新醫改形勢下醫院檔案登記備份工作的實踐與探索

鄭玲玲

(青田縣中醫醫院)

新醫改形勢下醫院檔案登記備份工作的實踐與探索

鄭玲玲

(青田縣中醫醫院)

隨著醫療體制改革的不斷深入,醫院檔案信息應用價值日益提高,實施醫院檔案登記備份工作,既有效地推動了醫院電子文件的規范管理,又提高了醫院檔案信息化建設水平。本文對醫院檔案登記備份工作現狀及存在的問題進行了分析,并提出了相應的對策。

醫院檔案 登記備份 對策

檔案登記備份是指檔案行政管理部門定期記錄機關、人民團體、有關企業事業單位和有關重點建設項目的建設單位的檔案管理情況,并在此基礎上對單位重要檔案組織實施電子備份的活動,它包括登記管理和安全備份兩項工作內容。開展醫院檔案登記備份管理工作,對保障醫院檔案安全,提升醫院檔案規范化和信息化建設水平,都極為重要。但在實際工作中,由于醫院檔案登記備份工作涉及面廣、工作量大、專業性強等,還存在不少問題,需要我們在實踐中加以探索和完善。本文結合筆者自身工作經驗及同行交流所得的一些體會,對新醫改下醫院檔案登記備份工作中存在的問題進行了分析,并提出了針對性的改進措施,希望能夠給其他醫院開展檔案登記備份工作提供借鑒和指導。

一、做好醫院檔案登記備份工作的重要性和緊迫性

(一)確保檔案可靠性,強化法律憑證價值

近年來,隨著社會信息化進程的加快,形成了大量電子文件。而電子文件的環境依賴性、易修改性決定了其原始性即憑證價值更易被破壞,從而引起社會對檔案法律憑證價值的質疑,直接影響企業經營活動,影響政府公信力,影響社會穩定。通過登記備份,檔案部門作為非利益相關的第三方,對檔案的原始性、真實性提供鑒證,通過確保檔案的真實性來保障其法律憑證價值,可以有效化解醫院出現的醫患糾紛,維護醫患雙方合法權益,促進社會和諧發展。

(二)確保檔案安全性,提高抵御風險能力

隨著時代的進步,網絡、計算機技術在檔案工作中廣泛應用,使得醫院檔案的載體形式由傳統的紙質轉變為電子形式。檔案登記備份工作正是適應檔案管理新形勢而建立的一項創新制度,它主要是采用第三方存管方式來加強醫院檔案的監管,可防有意或無意的檔案丟失、損毀等情況,確保檔案的安全性。

(三)確保檔案有效監管,帶動檔案各項業務工作

通過開展檔案備份工作,可以實現醫院檔案室與各科室的檔案資源整合,實現檔案監管的范圍、載體拓展和工作前移,并推動檔案數字化等工作開展。

二、醫院檔案登記備份工作中存在的主要問題

(一)認識不到位

作為縣級醫院,部分醫院領導受“重業務、輕檔案”的思想影響,對醫院檔案登記備份工作重視不夠,認為醫院檔案登記備份難度大、成本高、今后可利用價值不大。有的檔案人員只關注年度立卷整理等工作,對檔案登記備份工作存在抵觸情緒,認為這項工作增加了工作量,致使一些醫院檔案登記備份工作進展緩慢。

(二)管理機制不健全

沒有按照省政府規章要求設立相應的工作機構和明確責任分工,也沒有出臺明確的制度和規范要求,工作處于無序狀態。

(三)工作開展不規范

醫院檔案專業性強、數據備份管理難度較大。醫院檔案分散管理的情況比較嚴重,有些部門為了自己查閱檔案時的方便,以檔案安全保密為由,不把檔案統一交到醫院綜合檔案室集中保管。有的醫院檔案人員對檔案登記備份工作不熟悉,在登記管理、臺賬資料、備份數據等環節沒有按規范要求認真執行,使得醫院檔案登記備份工作業務流程、技術路線、備份數據質量及管理不規范。

(四)軟硬件保障不到位

醫院檔案登記備份工作是基于數字化、信息化條件下的檔案管理工作,對工作條件要求較高,既需要計算機、網絡等硬件的配套,又需要軟件系統的支持。但是很多基層醫院受條件限制,在醫院檔案信息化建設上投入不足,直接制約了檔案登記備份工作開展。

三、做好醫院檔案登記備份工作的具體對策和措施

(一)爭取領導重視,加強條件保障

醫院檔案部門要積極爭取領導重視,把檔案登記備份工作作為醫院一項重要工作來抓,成立醫院檔案工作領導小組,明確專門人員負責醫院檔案登記備份工作,加大經費、軟硬件設施等投入,確保醫院檔案登記備份工作的順利開展。

(二)建立健全制度,完善管理機制

建立健全醫院檔案管理和登記備份工作等一系列規章制度,如電子文件歸檔制度、紙質檔案數字化規范、檔案數據安全保密制度、檔案登記備份制度、檔案數據管理維護制度等。結合醫院工作實際,制訂醫院檔案登記備份實施方案,制訂醫院檔案登記備份相應技術標準、管理標準和工作標準。明確人員職責,定期開展檔案登記備份工作監督檢查。

(三)加強分類管理,規范技術路線

由于醫院部門較多,檔案內容煩瑣復雜、專業性強,因此應加強醫院檔案分類備份管理。一是對醫院綜合檔案室保存的各類紙質檔案進行數字化轉換,形成檔案數字化副本。如我院對室藏的醫院綜合檔案進行數字化掃描,和醫院1999年以來的紙質住院病歷檔案通過拍照形成的電子病歷光盤一起一式三份保存。二是對醫院業務管理系統形成的電子業務數據進行安全備份,主要包括醫院信息系統(HIS)、醫院檢驗信息系統(LIS)、醫院影像管理系統(PACS)的電子業務數據。這些系統在運行各自服務器時醫院已做了本地數據存儲,并在指定時間通過批處理命令將這些數據在線備份到醫院另一臺服務器中,并定期向當地檔案登記備份中心進行場外離線備份。三是完善技術路線,嚴把質量關。在備份數據實施環節,要求醫院將電子公文和數字化成果,每年定期向縣檔案局進行登記備份工作。電子業務數據根據系統數據的變化情況于每月進行離線備份,并按照縣檔案局的登記審核意見和備份處置決定,做好醫院檔案的備份工作。在業務數據報送檔案登記備份中心前,我院嚴把質量關,加強備份數據的前期整理打包和檢測工作,確保備份數據的真實性、完整性及有效性。備份數據采取一式兩套離線保存,一套報送檔案登記備份中心,一套醫院留存。加強對備份數據的日常安全保管,定期開展備份數據及載體的質量檢測和遷移工作,確保備份數據安全。

(四)強化安全保障,提升災備能力

按照國家和省檔案信息化建設要求,同步規劃、建設、運行檔案登記備份管理平臺及安全防護設施,加強安全管理,提高防范攻擊、篡改、病毒、癱瘓和竊密的能力。按照國家有關檔案管理及災難備份要求,加強災備能力建設,完善登記備份軟硬件平臺建設,配備計算機服務器、磁盤陣列等信息化設施。建立健全備份數據管理制度,在技術上要加以有效地保護,如采用防火墻、網絡防病毒、認證與授權等技術,確保備份數據及信息安全。開展醫院信息系統等級保護認證及涉密系統建設,確保檔案及其報備數據的真實性、完整性、有效性和安全性。加強醫院檔案安全應急管理,制定應急預案,定期開展安全評估和應急演練,保障醫院檔案安全。

結束語：醫院檔案登記備份工作事關檔案安全,事關醫院規范管理和保障業務的有效開展,意義重大、任務艱巨。只有從思想上高度重視、在機制上逐步完善、在業務上不斷規范,扎扎實實做好這項工作,才能真正發揮檔案登記備份保全證據、保障安全、服務發展的作用。

[1]梁紹紅.切實加強檔案登記備份規范化建設[J].浙江檔案,2013(2).

[2]揭敏娟.醫院檔案登記備份工作之我見[J].浙江檔案,2013(5).