但卻不要求人員和檔案同步化。甚至一些企事業(yè)單位，對特別看重的人才不要求攜帶其檔案材料，進(jìn)一步導(dǎo)致人員跳槽后的棄檔發(fā)生，形成大量的人檔分離、棄檔、死檔問題。

此外，人事代理檔案也常存在管理混亂的現(xiàn)象，經(jīng)常造成檔案的無故缺失。多數(shù)用人機(jī)構(gòu)都是委托代理人員對公司內(nèi)重要的人事信息、材料予以保管。然而由于此類用人機(jī)構(gòu)沒有形成相關(guān)檔案管理的意識(shí)，且與代理管理單位缺乏良好的協(xié)調(diào)，無法做到優(yōu)化檔案資料移交的工作，促使大量重要資料無法收集匯總、歸檔。人事檔案資料最應(yīng)注重的是原始性，如內(nèi)容不完整，重要資料空白，將導(dǎo)致嚴(yán)重的后果。

3 積極應(yīng)對人事流動(dòng)，優(yōu)化檔案管理

（一）規(guī)范有序，合理建檔

根據(jù)檔案管理相關(guān)規(guī)定，實(shí)際工作中應(yīng)達(dá)到人檔對應(yīng)這一要求，進(jìn)行檔案重建的前提要求是檔案資料的遺失或毀損。如單獨(dú)為一些高知識(shí)人才開創(chuàng)綠色通道，予以檔案的重建，則無法與我國檔案管理工作的要求予以符合，將會(huì)引發(fā)大范圍的學(xué)術(shù)、文憑、檔案信息造假問題。為此，企業(yè)、事業(yè)、行政單位應(yīng)做到依法管理人事檔案，將其規(guī)范化。一旦出現(xiàn)檔案材料造假等問題，應(yīng)對相關(guān)檔案管理人員處以相應(yīng)的法律責(zé)任；對為了斂財(cái)而不斷跳槽的員工，國家應(yīng)出臺(tái)相關(guān)規(guī)定，使其行為規(guī)范、合理化。

管理檔案的工作人員應(yīng)進(jìn)一步提升其政治素質(zhì)，做到盡忠職守，優(yōu)化業(yè)務(wù)技能的水平，以檔案工作的相關(guān)細(xì)則為依據(jù)，切實(shí)做好檔案材料的匯總、鑒別、歸檔管理。做到嚴(yán)把入口，用人單位應(yīng)給予檔案管理人員持續(xù)的支持，以促進(jìn)其工作成效，規(guī)范建檔，保證檔案的可靠與真實(shí)。

（二）科學(xué)應(yīng)對，合理處理

隨著市場經(jīng)濟(jì)一體化的進(jìn)程不斷深入，加之人才水平的持續(xù)市場化發(fā)展，高素質(zhì)人才逐漸成為市場中較自由的個(gè)體，和用人單位形成一種新型的平等關(guān)系，具一定自主選擇和流動(dòng)權(quán)利[4]。因此，多數(shù)會(huì)跳槽至待遇福利更佳、有利于發(fā)揮其個(gè)人價(jià)值的單位，進(jìn)而導(dǎo)致人事的惡性流動(dòng)現(xiàn)象產(chǎn)生。針對此類問題，用人單位應(yīng)科學(xué)的予以應(yīng)對，除去合約期、賬款不清等情況，如無法對人員予以挽留，則不應(yīng)對其進(jìn)行扣檔等行為，以阻止其辭職。反之，用人單位應(yīng)尊重人員的自主意愿，對其辭職的結(jié)果做到人性化處理，對提升用人單位的整體形象具積極意義。

（三）代理工作，動(dòng)態(tài)化管理

人事檔案代理工作相關(guān)事宜，需要進(jìn)一步加強(qiáng)與用人單位的溝通、聯(lián)系，注重雙方的積極協(xié)作。同時(shí)，用人單位需要全面將檔案管理相關(guān)意識(shí)予以提升，對內(nèi)部員工做到認(rèn)真、負(fù)責(zé)，有效的整理、收集代理檔案的相關(guān)材料，完好的移交給用人單位。進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理信息的動(dòng)態(tài)性維護(hù)，保證實(shí)際工作的持續(xù)性。

（四）應(yīng)用信息技術(shù)，優(yōu)化檔案管理

一般而言，人事檔案的信息均較為簡易，用人單位無法因?yàn)槠渲腥我徊牧隙鴮ζ溥M(jìn)行分析評估，其使用價(jià)值較為有限。隨著現(xiàn)今信息時(shí)代的不斷發(fā)展，檔案管理人員應(yīng)樹立新型的信息化意識(shí)，使用聲像處理、自動(dòng)化技術(shù)等新型手段，對人事檔案材料中所包含的整體信息量予以概括，全面分析其價(jià)值。同時(shí)，一些不涉及個(gè)人隱私的重要檔案，應(yīng)及時(shí)做好數(shù)字化上傳，創(chuàng)建單一人事檔案數(shù)據(jù)庫。

4 結(jié)束語

為提升人事檔案的管理水平，針對相關(guān)人事流動(dòng)所產(chǎn)生的不良影響，各用人單位應(yīng)采取科學(xué)化的應(yīng)對方式，實(shí)行動(dòng)態(tài)式管理，做到規(guī)范有序，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的要求，從而有效提升企業(yè)人事檔案管理質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)

[1]陳柏茹.分析人事制度改革對人事檔案管理的影響[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015，（8）：81-82.

[2]萬瓊.企業(yè)人事檔案管理分析[J].合作經(jīng)濟(jì)與科技，2015，9：115-117.

[3]劉萌萌.人事制度改革對人事檔案管理的影響[J].辦公室業(yè)務(wù)·管理與實(shí)踐經(jīng)緯，2013，11：99-100.

[4]胡明霞.人事流動(dòng)對人事檔案管理的影響研究[J].東方企業(yè)文化，2014，9：159.