醫院合同檔案標準化管理應用淺析

摘 要：合同檔案管理是醫院日常管理中的重要內容之一，是保障醫院權益的依據。應用科學編號，形成標準化的合同管理流程，不僅可以規范醫院合同管理，有助于醫院隨時調閱、提取相應的合同，為醫院的診療、發展、建設提供必要的法律依據，還可減少或避免合同糾紛引起的經濟損失。

關鍵詞：合同檔案；標準化；管理

隨著法制社會的進一步規范、完善，有法可依，有法必依，違法必究成為現今社會生產、生活的主旋律，而合同在人們的工作生活中也隨處可見。無論是人們的衣食住行，還是企業的經營、產品的銷售，抑或建筑工程的設計、施工等等，都離不開合同。大量合同的簽訂，就產生了合同檔案。《中華人民共和國合同法》于1999年10月1日開始實施，該法對合同做了明確的闡述：“合同是平等主體的自然人、法人、其他組織之間設立、變更、終止民事權利義務關系的協議”[1]。

醫院作為社會的民生工程之一，它的生存和發展離不開與外界的經濟交往、技術交流和科研協作。醫院合同檔案，即指醫院在從事經濟活動過程中產生的履行合同，一旦執行過程中發生變更、轉讓或一方不能履行責任，就容易產生糾紛，這時就要依據各類合同及其附屬文件為當事人保障權益，減輕損失。合同檔案真實地記錄了醫院各項經濟活動。但是，醫院在對外交往的過程中，往往忽視合同檔案的管理，合同簽訂的不規范，散落在各個科室，忽視其法律效用，造成不必要的經濟損失。因此，加強合同檔案管理，對于維護醫院的合法權益，從制度上預防商業賄賂和各種腐敗現象的發生具有重要的意義。

1 醫院合同檔案管理現狀

多數醫院沒有制定規范的合同檔案管理制度，各部門對合同檔案的認識不足，合同簽訂完，只把合同書當成合同檔案歸檔。由于合同管理的部門多、環節多，每份合同從起草、審核、審批簽署甚至履行完畢都要經歷很多流轉環節，例如經濟類合同涉及大額資金使用的還需審計部門和法務部門審核把關，合同流轉周期長，容易在某些部門滯留，而簽署完畢后經常出現部門保管未統一歸檔的現象，這些都給醫院綜合檔案的收集和管理工作帶來了困難，影響檔案管理的之類。而在歸檔時，由于綜合檔案管理人員對各部門不同類別的合同文件熟悉程度不同，也會影響材料收集的完整性。同時，在編制合同檔案保管期限時也遇到問題，例如合同文件根據內容不同，簽訂時限不同，而醫院合同管理辦法所提出的重要的永久、一般的短期，僅是定性的標準，沒有定量的尺度，給劃定保管期限造成不確定性。另外，沒有明確規定劃定保管期限的起始年度，到底是按哪個標準？是以訂立開始年度算起還是以履行終結年度算起，都沒有準確的參考依據，各家醫院只能根據自己的歸檔習慣自行定制，這也給合同檔案管理的實際操作帶來了很大的難度。

2 標準化醫院合同檔案管理的應用

（一）制定規范的合同管理制度

合同管理是醫院日常管理的一項重要內容，做好合同管理，對于醫院各類科研、技術交流活動的開展和經濟利益的取得，都有積極的意義。為強化對醫院合同管理的內部控制，明確相關管理部門職責與權限，規范合同簽訂流程，維護醫院合法權益，確保對外簽訂的合同真實、規范、合法，根據《中華人民共和國合同法》及其他有關法規的規定，我院制定了合同管理制度。

（二）標準化合同用印管理流程

見圖1。

（三）統一編號原則

合同管理關鍵在于抓住合同流轉的中心環節，蓋章環節是合同檔案收集的關鍵。如果在合同用印環節對合同進行編號登記，實行醫院OA辦公自動化的合同管理，由合同經辦部門傳遞員填寫合同審批單，遞交部門領導審批后交分管院領導批準。醫院章印管理人員根據審批單的辦結情況，在用印時進行統一編碼。編碼可依據單位的習慣分類來編，我院設置的編號原則為“各處室（部門）名稱代碼一保管期限一簽訂日期—主題詞—合同序號”。

1.各處室（部門）名稱代碼用前二字的拼音首字母，如遇相同則取前三位，如基建處——JJ，后勤管理處——HQ。

2.保管期限按國家規定，分為長期、定期，分別以CQ、DQ表示。

3.簽訂日期用“年-月-日”表示，如2016年1月10日，記為“20160110”。

4.主題詞用兩字或三字表示既可。

5.合同序號用三位阿拉伯數字編號，如001，002。

（四）合同移交管理

合同管理員將審批蓋章后的合同原件移交檔案部門。檔案管理人員根據合同編號進行登記，同時記錄合同總金額、合同份數、合同有效期、合同附件等相關信息。使用OA合同管理直接反映出每一份合同形成的全過程信息，從移交清單登記、審核、簽字交接均有明確的流程，可通過信息系統隨時調取記錄，使合同管理流程規范化，也可使合同檔案的歸檔率得到有效保證，避免檔案流失。歸檔的合同檔案資料不單純只有合同書，還包括合同訂立及執行產生的大量的文件材料，這些文件材料是合同檔案的重要組成部分。例如如醫院的設備采購合同，不僅要歸檔合同書，而且從訂立到執行，期間經過采購申請、詢價、招標、審核、安裝、維護等過程，每一個環節所產生的相關文件如招標文件、委托招標協議、中標通知書、合同書、驗收報告、安裝維護手冊、維修記錄等文件均要如數歸檔[2]。但因此類合同執行過程中產生的材料較多，持續時間長，可實行分階段歸檔，以保證合同資料的完整性。

3 設置專員，規范管理

為規范合同檔案管理，設專人專柜管理合同檔案。按期催收各部門歸檔合同，并根據標準化編號進行入檔登記，經過審核后與部門辦理歸檔移交手續，一般我院每年3月31日前完成歸檔審核、移交手續。日常管理過程應定期檢查，不僅是紙質文檔，還包括電子檔案資料。每周固定時間開放綜合檔案室，可供部門查閱；原則上歸檔合同不外借，如需借閱應認真履行借閱手續，并按期歸還，歸還時應認真查驗，完成接收手續；然而如涉密合同須經分管院領導批準方可借閱，且不允許帶出室外。

4 合同鑒定銷毀

合同檔案保管期已滿需銷毀時，需編制《合同檔案銷毀清冊》，經醫院檔案管理小組鑒定后報院長辦公會審批方可銷毀；合同銷毀時必須有兩個以上人進行監銷；合同銷毀后，應在相應的電子條目上標注“已銷毀”[3]。

規范、標準的合同檔案管理是維護法人單位合法權益的保障，而在管理系統中建立合同數據庫，將合同的基本信息，如合同編號，合同名稱，合同對方，合同屬性，合同金額，合同履行情況等進行詳細登記。這樣既保證了原有檔案之間的聯系，保持其完整性和系統性，又實現了檢索和利用的便捷性。檔案工作人員要改變以往的“等待”歸檔意識，變被動為主動，并逐步實現合同檔案管理信息化，進一步加強合同檔案歸檔管理。

檔案管理工作任重而道遠，對醫院合同檔案進行標準化管理，建章立制，流程明晰，才可使合同檔案管理有法可依、有章可循，保證某一項工作資料的完整性，也便于在利用合同檔案時根據關鍵詞進行有效檢索。

參考文獻

[1].吳鵬舉.醫院合同檔案的建立與管理探析[J].管理觀察，2014（31）.

[2].沈巧玲.合同檔案管理工作中的問題與改進建議[J].辦公室業務，2013（22）.

[3].劉曉明.合同檔案的特點及其管理[J].科技情報開發與經濟，2006，16（4）.

作者簡介

林樺（1981-），女，管理學碩士。