基層環(huán)衛(wèi)處所檔案工作中存在的問題及建議

薛 珍

(寧海縣環(huán)境衛(wèi)生管理處)

基層環(huán)衛(wèi)處所檔案工作中存在的問題及建議

薛 珍

(寧?？h環(huán)境衛(wèi)生管理處)

當(dāng)前,基層環(huán)衛(wèi)處所檔案管理中存在歸檔范圍不統(tǒng)一、歸檔文件材料不完整不齊全、檔案管理安全性不強(qiáng)等現(xiàn)象,亟須采取相應(yīng)措施加以改善。

基層環(huán)衛(wèi)處所 檔案工作 問題 建議

作為城市管理中的一項基礎(chǔ)工作,基層環(huán)衛(wèi)處所主要承擔(dān)市容環(huán)衛(wèi)管理工作任務(wù),在環(huán)境衛(wèi)生管理的日常工作中所產(chǎn)生的各種文件材料,都應(yīng)完整地保存下來,加以科學(xué)的管理和利用。

一、基層環(huán)衛(wèi)處所檔案工作中存在的問題

(一)領(lǐng)導(dǎo)檔案意識不強(qiáng),檔案人員素質(zhì)不高

隨著城市的現(xiàn)代化進(jìn)程加快,檔案管理在基層環(huán)衛(wèi)處所基礎(chǔ)管理工作中顯得越來越重要。但由于基層環(huán)衛(wèi)工作任務(wù)繁重,檔案管理員素質(zhì)參差不齊,存在兩大問題：一是領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的重要性認(rèn)識不夠,對檔案管理的投入不足;二是基層環(huán)衛(wèi)處所兼職檔案管理人員往往不是專業(yè)出身,缺乏專業(yè)技術(shù)培訓(xùn),業(yè)務(wù)素質(zhì)普遍不高。

(二)檔案不夠完整齊全

基層環(huán)衛(wèi)處所檔案工作中,歸檔材料涉及上級單位下發(fā)文、同級單位往來文件、本單位發(fā)文、環(huán)衛(wèi)設(shè)施設(shè)備采購、道路公廁河道保潔合同及協(xié)議、垃圾中轉(zhuǎn)站改建工程圖紙等。有三點原因?qū)е職w檔文件材料不完整,一是材料不齊,例如歸檔的城區(qū)公共廁所改建圖紙,設(shè)計圖紙、竣工材料齊全,在施工中對原有圖紙進(jìn)行部分修改,存在口頭表述等情況,未產(chǎn)生變更聯(lián)系單,因此在歸檔文件材料中沒有統(tǒng)一納入,導(dǎo)致實際工程與歸檔文件材料不符。二是材料有破損,例如有些材料由一線環(huán)衛(wèi)作業(yè)人員組織收集,在保潔工作中隨身攜帶,上交歸檔時紙張嚴(yán)重破損,看不清楚字跡,也有直接將傳真等不易保存的材料作為歸檔材料,需要檔案管理人員采取溝通確認(rèn)、整理、復(fù)印、貼補等二次作業(yè)還原本來數(shù)據(jù),浪費時間又降低工作效率。三是材料缺少,例如基層環(huán)衛(wèi)處所日常工作繁雜,報表內(nèi)容細(xì)種類多,收集材料比較零散,導(dǎo)致檔案散失。另外,當(dāng)事人容易把一些重要的個人檔案自己保存或者拒絕歸檔,導(dǎo)致部分人事檔案不全。

(三)檔案安全性不強(qiáng)

除去自然災(zāi)害和人為破壞等對檔案安全性產(chǎn)生嚴(yán)重威脅外,基層環(huán)衛(wèi)處所自身檔案設(shè)施建設(shè)管理已成為安全弱點。檔案庫房較之其他辦公區(qū)域,更加簡陋,檔案保管設(shè)施陳舊,安全性差,比如有些庫房設(shè)在辦公樓底層,南方地段夏季雨水多且濕氣重,防水防潮效果不強(qiáng)。另外老式庫房采用木門開關(guān),未用鐵皮和鋼筋等焊接加固,未安裝保險鎖及報警器等,發(fā)生偷竊事件時失竊率較高,蟻患率較高,基層環(huán)衛(wèi)處所檔案管理“八防”工作仍需進(jìn)一步加強(qiáng)。

二、加強(qiáng)基層環(huán)衛(wèi)處所檔案工作的建議

(一)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo),強(qiáng)化環(huán)衛(wèi)檔案集中統(tǒng)一管理

加強(qiáng)基層環(huán)衛(wèi)處所檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo),保障檔案工作依法開展,設(shè)立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組,配備檔案管理員,明確崗位職責(zé),層層落實崗位責(zé)任制,督促強(qiáng)化文件材料歸檔及其他檔案事務(wù)管理,完善基層環(huán)衛(wèi)檔案管理體系,將檔案建設(shè)管理納入本單位年度考核目標(biāo),以制度約束人,以獎罰激勵人,抓重點、抓長效,使環(huán)衛(wèi)檔案管理工作進(jìn)一步科學(xué)化、規(guī)范化、精細(xì)化。

基層環(huán)衛(wèi)處所要切實落實檔案集中統(tǒng)一管理措施,一方面建立檔案機(jī)構(gòu),集中管理環(huán)衛(wèi)檔案,確保環(huán)衛(wèi)檔案管理統(tǒng)一性,明確檔案集中統(tǒng)一管理是分階段、分層次進(jìn)行的,由個人移交至分管科室,再送達(dá)辦公室,最后由本單位建立檔案室集中統(tǒng)一管理,杜絕承辦部門或個人分散保存現(xiàn)象。同時,根據(jù)問題的重要程度劃分保管期限,對于永久保存的檔案,在檔案室保存一定年限后移交檔案館,以確保對國家和社會具有保存價值的檔案永久留存。另一方面完善環(huán)衛(wèi)檔案管理制度,根據(jù)本縣市容環(huán)境衛(wèi)生規(guī)劃內(nèi)容,參照省市相關(guān)標(biāo)準(zhǔn),制定統(tǒng)一的環(huán)衛(wèi)行業(yè)規(guī)章制度和業(yè)務(wù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn),實行統(tǒng)一監(jiān)督和政策指導(dǎo),用法治手段實施環(huán)衛(wèi)行業(yè)檔案工作的統(tǒng)一管理。

(二)穩(wěn)定人員配備,落實環(huán)衛(wèi)檔案基礎(chǔ)設(shè)施保障

落實檔案管理人員、檔案設(shè)施、制度三項保障,積極促進(jìn)基層環(huán)衛(wèi)處所檔案工作順利開展。一是配備足額檔案管理工作人員,從事環(huán)衛(wèi)檔案管理崗位,環(huán)衛(wèi)處下屬各科室配備兼職檔案員,完成本科室檔案收集、整理、移交歸檔等任務(wù),對于實施市場化保潔的基層環(huán)衛(wèi)處所,各中標(biāo)保潔公司設(shè)立檔案管理員,負(fù)責(zé)環(huán)衛(wèi)保潔承包任務(wù)中所有材料歸檔及保管,嚴(yán)格定人、定崗、定責(zé),人員更換需做好相關(guān)檔案交接工作,杜絕斷崗現(xiàn)象,確保環(huán)衛(wèi)檔案的連續(xù)性和整體性。二是設(shè)立檔案室,基層環(huán)衛(wèi)處所需嚴(yán)格按照《檔案庫房技術(shù)管理暫行規(guī)定》要求,完善日常檔案管理設(shè)施配置,落實庫房管理工作,配備密集架或檔案箱等檔案存放器具,添置恒溫除濕設(shè)備,做好檔案“八防”工作。設(shè)立專項資金,用于環(huán)衛(wèi)檔案信息化建設(shè)。三是堅持“安全第一,預(yù)防為主”的方針,樹立積極預(yù)防、綜合防范意識,建立健全安全長效保障機(jī)制,落實登記、借閱、保密等各項檔案管理制度,采取備份、審批等流程完善信息檔案安全管理措施,嚴(yán)格執(zhí)行環(huán)衛(wèi)檔案法制管理體系,提升檔案管理水平,確保安全保管。

(三)加強(qiáng)宣傳教育,提高環(huán)衛(wèi)檔案隊伍綜合素質(zhì)

在宣傳報道道路公廁河道保潔、垃圾壓縮轉(zhuǎn)運處置等環(huán)衛(wèi)基礎(chǔ)作業(yè)的同時,加大環(huán)衛(wèi)檔案管理的宣傳力度,營造全民認(rèn)識環(huán)衛(wèi)檔案建設(shè)的重要性和支持環(huán)衛(wèi)檔案工作的良好氛圍,從微角度入手,堅持做到兩點：一是加大宣傳力度,通過網(wǎng)絡(luò)、電視、報刊、宣傳窗等載體積極開展對外宣傳市容環(huán)衛(wèi)管理中優(yōu)秀檔案范本及檔案工作對環(huán)境衛(wèi)生管理的促進(jìn)作用,提高全民對環(huán)衛(wèi)檔案工作的普遍認(rèn)知度;二是建設(shè)戰(zhàn)斗型環(huán)衛(wèi)檔案工作隊伍,提高專兼職環(huán)衛(wèi)檔案管理員的知識儲備,激發(fā)其工作主動性,進(jìn)一步促進(jìn)環(huán)衛(wèi)行業(yè)檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展。