公路應急搶險檔案資料的收集與整理

魏 慶

(麗水市公路管理局)

第三部分 專門檔案與特殊載體檔案管理

公路應急搶險檔案資料的收集與整理

魏 慶

(麗水市公路管理局)

筆者從公路應急搶險檔案資料的收集與整理方面入手,提出完善管理機制、加強專業指導等措施,實現公路檔案規范化、科學化。

公路 應急搶險 檔案資料 收集整理

公路應急搶險涉及的情形有路基水毀、邊坡坍塌、雨雪冰凍,以及重大交通事故等,公路涉險的直接后果是交通中斷,或者人員車輛等受到傷害,必須第一時間采取措施救援。公路搶險的主要責任單位是所轄路段的公路管理部門,搶險往往涉及應急預案的啟動、人員的值班、搶險隊伍的成立、機械物資的準備、搶險指揮以及善后工作等。記錄和反映公路應急搶險的檔案十分重要,必須及時做好檔案收集與整理工作。

一、公路應急搶險檔案資料管理現狀分析

由于公路應急搶險涉及面廣,環節多,加上時間緊迫,搶險檔案資料收集與整理往往被忽視,造成檔案缺失的情形,主要表現在：

(一)檔案資料收集的意識不強

公路一旦發生險情,公路部門會第一時間啟動應急預案,從目前情況看,很少有人將應急搶險的檔案收集工作納入預案中,因此沒有專人負責搶險資料的檔案收集工作;由于搶險對時間要求的特殊性,在搶險過程中,大家集中全力搶險保暢,也很少有人關注對搶險經過的檔案留存;當任務結束,險情排除后,重大險情可能會有些新聞報道,一般險情基本上不會留下痕跡,好像沒有發生過一樣。

(二)檔案資料收集質量不高

資料的收集工作是檔案集中統一管理的重要內容和一項首要的具體措施,資料收集工作質量的高低直接影響到檔案的整理、鑒定和利用等環節。在公路搶險時,由于未形成收集網絡,最終只收集到一些零星的資料片段。如水毀公路搶險,涉及氣象、地質、國土、施工立項、經費撥付、交竣工驗收等多個環節,時間跨度較長,環節較多,內容也較豐富。但在收集資料時,影像資料只得到一些用手機拍攝的現場照片,文字資料只有一些簡單的數據,根本無法獲得水毀公路搶險和施工的全方位信息,無法反映該項工程的全貌,從而喪失了為該路段提供大中修工程技術參考的重要依據。

(三)檔案資料整理不夠規范

從目前收集到的公路搶險資料來看,涉及圖片、視頻,以及新聞稿和政務信息的內容較多,這些資料大多是為新聞宣傳和信息上報服務的,時效性失效后,很少立卷歸檔;另外搶險涉及的人員信息、資金撥付、物資調運和使用等資料則掌握在業務部門手中,如抗冰凍保暢通搶險,搶險人員信息在人事部門那里,采購物資如融雪劑、工業鹽等資料在財務人員那里,機械運行情況和耗損情況又在養護人員那里,交通秩序維持等資料又在路政人員那里,等等。因此,從總體上來看,公路搶險的檔案資料存在散、雜、亂等特點,整理難度比較大。

(四)檔案管理工作不夠到位

由于公路搶險屬于突發事件,并非常態化管理工作,有些部門甚至未將其納入公路檔案管理體系,認為只是臨時性事件,不需要立檔,忽視了公路作為重要基礎設施,其維護保養的歷史信息對其確保安全暢通的特殊意義。如此,公路搶險檔案資料的內容有哪些,收集的標準是什么,如何整理歸檔等一系列問題均未被考慮,從而導致檔案收集不及時,人員不專業,資料散、亂、差等情況出現。因此,如何有效規范公路應急搶險檔案的收集與整理,明確收集與整理的內容、流程、人員等,是擺在我們面前突出的問題。

二、公路應急搶險檔案資料的收集與整理

所謂公路應急搶險檔案資料,就是在公路應急搶險過程中所形成的具有保存價值的文字、圖像、聲像,以及其他各種方式和不同載體的原始記錄,它是反映公路應急搶險過程的一項重要工作,也是公路管養和交通安全管理的重要參考依據。

(一)建立公路應急搶險檔案資料的收集與整理網絡

針對公路險情頻發的特點,在公路應急搶險預案中增添檔案資料收集整理內容,將檔案留存工作作為應急搶險的一部分;由公路管養機構檔案部門牽頭,成立公路應急搶險檔案資料收集與整理工作小組,小組成員為搶險涉及的各部門負責檔案工作的人員,明確工作職責和任務分工;在搶險時,小組成員有針對性、有意識地收集有關信息,如辦公室負責收集文書資料(抗災搶險文件等)、宣傳資料,養護部門負責收集人員、物資、機械等到位缺考和工作情況,財務部門負責統計搶險投入的資金量,路政部門負責搶險現場秩序及評估搶險成效等。各部門在搶險工作結束后,必須將收集到的信息歸口至辦公室檔案管理人員手中,然后按照建檔要求整理好相關信息資料,從而實現收集與整理無縫對接。

(二)明確公路應急搶險資料的收集與整理要求

根據公路應急搶險的特點,結合檔案規范化要求,按照數字化檔案標準收集整理。首先,可以對搶險檔案單獨立卷,對檔案裝具、編號、卷內目錄等提出明確建檔標準;其次,明確檔案資料內容,按照一險一檔的要求,注意收集險情概述、搶險文書、搶險過程文字影像記錄、險情解除資料等內容。險情概述包含公路涉險時間、路段、原因以及受損程度等;搶險文書包含上級搶險收文、本部門搶險發文等;搶險過程記錄包含的文字記錄有搶險人數、搶險機械種類和數量、搶險物資投入情況以及搶險的具體情形描述,影像記錄有公路涉險前路段全貌,涉險后路段全貌,搶險時全景和近景資料,險情排除后路段全貌等。此外,還需收集搶險物資清單、資金使用情況等資料。

(三)注意公路應急搶險檔案資料收集流程

由于公路應急搶險具有突發性、緊急性特點,現場收集信息資料往往匆忙,因此要注重事前準備和事后追蹤。事前準備就是檔案人員事先設定好公路應急搶險資料收集模板,內容包括時間、地點、人員、機械、物資、資金、險情描述、搶險過程、險情排除等,在接到險情后,有序收集相關資料填充。事后追蹤就是積極聯系參與搶險的部門和人員,收集搶險的文件、圖片視頻、宣傳資料等,最后對所有收集的資料進行整理。考慮到公路應急搶險的不同類別,可以按年度建立公路搶險總目錄,按照水毀類、地質災害類、交通事故類、抗冰雪類等立卷,從而確保檔案的條理性與完整性。

(四)完善公路應急搶險檔案資料的評價機制

針對收集到的公路應急搶險資料,必須對資料的真實性、完整性與檔案價值進行有效評價,尤其是資料涉及的搶險等級、搶險資金,以及搶險中公路技術參數的變量、后續措施等,必須請相關部門人員進行專業評價,確保檔案的真實性與科學性。同時,檔案管理部門還必須對圖片、視頻及數據等信息的有效性進行判斷,剔除無關的信息,保留有價值的資料,使搶險檔案更加準確到位。

總之,真實、準確的公路應急搶險檔案資料能夠在公路工程建設、養護、管理等方面發揮重要作用,如在事故黑點整治、預防性養護、邊坡整治、路基路面大中修工程、橋梁修復施工等方面都具有重要作用。因此,科學有效地收集公路應急搶險資料檔案,對公路管養能起到更加精準、更加規范的促進作用。