論傳統檔案信息資源開發手段的限制

摘 要：傳統的檔案信息資源開發手段主要體現在編纂研究及提供利用兩方面，但在電子時代，它們都不同程度上的影響了檔案信息資源開發的進程。原有的編研及提供利用的理念及手段都有待提升改進，只有認識到了原有的不足，才能吸取其中精華，更好地做好檔案信息資源開發工作。

關鍵詞：檔案；信息資源開發；限制

隨著電子文件的廣泛使用和信息公開思想為社會所認可接受，檔案館作為一個貯藏有大量信息的科學文化機構，就面臨著如何使所藏檔案轉化為可提供給人們利用的檔案信息，更好地服務群眾。筆者認為做好傳統檔案信息資源的開發，不僅僅是采用新的技術輔助實現的問題，更多的應該是從原有的傳統的檔案信息資源開發的諸多手段中吸收有益精華，在充分利用原有手段的同時做好檔案信息資源開發。

在我國，紙質檔案仍是目前檔案館藏的主體，同時也形成了以紙質檔案為主的信息資源開發手段體系，主要包括檢索編目、編纂研究及提供利用等，毋庸置疑，在這種體系下，我國傳統的信息資源開發取得了諸多成就。但隨著電子技術的廣泛應用和普及，電子文件在檔案大家族中的地位越來越重要，傳統的信息資源開發手段的諸多弊端也開始暴露出來，開始影響檔案信息資源開發的進程和質量。但這些問題并沒有完全引起相關部門的重視，甚至仍有人認為“開發檔案資源不過是檔案部門應付形勢的權宜之計，是檔案工作之外的附加物[1]”。鑒于這種消極錯誤的認識，我們更應該明確傳統信息資源開發手段的不足，以為今后檔案信息資源建設提供幫助。筆者擬從以下兩方面予以論述：

1 在檔案編纂研究方面

檔案編研成果是傳統檔案機構向社會提供服務、擴大檔案的社會影響的重要依據，因而檔案編研也是檔案信息資源開發的重要一環。而傳統檔案編研因為各檔案部門相對封閉，各自在一個相對狹隘的空間，以自己部門的人馬為主力，對本館所收藏的檔案進行編纂研究，加之我國檔案部門的編研隊伍建設參差不齊，文化素質比較低，編研成果一般以匯編檔案材料為主，研究不能深入，且視角比較單一，影響比較大的成果少之又少。在今天社會呼吁信息資源開放，及民生檔案建設的大背景下，很顯然，傳統的檔案信息資源編研就很難滿足人們的需求。

（1）傳統的檔案編研理論有待提升

檔案編研作為檔案館等檔案保藏機構對外提供利用的一個重要視窗，不能僅僅將其視為衡量機構業務水平的一個指標，或有利保管檔案原件的一個途徑，而應該把提供利用放在第一位。如何編纂出能為社會認可、為社會所需的檔案編纂成果，提高檔案編研的整體水平和質量，而應該拒絕為了完成指標而編研，為了編研而編研這樣的盲目性、跟風型編研。而今已進入檔案信息管理和檔案信息服務的新階段，檔案編研理論要有新的發展，新的思路，對編研工作要有新的認識，必須引起足夠的重視，無論是檔案學理論的研究，還是檔案工作的實踐，都必須把注意力轉移到檔案信息資源的大力開發上，為整個社會更廣泛地利用檔案的服務上來。這是檔案工作的根本宗旨在新時期的集中體現，也是檔案學理論發展的現實基礎。然而目前人們在開發檔案信息資源和搞檔案利用工作時，對有效服務于政治、經濟、文化建設，體現高層次信息資源開發的編研工作，沒有放到應有的突出位置上。這種情況根本不適應信息時代的客觀要求，這里既有理論方面的問題，更有認識上的不足。現實需求理論、理論推進實踐。因此，編研工作的理論應在指導業務的基礎上，展示更新更高的研究成果，應充滿活力體現檔案事業發展的編研工作占有更為顯著的位置。

目前，盡管編研業務有所發展，但從某些地區實際情況看，還遠遠不能滿足社會發展的需要。諸如編研選題立意選題不新，遠離民生、經濟等熱點，研究少匯編多，編研成果開發緩慢，周期長等，“以‘自編自看居多，少有符合社會需求的精品[3]”。這都暴露出傳統檔案信息資源建設中，在編研這一環節上的種種不足，而缺乏新理論、新認識的指導，無疑是最緊迫、重要的一個。人們都認識到了編研是檔案館與外界聯系的窗戶，可誰也不知道如何把這扇窗戶打扮的精美些，更吸引大眾眼球些。在實際工作中，我們往往更強調館藏建設、開放服務這些方面，而對編研的理解、認識和重視程度上都存在著諸多欠缺，而編研才是檔案保藏機構對外服務的籌碼，只有有了良好的編研工作，檔案部門才能更好地滿足人們的查閱和要求。如果我們只是停留在抓基礎建設、忽視編研這樣一個誤區里面，我們的檔案服務工作也只能在一個低水平上徘徊不前，也就很難適應整個社會發展的需求。

（2） 檔案編研方式有待改變

傳統的檔案編研是以館藏資源為基礎，以本館人馬為主力編纂研究的，側重于檔案資料的整理匯編，為史學界和其他學術界提供服務。但由于編研隊伍建設參差不齊，對資料準確度、全面性把握不夠，因而檔案編研一直處在一個單一型、低層次的開發狀態，很令人們滿意。目前我國區域經濟發展喜人，中央先后提出了振興東北老工業基地、西部大開發、中部崛起，四大板塊連動，同時在各個區域內，小區域經濟發展態勢良好，如遼寧的“七星北斗”城市群建設，河南的中原城市群建設，長江三角洲、珠三角建設等，區域協調力度加大，因而檔案編研再局限于某一個檔案館內，就顯的閉門造車了。我們應該包括區域范圍內全部檔案館（室）的館（室）藏，走出檔案館，面向整個社會各個領域，依靠館（室）網絡，實現廣泛的館際交流合作，既包括檔案館之間，也包括檔案館與圖書館、博物館等其他文獻保藏機構間的交流合作，豐富編研工作的選題擇材，使之編有素材，研有對象。特別是檔案室的編研工作應該是檔案館編研工作的補充和延伸，以整體效應來反映地區編研工作的水準。近年來，全國各級檔案室在開發檔案信息資源上，不僅在編研的總體數量上超過了檔案館，而且還在檔案的利用中發揮出整體效應。注重區域檔案各機構的編研合作，跳出原有的館庫限制，從而獲得更大的社會效益。

2 在檔案提供利用方面

提供利用，是檔案工作的最終目的，檔案館（室）所保藏的檔案及編研成果能夠最終為社會利用，檔案機構所付出的一切活動才有意義，才能得到社會的認可和尊重。傳統檔案館（室）提供檔案利用主要通過檔案原件、檔案復制品和綜合檔案內容編寫書面資料等途徑來實現。但由于傳統檔案思想的浸淫，檔案部門在提供檔案利用當面也存在著諸多的不足。

傳統紙質檔案的提供利用手段主要是通過閱覽室、外借、制發復制本、展覽、制發檔案證明、參考咨詢等途徑，這些手段都受到檔案部門過程繁瑣的限制，同時多是被動式的提供方式，缺乏主動式的提供利用方式，這樣很難讓社會知道本館館藏特色和資源，也無益于增強社會檔案意識，提高檔案利用率。與此同時，唯一的主動提供利用方式展覽又窮于沒有內容主題可展的尷尬境地，時常是一次展覽成為經年累月的擺設，各展覽之間相隔時間比較漫長，重復展覽頻率比較大，展覽主題缺乏新意，不能達到預期效果。

我們應該向國外檔案機構吸取有利經驗，以美國為例，他們向用戶提供館藏檔案信息，主要通過向社會散發各種參考資料、發行檢索工具、發表評論文章、公布檔案開放的消息、舉辦演講、討論會、發表檔案研究的學術論文、舉辦檔案展覽等方式，激發廣大用戶對檔案的興趣，了解檔案的作用和館藏內容，從而擴大檔案的利用范圍。同時應該充分分析社會利用需求動態，針對大眾所需舉辦實時的展覽，擴大檔案機構的社會影響。

參考文獻

[1] 黃道家、孔妙農.檔案信息資源的開發[J].城建檔案，2008（10）.

[2] 陳兆祦、和寶榮、王英瑋.檔案管理學基礎[M].北京：中國人民大學出版社，2005：238.

[3] 吳晶.以人本思想建設檔案編研的創新團隊[J].機電兵船檔案，2007（5）.

作者簡介

于玲，中國刑警學院檔案室，館員。