談收集工作是檔案管理的實(shí)際起點(diǎn)

韓美鳳

摘 要：收集，即把應(yīng)集中保存的檔案收進(jìn)到檔案室或檔案館中的工作活動。它是檔案管理工作的實(shí)際起點(diǎn)，對整個檔案管理工作具有重要的基礎(chǔ)意義。

關(guān)鍵詞：檔案工作；收集；管理

1 接收與征集、搜集——收集方式的“正規(guī)軍”與“游擊隊(duì)”

收集，是一個極普通的社會生活用語，即收攏、集中的意思。但在檔案工作中它有其特定專業(yè)性含義。它實(shí)際上是指檔案收集工作的兩大方式——接收與征集、搜集。接收可理解

為收集一詞中的“收”，征集、搜集可理解為收集一詞中的“集”，合稱“收集”。接收作為一種收集方式，顯然具有強(qiáng)制性，其中又由移交和接收兩個對應(yīng)的方面構(gòu)成。檔案的接收就是指社會中的各有關(guān)組織必須按國家的法令和規(guī)章制度，將其所形成的檔案移交給檔案室和檔案館。檔案室和檔案館接收后進(jìn)行集中管理，這是檔案工作區(qū)別于圖書、資料等工作的一個重要標(biāo)志。因此有人從理論上認(rèn)為“檔案不是招集物”，應(yīng)將“搜集”甚至“收集”之類的字眼從檔案工作的術(shù)語中去掉，其深意就在于此。但是，檔案工作的現(xiàn)實(shí)又表明，檔案雖然主要是通過強(qiáng)制性的接收方式進(jìn)入檔案室和檔案館的，但接收卻并不是唯一的方式。在這種強(qiáng)制性的接收方式之外，還必須采用一種補(bǔ)充性的、拾遺補(bǔ)缺性的非強(qiáng)制性方式，那就是征集和搜集。因此可用一個形象而貼切的比喻來說明二者各自的作用及相互關(guān)系；接收是檔案收集方式中的“正規(guī)軍”，而征集和搜集是“游擊隊(duì)”。

征集和搜集作為一種“游擊隊(duì)”性質(zhì)的收集方式，其基本特征和作用并無本質(zhì)區(qū)別。靈活性、商討性、非強(qiáng)制性是其基本特征，而為“正規(guī)軍”顧及不到或遺漏之處拾遺補(bǔ)缺則是其基本作用。二者之間的區(qū)別主要表現(xiàn)在工作規(guī)模和具體的組織形式等技術(shù)性、外觀性方面。一般而言，征集是一種規(guī)模較大、工作對象及重點(diǎn)較明確具體、組織較正規(guī)、嚴(yán)密的搜集活動，其外觀表現(xiàn)一般有專門的組織、工作人員并往往有明確的題目、工作目標(biāo)與方向，且常常形成正式的文件對其工作內(nèi)容及組織形式等予以明確規(guī)定；而搜集則完全是根據(jù)工作需要隨時起動、靈活安排的，具有極強(qiáng)的機(jī)動性和靈活性。

接收與征集、搜集在檔案收集工作中的地位、作用及其相互關(guān)系，也頗具“正規(guī)軍”與“游擊隊(duì)”色彩。檔案收集工作中接收和征集、搜集之間也有這種關(guān)系特點(diǎn)。接收起主導(dǎo)性、決定性作用，征集與搜集起輔助性作用。但如果接收因種種原因難以施展或效果很差，征集和搜集往往又會臨時充當(dāng)“主要角色”，起某種決定性作用。另外，在接收工作比較規(guī)范，各檔案機(jī)構(gòu)在接收上水平差不多的情況下，征集與搜集往往又顯示出其獨(dú)特價值。也就是說，在這種接收分不出高下的情況下，誰的征集、搜集工作開展得好，誰的收集工作總體就會明顯地相對好—些。而不注意開展征集、搜集工作的檔案機(jī)構(gòu)就會被甩在后面。從這一相對性角度看，征集與搜集實(shí)際上是可以決定收集工作總體狀態(tài)水平的重要方面。在接收較規(guī)范且無明顯差距的情況下，征集與搜集反而應(yīng)成為各檔案機(jī)構(gòu)收集工作的重點(diǎn)。

2 收整工作的重要意義一——決定館（室）藏水平；決定檔案機(jī)構(gòu)“身價”

收集工作的業(yè)務(wù)內(nèi)容并不復(fù)雜，專業(yè)性也不很強(qiáng)。但它卻有著決定館（室）藏水平，決定檔案機(jī)構(gòu)身價舶重要意義。“館（室）藏”是對檔案機(jī)構(gòu)所保存全部檔案、資料的總稱，是一個綜合性的總體概念。它隱含著所藏檔案、資料、是否齊全完整，數(shù)量如何，質(zhì)量、價值如何，各類及結(jié)構(gòu)如何等深層含義。館（室）藏建設(shè)”則是指對上述深層問題的謀劃、建設(shè)行為。館（室）藏建設(shè)決不是指將應(yīng)收集保存的檔案資料等都收集進(jìn)來就算完事，而主要是指對上述問題要進(jìn)行總體的規(guī)劃、考慮，要在收集中實(shí)現(xiàn)這種規(guī)劃和考慮。很顯然，館（室）藏建設(shè)主要是通過收集這一具體工作活動來實(shí)現(xiàn)的。所以收集工作就應(yīng)該從館（室）藏建設(shè)的高度去進(jìn)行。是否從這—高度去進(jìn)行收集以及收集工作究竟怎樣，也就從根本上決定著館（室）藏的狀況與水平。而館（室）藏如何，或者說所藏檔案、資料的數(shù)量、質(zhì)量、價值如何，是否齊全完整，門類是否齊全，結(jié)構(gòu)是否合理等等，又從根本上決定著檔案機(jī)構(gòu)的“身價”，決定著其在社會中的地位、聲望與價值。說得直接了當(dāng)些，人們怎樣看待、評價一個檔案室或檔案館，雖然要看其管理水平、服務(wù)態(tài)度、規(guī)模大小、級別高低、庫房設(shè)備條件等種種因素，但歸根結(jié)底是否其保存了些什么東西；二看這些東西的數(shù)量、質(zhì)量、價值究竟怎樣，檔案機(jī)構(gòu)要想使自己的工作有成效，想使自己在單位中或社會上有名望、有地位、有較高的“身價”，就必須首先從館（室）藏建設(shè)抓起，就必須先做好收集工作。

3 收集工作的基本要求

收集工作的基本要求，實(shí)質(zhì)上也就是館（室）藏建設(shè)的基本要求，豐富、優(yōu)化、突出自我。

豐富是數(shù)量方面的總體要求。這一要求有兩層含義：一是檔案的絕對數(shù)量要盡可能地多；二是各方面、各種類、各門類的檔案及其輔助性材料（主要為資料）應(yīng)盡可能地齊全完整，盡量沒有或少有疏漏殘缺之處。優(yōu)化是質(zhì)量方面的總體要求。它也有兩層含義：一是檔案內(nèi)容方面的價值要優(yōu)化、優(yōu)選.盡量多收集有價值和價值較高、較重要的檔案及其船助材科，少收集價值小的并盡量不收集無價值的檔案材料；三是各方面、各門類、各種各祥的檔案材料在結(jié)構(gòu)比例上要優(yōu)化、要合理，要互相補(bǔ)充，互相呼應(yīng)，形成總體上的質(zhì)量優(yōu)勢。

突出自我是對收集工作的綜合性或說總體性需。它所強(qiáng)調(diào)的是收集工作的立足點(diǎn)問題，對收集工作乃至整個國家的檔案保存狀況具有深刻的理論與實(shí)踐意義，可使整個國家的檔案收藏狀況達(dá)到總體優(yōu)化。因?yàn)樵诂F(xiàn)實(shí)中，各檔案機(jī)構(gòu)，尤其是規(guī)模不大、社會地位不高的檔案室，往往容易產(chǎn)生自己本單位的檔案不重要，只有上級機(jī)關(guān)的檔案才重要，而且級別越高、權(quán)力與名氣越大的機(jī)關(guān)的檔案越重要的習(xí)慣性認(rèn)識，出現(xiàn)收集工作重上級輕自己的現(xiàn)象。這種現(xiàn)象無論對于各社會單位，還是對于整個國家都是有害而無益的。對自己來說，自己的歷史記錄沒有完整地保存下來；對于國家來說，則造成了館（室）藏上大量不必要的重復(fù)。實(shí)際上國家歷史的完整記錄也沒有保存下來。因?yàn)閲沂怯善渌谐蓡T（組織與個人）構(gòu)成的。任何一個社會成員檔案的短缺，都對國家歷史總面貌的完整性造成了一種傷害。因此，突出自我是各檔案機(jī)構(gòu)收集工作必須堅(jiān)持的一項(xiàng)根本要求。只有各檔案機(jī)構(gòu)都堅(jiān)持收集上的突出

自我、以我為主，國家檔案的總體才能充實(shí)、真實(shí)、完整，國家歷史的真實(shí)記錄才能豐富、全面、系統(tǒng)，國家的歷史面貌才能從根本上保持并顯現(xiàn)出來。當(dāng)然這一要求在不同檔案機(jī)構(gòu)的具體體現(xiàn)又有所不同。對于檔案室來說，就是要把收集的重點(diǎn)和立足點(diǎn)放在本單位形成的檔案上，放在能真實(shí)記錄和反映其職能活動的檔案材料上，尤其是本單位制發(fā)和具體辦理、處理的文件；對于檔案館來說，則要注意收集能全面真實(shí)地記錄、反映其所管范圍內(nèi)社會活動的檔案材料，并突出其所在地城和所在社會領(lǐng)域（如專業(yè)）的特點(diǎn)。因此也有人將此要求從理論上歸結(jié)為突出特色。其理論含義與突出自我是一致的。因?yàn)椴煌摹白晕摇弊匀挥胁煌摹疤厣薄?/p>

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