技術(shù)檔案管理中存在的問題及建議

劉冠麟（山東水務(wù)發(fā)展集團(tuán)有限公司，山東濟(jì)南250013）

?

技術(shù)檔案管理中存在的問題及建議

劉冠麟
（山東水務(wù)發(fā)展集團(tuán)有限公司，山東濟(jì)南250013）

【摘要】分析了技術(shù)檔案管理中存在的制度不到位，檔案存放條件差等問題及原因，提出了有針對性地解決方案和建議。

【關(guān)鍵詞】技術(shù)檔案；管理設(shè)施；人員素質(zhì)

技術(shù)檔案是一種信息資源載體，是各單位生產(chǎn)、技術(shù)、科研和經(jīng)營等活動的真實(shí)記錄和一項(xiàng)基礎(chǔ)性資料，同時(shí)也是單位的無形資產(chǎn)，他在一定程度上反映了單位的發(fā)展沿革,為領(lǐng)導(dǎo)決策提供可參考的歷史數(shù)據(jù)。如何有效科學(xué)地管理技術(shù)檔案，使之發(fā)揮應(yīng)有的作用，是目前需要解決的一個較為突出的問題。

1　技術(shù)檔案管理中存在的問題

1.1思想上不重視

各單位每年的工作重點(diǎn)基本未將技術(shù)檔案管理工作列入其中,其主要原因是各級人員從思想上對此項(xiàng)工作的重要性認(rèn)識不足。單位各部門往往把重點(diǎn)放在領(lǐng)導(dǎo)強(qiáng)調(diào)的工作上,主要精力放在緊急事項(xiàng)、經(jīng)營創(chuàng)收等方面，技術(shù)檔案管理則被認(rèn)為屬于常規(guī)性的工作而從不重視，從主觀上放松了加強(qiáng)技術(shù)檔案的管理意識。

1.2制度執(zhí)行不到位

有些單位雖然制定了檔案管理制度和相關(guān)規(guī)定，但缺乏執(zhí)行落實(shí)和監(jiān)督力度，造成制度形同虛設(shè)。也有些制度雖然制定但缺乏可操作性，與實(shí)際情況脫節(jié)，沒有及時(shí)反饋修改，致使制度無法執(zhí)行。

1.3管理人員素質(zhì)有待提高

多數(shù)技術(shù)檔案管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)就上崗工作，對技術(shù)檔案管理工作缺乏足夠的專業(yè)知識和科學(xué)的管理方法，致使工作能力薄弱、管理水平不高、管理手段落后等現(xiàn)象的發(fā)生。有些管理人員還兼有其他數(shù)項(xiàng)工作，對技術(shù)檔案管理投入的精力明顯不足，應(yīng)付了事；有些人員還錯誤地認(rèn)為此項(xiàng)工作沒什么技術(shù)含量，從事此項(xiàng)工作會影響自己的發(fā)展前途，嚴(yán)重影響了工作質(zhì)量和管理水平。

1.4搜集資料不重視

搜集資料是建立技術(shù)檔案至關(guān)重要的前期環(huán)節(jié)，在檔案的收集階段有些單位一般沒有提出較為詳細(xì)的規(guī)定要求，檔案收集意識得不到強(qiáng)化，造成從技術(shù)檔案建立的源頭就已經(jīng)疏于管理，使得日后建檔的技術(shù)資料不夠完整，甚至有些資料不真實(shí)，嚴(yán)重不符合檔案管理達(dá)標(biāo)規(guī)定。

1.5履行職責(zé)不到位

各部門在項(xiàng)目完成后，不及時(shí)將技術(shù)檔案資料整理齊全移交檔案室，為今后查閱方便，而不執(zhí)行管理規(guī)定，使得技術(shù)檔案資料在各部門長期留置；此外，檔案室也未按照要求定期督促、收集技術(shù)檔案資料，這種管理職責(zé)履行不到位的現(xiàn)象，造成了技術(shù)檔案建檔不及時(shí)、不完整。

1.6檔案存放條件差

如上所述，留置在各部門的技術(shù)檔案資料，好的情況下部門安排兼職人員進(jìn)行分類管理，多數(shù)部門則是堆放在各項(xiàng)目人員的書櫥里，與其他資料混放在一起，根本談不上分類檢索，也沒有防蟲、防塵、溫濕度達(dá)標(biāo)等措施，嚴(yán)重不符合技術(shù)檔案存放條件。

1.7安全性難保障

技術(shù)檔案大都涉及單位機(jī)密，如果沒有統(tǒng)一管理，任憑部門人員個人處置，對技術(shù)檔案的安全意識沒有足夠的認(rèn)識，容易造成丟失現(xiàn)象，一旦丟失就有可能泄密。因此，技術(shù)檔案不僅要統(tǒng)一在檔案室管理，而且還要有安全保密措施。

1.8電子文件歸檔未重視

隨著計(jì)算機(jī)的普及,電子文件幾乎覆蓋了全部技術(shù)檔案,但在實(shí)際工作中,電子文件的歸檔還是有被忽視的現(xiàn)象發(fā)生。

2　建議對策

2.1領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)重視

技術(shù)檔案管理工作離不開各級領(lǐng)導(dǎo)的大力支持，單位主要領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注和強(qiáng)調(diào)是最關(guān)鍵的。檔案室應(yīng)主動向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案管理工作情況，強(qiáng)調(diào)檔案管理工作的重要性和必要性，把技術(shù)檔案的管理工作上升到如何能適應(yīng)單位發(fā)展需求密切相結(jié)合的高度上來，最大限度地爭取領(lǐng)導(dǎo)的重視與協(xié)調(diào)。同時(shí)還要利用各種適當(dāng)?shù)男问剑哟髮夹g(shù)檔案管理工作的重要性和必要性的宣傳力度，對增強(qiáng)各級人員從思想上重視技術(shù)檔案的管理意識起到良好的促進(jìn)效果。

2.2健全有效可行的管理制度

檔案管理制度是技術(shù)檔案管理工作的辦事程序和工作準(zhǔn)則，建立健全科學(xué)的、合理的、易操作和先進(jìn)的檔案管理制度是做好技術(shù)檔案管理工作的首要條件。制度應(yīng)考慮本單位和各部門的實(shí)際情況，結(jié)合實(shí)際工作的特點(diǎn)以及單位發(fā)展的需要進(jìn)行制定。制度要簡明、可操作，實(shí)用性、規(guī)范性和指導(dǎo)性要強(qiáng)，使技術(shù)檔案管理工作真正有據(jù)可依、有法可行。

2.3加強(qiáng)制度的執(zhí)行力和監(jiān)督力度

保證制度有效執(zhí)行的前提，還需要做好制度的宣傳、解釋和交底培訓(xùn)工作，使工作人員對制度有較全面的了解，從而增強(qiáng)對檔案管理工作重要性的認(rèn)識和自身的責(zé)任意識，從主觀上能積極主動執(zhí)行制度。制度執(zhí)行的同時(shí)還要明確監(jiān)督職責(zé)，跟蹤監(jiān)督工作落實(shí)很重要。采用日常督查和專項(xiàng)檢查等方式隨時(shí)掌握制度執(zhí)行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問題，使制度的落實(shí)都有明確的責(zé)任部門，對違反制度的現(xiàn)象嚴(yán)肅追究，避免監(jiān)督檢查在制度運(yùn)轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)上出現(xiàn)被動、滯后、乏力的情況。2.4提高檔案管理人員素質(zhì)

技術(shù)檔案管理工作其專業(yè)性較高，對從事此項(xiàng)工作的人員一是要有高度的責(zé)任心和職業(yè)道德；二是要有必備的專業(yè)知識和崗位技能。技術(shù)檔案管理人員還要養(yǎng)成不斷學(xué)習(xí)，及時(shí)更新管理知識的好習(xí)慣。不斷地豐富專業(yè)知識，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，要樹立利用與新時(shí)期相適應(yīng)的管理手段提高管理水平的先進(jìn)理念，推動技術(shù)檔案管理工作不斷完善和改進(jìn)。

2.5配置必備的檔案管理設(shè)施

要充分考慮檔案存放的環(huán)境條件，以確保檔案的完整性、安全性，防火、防盜、防塵、溫濕度、通風(fēng)等設(shè)施要配備齊全。嚴(yán)格按照檔案室達(dá)標(biāo)的要求配置密集架存放資料，以達(dá)到節(jié)省存放空間、提高存放效率的目的。

2.6形成常態(tài)管理的工作習(xí)慣

規(guī)范化、科學(xué)化的檔案管理，是每個單位必須做好的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。建立一套適應(yīng)本單位業(yè)務(wù)特點(diǎn)、體現(xiàn)規(guī)范化、科學(xué)管理水平的檔案管理工作流程體系，養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣和日常安全保密管理意識，從檔案形成的源頭開始抓起，積極主動地收集原始信息記錄資料，使技術(shù)檔案資料真實(shí)可靠。

2.7健全電子文件的歸檔工作

電子文件的歸檔工作與文本資料的歸檔同樣重要，利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)辦公軟件健全電子文件的管理工作，當(dāng)前至關(guān)重要，他將為今后備查、修改方案等提供有效快捷的依據(jù)，降低成本、提高效率是其較突出的優(yōu)勢。

3　結(jié)語

技術(shù)檔案管理工作是一項(xiàng)至關(guān)重要的基礎(chǔ)性工作，只有不斷地完善和改進(jìn)，才能使其發(fā)揮更有效的作用。管理人員要從傳統(tǒng)的管理服務(wù)理念轉(zhuǎn)向利用現(xiàn)代先進(jìn)技術(shù)提高管理手段的理念，建立技術(shù)檔案辦公自動化系統(tǒng)，充分利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)資源實(shí)現(xiàn)技術(shù)檔案管理辦公自動化是對檔案管理人員提出的新要求。

（責(zé)任編輯崔春梅）

作者簡介：劉冠麟（1990—），女，助理館員

收稿日期：2015-05-12

【中圖分類號】G271

【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】B

【文章編號】1009-6159（2016）-02-0055-02