民營企業(yè)檔案收集難的成因及對策

田芳容

(杭州娃哈哈集團有限公司)

民營企業(yè)檔案收集難的成因及對策

田芳容

(杭州娃哈哈集團有限公司)

民營企業(yè)日益規(guī)模化、科技化、國際化,成為國民經(jīng)濟的重要組成部分。民營企業(yè)檔案管理工作不僅要跟上企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展的步伐,更應努力讓檔案管理工作服務和助力企業(yè)發(fā)展。收集工作是檔案管理工作的基礎,是企業(yè)檔案信息資源實現(xiàn)集中統(tǒng)一管理的重要環(huán)節(jié),同時也是當前民營企業(yè)檔案管理工作中最為薄弱的環(huán)節(jié)。筆者從多年工作實際,分析了民營企業(yè)檔案收集工作困難的成因,并提出了相應的對策。

檔案收集 成因 對策

民營企業(yè)日益規(guī)模化、科技化、國際化,成為國民經(jīng)濟的重要組成部分。民營企業(yè)檔案管理工作不僅要跟上企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展的步伐,更應努力讓檔案管理工作服務和助力企業(yè)發(fā)展。在企業(yè)檔案管理諸環(huán)節(jié)中,收集工作是檔案管理工作的基礎,處于整理建檔和利用編研的初始階段,是企業(yè)檔案信息資源實現(xiàn)集中統(tǒng)一管理的重要環(huán)節(jié),同時也是當前民營企業(yè)檔案管理工作中最為薄弱的環(huán)節(jié)。

一、民營企業(yè)檔案收集中存在的問題

雖然信息化技術的應用對企業(yè)檔案管理工作起到了全新的積極的推動作用,無論是企業(yè)OA軟件對文書檔案的收集,還是PDF研發(fā)系統(tǒng)對科研材料的匯總收集,都很大程度上提高和保障了文件的收集齊全完整。但總體看來,企業(yè)檔案收集工作仍存在很多問題,一是企業(yè)檔案收集移交工作不及時,需檔案部門多次督催,移交收集進度緩慢,不能按照規(guī)定時間完成收集。二是企業(yè)檔案材料收集不齊全,比如同一事件收集不完整,如文書檔案有批復無請示,有會議講話無會議記錄等;包括反映企業(yè)各類活動內(nèi)容收集不齊全,如文書材料重視紅頭文件,忽略如公司簡報會議記錄、非生產(chǎn)性合同以及其他具有原始憑證性等材料的收集;包括類別收集不齊全,如基建檔案重視立項施工驗收等各階段文字和圖紙材料收集,忽略了基建照片光盤等聲像檔案收集;包括載體不齊全,如各類重要材料收集了紙質(zhì)原件,忽略了電子檔案同步收集;等等。

二、民營企業(yè)檔案收集難的成因

(一)企業(yè)檔案管理制度未及時更新或未落實到位

與企業(yè)實際相符的檔案管理制度是有效開展檔案工作的行動指南。企業(yè)檔案部門制度陳舊,不隨著企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的變化而及時更新,對于收集范圍、收集時間、載體類型等各類工作要求不明確,從而給檔案收集工作的開展帶來困難。另,即使制度下發(fā),而落實不到位,比如科研檔案的三納入四同步,沒有認真執(zhí)行,那么企業(yè)檔案管理人員對文件材料的形成心中沒譜,導致檔案收集工作被動。

(二)企業(yè)檔案形成人員或關鍵崗位人員歸檔意識淡薄

一是重效益輕檔案,企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理活動中,特別是那些從事生產(chǎn)研發(fā)銷售活動的關鍵崗位人員,重視工作過程中產(chǎn)生的經(jīng)濟效益,忽略了文件歸檔后利用產(chǎn)生的次效益,認為過時的文件材料已無用處或用處不大,不及時整理移交,忽視歸檔工作。如遇人員調(diào)動或工作崗位變動,對經(jīng)手或積存的檔案材料未辦移交,極易造成材料的散失。二是部門領導或經(jīng)辦人員檔案意識淡薄或觀念出現(xiàn)偏差,認為越是重要的材料越應該放在自己手上才放心,為了所謂保密、方便己用而不愿移交。有些研發(fā)人員甚至認為自己工作中的研發(fā)成果材料是屬于自己的而不愿意移交,無知地將企業(yè)資產(chǎn)變成個人材料。上述這些做法都直接影響企業(yè)文件材料收集工作的有序開展。

(三)企業(yè)檔案工作人員業(yè)務素質(zhì)不高

民營企業(yè)檔案管理人員屬于服務型輔助性工作崗位,工資薪酬體系有別于一線工作人員,普遍存在工作責任心不強,主動性不夠的現(xiàn)象。再者,由于企業(yè)檔案工作人員大多是非檔案專業(yè)人員,沒有系統(tǒng)的檔案知識學習經(jīng)歷,工作中延續(xù)以往的方式方法,缺乏思考和創(chuàng)新,對收集上來的文件質(zhì)量驗收審核不到位,無法在收集驗收環(huán)節(jié)做到即刻指導和整改收集工作,避免檔案收集問題出現(xiàn)。

(四)企業(yè)檔案收集網(wǎng)絡不健全

達到一定規(guī)模的民營企業(yè),部門機構齊全、下屬分公司較多,而企業(yè)檔案管理工作一般由文書部門領導。企業(yè)檔案管理的收集工作,往往被看成是文書部門分內(nèi)之事,其他部門或人員參與度低,支持和配合力度欠缺,從而使企業(yè)各類文件材料收集歸檔工作力不從心,收集工作效率低下。這是因為企業(yè)沒有建立有序的檔案管理體系,檔案管理工作網(wǎng)絡不健全。

三、做好民營企業(yè)檔案收集工作的對策

針對實際情況,企業(yè)可通過如下幾方面的工作來保障檔案收集工作的開展。

(一)重視企業(yè)檔案制度建設和信息化管理建設,為各部門分公司收集歸檔提供參考依據(jù)和技術支持

結合自身行業(yè)特點,按企業(yè)內(nèi)部機構設置和崗位職責范圍、崗位工作流程等制定出一套適用于本企業(yè)的切實可行的歸檔制度。制度規(guī)定企業(yè)的績效考核部門,將企業(yè)各類材料的形成、積累、整理和歸檔工作,納入企業(yè)有關部門的職責范圍(崗位責任制和經(jīng)濟責任制)和各項管理程序,納入企業(yè)領導議事日程,并納入行政、生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營等各項活動和工作計劃。企業(yè)集團的產(chǎn)品定型、鑒定,科研成果鑒定、發(fā)布,設備開箱,基建工程竣工驗收,等等,必須有檔案工作人員(部門兼職檔案員)參加。

每年根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營實際工作修訂歸檔范圍和期限表。企業(yè)檔案室按照以往檔案工作總結下來的經(jīng)驗及企業(yè)的年度實際工作變動情況,確定企業(yè)各部門和分公司所要收集的檔案范圍、檔案文件類型、檔案上交時間等,制定固定的表格形式,通過公文下發(fā)至企業(yè)各個部門和分公司。針對特殊的檔案,如大型活動、重大案件、危機公關、項目申報等,則明確要求提交材料的成套性,以保證檔案文件材料收集的及時完整。

企業(yè)應重視對檔案管理信息化建設的資金投入,購置檔案管理信息化所需要的軟、硬件設施,譬如我們企業(yè)1994年集團檔案室即配備了電腦、打印機、掃描儀等常用設備。2001年集團引進津科檔案管理系統(tǒng),2009年再次配置了量子檔案管理系統(tǒng),與公司公文管理系統(tǒng)對接,實行文檔管理一體化,與研發(fā)部門的PDM系統(tǒng)對接,實現(xiàn)圖紙網(wǎng)絡管理,這樣使企業(yè)檔案收集工作更加便捷,檔案管理工作效率大幅度提升。集團檔案室同信息化部門共同制定了檔案管理信息化戰(zhàn)略,并納入集團工作中心計劃,為檔案工作信息化提供了堅實后盾與保障。

(二)重視檔案知識宣貫,讓企業(yè)人員認識檔案重要性,提高檔案收集歸檔意識

舉行檔案培訓會議,進行檔案工作宣貫,提高歸檔意識。為讓企業(yè)人員從上至下認識到檔案管理對企業(yè)發(fā)展和員工個人的重要性,集團檔案室每年年終制訂次年的檔案培訓宣貫計劃,通過遠程視頻會議、專項培訓、實地培訓等多種形式,提高部門兼職檔案員、辦公室主任及骨干員工的檔案歸檔意識和材料收集水平。通過與集團政治部、工會等部門聯(lián)合,在企業(yè)文化建設過程中,以企業(yè)發(fā)展歷史為主題進行企業(yè)文化宣傳,無論是在新員工入職培訓、各地領導視察、參觀旅行團來訪,還是企業(yè)對外招聘演示、企業(yè)記憶之窗等各類活動中,檔案部門都提供了強大的實質(zhì)的支持。公司各級領導層也看到了檔案發(fā)揮的作用并越來越支持和重視企業(yè)檔案管理工作,企業(yè)檔案收集工作得以順利高效開展。

(三)重視檔案業(yè)務培訓,提高企業(yè)檔案工作人員檔案收集能力

企業(yè)對檔案從業(yè)人員招聘把關,除要求具備認真敬業(yè)勤勉踏實、忠于職守維護史實的工作精神外,還要具備較強的學習能力,敢于更新觀念,重視檔案專業(yè)知識學習,不斷提高業(yè)務水平。企業(yè)對集團新入職檔案人員,要求參加檔案行政主管部門主辦的檔案基礎知識培訓,做到持證上崗,并鼓勵檔案人員通過理論結合實踐操作的學習,取得相應的職稱證書。另企業(yè)集團檔案室專職人員除送出外面培訓外,還定期參加企業(yè)內(nèi)部信息化部門組織的信息化職業(yè)技能培訓,以主動應對和引領日益變化的檔案信息化管理發(fā)展現(xiàn)狀。企業(yè)檔案工作人員根據(jù)具體材料形成實際,利用傳統(tǒng)接收方法收集檔案外,還利用檔案信息化技術做到主動收集、全面收集、智能化收集。

(四)重視檔案管理網(wǎng)絡建設,實現(xiàn)檔案收集責任制管理

各部門和分公司是企業(yè)檔案的形成單位和來源,對于本部門和本分公司的檔案內(nèi)容、檔案形成背景、檔案利用的查考價值都有著較直觀的理解和認知。因此,檔案工作實行集團統(tǒng)一領導,分級管理。集團設立檔案室,歸口于集團總經(jīng)理辦公室,負責全集團檔案工作的決策和檢查;各部、分公司建立健全二級檔案管理網(wǎng)絡(部/分公司級、科室/車間級),接受企業(yè)集團檔案室的監(jiān)督、指導和考核。企業(yè)集團檔案工作接受上級檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導。由此,形成檔案工作管理網(wǎng)絡,逐級開展檔案管理工作。各部門和分公司設立的兼職檔案員,負責該部門和分公司檔案材料的收集、移交、遞轉,將該部門收集歸檔質(zhì)量納入辦公室主任的績效考評環(huán)節(jié),在月度獎、半年獎和年終獎里均有體現(xiàn),以此措施強制各部門或分公司按時保質(zhì)收集移交檔案,保障企業(yè)集團檔案管理收集工作的高效完成。

[1]高建華.房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)檔案收集難的原因及對策[J].浙江檔案,2003(11).

[2]范世清.民營企業(yè)檔案工作動力機制研究[J].檔案學通訊,2006(3).