信息資源共享下高校檔案管理模式創新思考

徐秀娟

(浙江科技學院檔案館)

信息資源共享下高校檔案管理模式創新思考

徐秀娟

(浙江科技學院檔案館)

傳統的高校檔案管理模式已經不能滿足當前高校教學以及管理等各項具體工作的需求,因此,高校應順應當前信息資源共享的趨勢,對自身的檔案管理模式加以創新。基于此,需要重點分析當前制約其創新的因素,如服務意識差、高校間信息資源共享機制不健全、相關技術落后、人才基礎跟不上等,從而提出具有針對性的創新路徑。

信息資源共享 高校 檔案管理 創新

隨著信息化向檔案資源管理工作的滲入,檔案用戶的滿意度能夠得到一定程度的提高。此外,基于信息技術,檔案管理工作能夠實現向縱、深以及橫向上的全面發展,充分發揮自身信息資源共享的社會價值。在任何社會,高校都是一個信息資源高度集中的機構,其在社會的信息溝通、交流中起著主要的作用,能夠在一定程度上影響國民經濟的發展。實現信息資源共享是高校檔案管理模式的必然發展趨勢,是高校自身發展、社會經濟發展的必然需求。

一、高校傳統檔案管理模式中制約因素

隨著信息技術的發展與電子檔案管理的全面普及,檔案信息資源共享的必然趨勢,也是為方便人們的生活,提升人們的辦事效率的必經之路。因此檔案管理人員必須要對傳統的檔案管理模式加以創新。為此,有必要找出傳統管理模式與現代電子信息技術管理的差異性,分析它們的利弊性,從而探索出一種更高效便捷的檔案管理模式。檔案的信息化管理與傳統檔案管理相比,有如下不同特點：

(一)在歸檔時間管理上

傳統的紙質檔案歸檔管理,由于各部門的檔案數量不同、類別不同等因素的制約,檔案管理部門在收集各部門的檔案時,為了避免收集時間上的沖突,都要提前制訂計劃和安排好各部門的不同歸檔時間,有利于有序地歸檔。這純紙質交檔過程規模大,相當耗時費力。而信息化的電子檔案交檔,可以通過網絡把文件發送給檔案管理機構并進行電子歸檔,這節約了很多送檔以及打印檔案的時間,這種電子歸檔基本上代替了純紙質的交檔方式,極大提高了歸檔效率。

(二)在資料保管方面

由于目前我們信息化程度不高,電子文件保管的水平不夠,在現有信息化水平下,一些紙質文件還是存在的,這些紙質文件作為憑證存在,才能承認電子文件的法律效力,所以檔案基本上實行“雙套制”管理,即紙質文件與電子文件同時保存。近幾年,學院各部門在提交必需的紙質文件外,其他文件都交電子版文件保管。我們在電子文件上進行加密技術處理進行保管,提取利用時保證數字檔案的安全。由于檔案信息的數字化存儲,節約了存貯空間。

(三)檔案的利用服務上

數字化檔案的出現,意味著檔案管理模式從實體檔案的保管和利用為重點轉向檔案信息的數字化存儲和提供服務,教學評估、檢查,科研項目的審核、鑒定,學校固定資產檢查,基建項目檔案的驗收等所需提供的資料,很多紙質檔案不用頻繁借出掃描、復印,只要提供檔案數字化文稿就可,這樣既保護了原件,又節約了資源。

(四)檔案管理人員自身素質上

高校現有的檔案管理人員組成主要為兩大部分。一部分為具有一定檔案管理工作經驗和資歷,但是非檔案管理專業的教職人員;另一部分為檔案管理專業畢業生,一般為青年職工。對于傳統的檔案管理工作,如收集、整理及歸檔等,這兩部分人基本能夠勝任。但是,在檔案的數字化處理、開發、維護及數據庫建立(主要用于檔案信息的導航與共享)上,現有的工作人員無法應付。其不具備信息化管理專業的相關知識,不能及時、準確地解決在檔案信息資源共享中出現的各種信息運行上的問題,大大降低高校檔案信息資源共享的品質。作為檔案管理人員,需要提升自身的業務水平,掌握數據庫管理的新技能,積極參加檔案業務培訓,與時俱進,及時歸檔并數字化,為師生提供個性化服務,提高服務價值。

二、信息資源共享下創新高校檔案管理模式的路徑淺析

在信息資源共享的倡導下,高校檔案管理模式應當對以下方面加以創新：

(一)強化服務意識,促進信息服務的多樣化和全面化發展

檔案作為一種工具,其重要性不僅體現在對信息資源的記錄與保管,更為重要的功能是服務。高校檔案資料因其自身的豐富性、全面性,其服務的群體較為廣泛,不僅包括本校的師生,還面對社會各界提供信息服務。如社會用人單位需要高校提供該畢業生的學籍、學位等檔案資料來核實畢業生的學歷真偽;在校學生考研、出國留學、找工作或畢業證遺失補辦等需要學校提供其在校的成績、學歷學位等證明材料;提供學校教師職稱評審的科研論文與獎勵等方面的數字化信息材料證明。我們檔案館都做了前期的個人資料的數字化建設,通過檔案系統查詢,可以立即搜索到個人資料,打印即可提供給老師利用。學校周年慶典前夕,我們檔案館提供了學校校友的班級、戶籍信息以及學校發展沿革的數字化掃描材料,協助校友辦做好學校慶典準備工作。我們利用在線系統查詢工具,及時出具了檔案電子信息材料,通過簽章,提供了證明材料。實現服務的便捷性、及時性與共享性。

(二)從制度建立與平臺構建上促進高校間信息資源的共享

為了促進高校間檔案信息資源的充分共享,首先我們高校間要有一個統一的檔案管理網絡化建設和資源共享的組織協調機制。目前我們各檔案管理部門也缺乏合作意愿,基本是呈封閉式的管理模式,信息共享度不夠,在這信息時代,各高校有必要借助先進的通信設施和技術手段,建設高校檔案信息網絡平臺,實現高校間檔案信息資源共享。高校檔案管理信息網絡平臺建設離不開強大功能的檔案管理信息網絡軟件,這種軟件適用于對不同密級檔案信息交流使用。各高校之間的不同,則使用的檔案管理信息軟件要求也不相同。要建立高校網絡化協調機構,通過一系列的規范與標準,改革當前各自為政的局面,建立一個規范、統一的高校檔案網絡,加強標準化建設,如網絡通信與數據庫標準、計算機軟硬件標準、網絡傳輸標準、機讀格式等標準化。才能真正實現檔案信息資源共享。

(三)將數字化技術全面引入高校檔案管理工作中

為盡快實現高校檔案資源的信息共享,必須要對其現有的檔案管理與服務技術進行創新。這就需要將以數字化技術為基礎的信息化技術全面引入高校檔案管理工作中。具體來說,各檔案管理機構加速硬件配置的更新。檔案信息網絡需要有一個完善的軟硬件技術環境。高校檔案管理機構除了要做好一般的檔案管理工作外,如針對紙質檔案資料,除了收集、分類、建檔等傳統操作外,還要積極借助電子計算機、掃描儀等現代化硬件基礎設備,來創新與完善上述基礎工作,即對檔案資料進行數字化處理。檔案數字化的關鍵是要將室藏檔案原件通過掃描儀輸入計算機,轉化為數字影像文件存儲起來,逐步實現檔案信息的全文檢索,通過這一創新,能夠為高校檔案信息共享打下良好的基礎。再者,高校應建立以信息共享為目的的高校聯網平臺。通過網絡平臺,實現線上的實時查詢,高校間可以借助數字化的信息平臺來實現相互之間檔案信息的自助式查閱,實現檔案信息服務社會化。

綜上所述,在信息資源共享下,高校檔案管理工作需要做出創新。為此,需要對當前制約模式創新的因素進行挖掘,從而找到具有針對性的創新路徑,最終實現高校檔案管理與信息資源共享的充分融合,促進前者社會價值的充分體現。