略論公路重點工程檔案質(zhì)量管理

倪曉敏

(杭州市公路管理局)

略論公路重點工程檔案質(zhì)量管理

倪曉敏

(杭州市公路管理局)

公路重點工程是我國基礎設施建設中的重要內(nèi)容。隨著公路建設的快速發(fā)展,產(chǎn)生了大量的公路工程檔案,如何對這些檔案進行高質(zhì)量管理,是公路工程項目建設中面臨的一大問題。本文就檔案管理如何提前介入、事中控制等,提出了相應的對策和方法。

公路 工程檔案 提前介入 事中控制

公路重點工程,一般包括土建的路基、橋梁等若干個單位工程,山區(qū)高速公路通常還有隧道、互通等構(gòu)造物,以及工程配套的房建、機電、交安、綠化等工程,因而其形成的檔案系統(tǒng)性強,并具有數(shù)量大、種類多、價值高、保管時間長等特點。在這些重點工程建設過程中,采用的先進工藝設備及周密的組織管理,也可使得這些檔案具有較高的利用價值。它不僅對本工程現(xiàn)階段的建設及將來的管理和利用有重要意義,而且對其他類似工程的建設管理也具有很大的參考價值。本人長期參與重點項目檔案管理,現(xiàn)就如何做好公路重點工程(項目)檔案質(zhì)量管理談些自己的看法。

一、影響工程檔案質(zhì)量的兩大因素

檔案質(zhì)量是項目建設管理水平高低的重要標志之一。良好的檔案質(zhì)量,將對重點工程建設管理帶來很好的保障作用,并將有力推動工程建設進入良性的持續(xù)發(fā)展。檔案質(zhì)量的高低主要取決于兩方面：重視程度和落實情況。第一是項目管理人員,尤其是領導對工程檔案管理工作是否重視。檔案管理人員的專業(yè)水平、業(yè)務素質(zhì)是決定檔案質(zhì)量的關(guān)鍵。檔案工作細而雜,需要較為專業(yè)的人去完成,而人員的配備需要領導的支持。在重點工程建設過程中,指揮部應建立一支較為專業(yè)、穩(wěn)定的檔案管理隊伍,根據(jù)工程竣(交)工檔案驗收的相關(guān)要求,統(tǒng)一負責整個工程項目的檔案管理。除指揮部自身的檔案工作外,對各參建的施工、監(jiān)理單位也應制定統(tǒng)一的檔案管理辦法下發(fā)執(zhí)行,做到一線一標準。第二是落實情況。檔案的收集整理要求做到及時、完整、科學,但一個工程項目經(jīng)過規(guī)劃、立項、設計、招標、施工、交工、運營等各個環(huán)節(jié),一路走來,不斷地形成各類檔案資料。而且每一個階段經(jīng)歷的時間都比較長,尤其是重點工程,少則3年,多則5年以上。為此,在整個過程期間,形成的各類檔案資料需要及時、準確地給予歸檔落實。做到項目完成一塊,檔案歸檔一批。

二、重點工程項目檔案質(zhì)量控制方法

工程項目一般分為建設前期、建設期間及運營期間三個階段。建設前期及運營期間的資料,一般由業(yè)主單位負責收集、歸檔。最重要、最復雜的檔案質(zhì)量管理是形成于建設期間的。

(一)事前介入,明確工程三方職責

在工程建設期間,建設單位、施工單位、監(jiān)理單位是工程檔案資料形成的基石。哪些資料需要歸檔、哪些資料需要長期保存等,行業(yè)主管部門都有明確的管理辦法予以規(guī)定。為此,業(yè)主一般在項目招投標期間,對工程(項目)檔案的形成建立都有較為明確的要求。一旦中標,在審批標化工地建設方案的過程中,即在項目部的部門設置、檔案室的配備等方面都有相應的要求。另外,在工程正式開工前后,建設單位要制定本項目的檔案管理辦法,對文書往來的格式、數(shù)量予以規(guī)定,做到事前明確。為確保檔案的完整性,一般來說工程各類資料由相關(guān)部門各自負責處理,然后由一個部門統(tǒng)一收集歸檔。

為了達到更好的效果,可將檔案工作與工程資金支付相掛鉤。比如,在月度計量支付審核中,要求施工單位提供本月檔案資料收集、歸檔的情況匯總。這樣能夠大大提高各方的重視程度,從而達到提高重點工程項目檔案質(zhì)量的目的。

管理人員頻繁的變化,是檔案管理的大忌。不同人員之間,專業(yè)水平、工作習慣都不甚相同。工作交接后,很容易產(chǎn)生資料遺漏、歸檔不匹配等現(xiàn)象發(fā)生,從而導致工程結(jié)束后資料差很遠,甚至有的都無法彌補。為了減少這種情況,檔案管理的專業(yè)指導與培訓至關(guān)重要。培訓可以有針對性地邀請行業(yè)內(nèi)的專家,就施工、監(jiān)理、建設等不同單位的不同檔案歸檔要求進行專題授課,也可以積極參加行業(yè)管理部門組織的相關(guān)培訓,讓他們有的放矢,帶著清晰的目標和要求去歸檔資料,減少很多工程過程中的損失。

另外,可以定期組織各參建單位之間的相互檢查,取長補短,促進整個項目檔案管理水平的提高。

(二)事中控制,著眼及時歸檔

一要加強對工程施工過程中原始資料的收集。對施工過程中形成的各種原始資料,包括測量放樣、路基碾壓填筑、樁基開機、砼澆筑等,尤其是隱蔽工程的資料,要及時和相關(guān)部門保持溝通,做到工程完成一步,相應的檔案資料就成形一批。

二是要切實加快設計變更的上報。由于自然條件等多方面的影響,工程建設期間發(fā)生設計變更在所難免。在當前的工作中,我們通常為了不影響工程建設進度,在參建各方達成一致意見后先行施工,手續(xù)后補。但理論上來說,變更材料上報批復后方能施工,一般招投標文件也是如此規(guī)定的。在目前還不能按此執(zhí)行的情況下,及時對設計變更進行上報非常重要。

三是要多深入工地現(xiàn)場,了解工程實際進度。作為檔案部門人員,要多深入工地現(xiàn)場,及時了解工程建設進度,了解工程建設進度才能掌握檔案應有的歸檔進度,知道哪些資料應該歸檔,哪些資料已經(jīng)滯后。一道工序的開始,意味著上一道工序的資料已經(jīng)可以完成了。比如,路基填筑前軟基勢必要施工完成,立柱澆筑前樁基肯定已經(jīng)完成,等等。做到心中有數(shù),管理才能有的放矢。如果發(fā)現(xiàn)項目部檔案資料的歸檔嚴重滯后于工程項目的進度時,檔案部門有必要采取一些行政措施督促其盡快完善前期滯后的材料,可規(guī)定在一定期限內(nèi)予以補救。對無法按時完成檔案整理的項目,可采取通知總公司派人指導、扣留一部分工程款,甚至停撥工程款項等強制性措施進行督促。

(三)竣工驗收,把好材料質(zhì)量關(guān)

項目竣工驗收前,檔案必須通過專項驗收。在檔案驗收過程中,重點檢查各單位是否按照檔案移交相關(guān)規(guī)定條例執(zhí)行。材料是否真實可靠;隱蔽工程是否表述清晰,圖紙和文字資料是否齊全,變更資料有無遺漏,相關(guān)負責人簽署是否清晰無漏;資料是否齊全,裝訂順序是否合理,數(shù)量是否符合要求;等等。在以上條件達到后,才算完成了一份完備、有序、高質(zhì)量的工程項目檔案資料。

(四)后期管理,挖掘再利用價值

重點工程由于其特殊性和復雜性,往往在一定的領域具有指導性的作用。除了傳統(tǒng)的借閱方式外,還可以有更多更主動的方法為社會服務,使建設成果轉(zhuǎn)化成實際生產(chǎn)力和經(jīng)濟效益。如通過網(wǎng)絡,組建專業(yè)局域網(wǎng)站或政府宣傳論壇供大家參考學習;通過對重點工程檔案的整理,編纂實際項目建設過程中的相關(guān)文獻和指導案例等;舉辦工程項目展覽,通過重點項目檔案展示等方式,為社會其他重點項目檔案管理提供高質(zhì)量的參考依據(jù)。

三、結(jié)語

提前介入、事中控制是提高重點工程建設期間檔案管理質(zhì)量的保證,它能夠讓我們的工作自始至終有條不紊地開展,一步一個腳印地踏實前進。竣工驗收后期的檔案管理是確保工程(項目)建設檔案準確完整的關(guān)鍵。同時,隨著我們工程建設管理水平的提高,對檔案工作也將越來越重視,檔案管理質(zhì)量必然會越來越高。一份優(yōu)秀的檔案資料,不僅是一個項目的如實記錄,也是一份非常有價值的管理資料,對今后類似工程的建設有著很好的參考價值。

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