山西歷史有震記錄圖紙檔案整理中存在的問(wèn)題與對(duì)策

張正霞

(1.山西省地震局，山西　太原　030021；2.太原大陸裂谷動(dòng)力學(xué)國(guó)家野外科學(xué)觀測(cè)研究站，山西　太原　030025)

?

·工作論壇·

山西歷史有震記錄圖紙檔案整理中存在的問(wèn)題與對(duì)策

張正霞1，2

(1.山西省地震局，山西太原030021；2.太原大陸裂谷動(dòng)力學(xué)國(guó)家野外科學(xué)觀測(cè)研究站，山西太原030025)

為加強(qiáng)山西測(cè)震歷史記錄圖紙檔案管理、保護(hù)測(cè)震第一手原始記錄資料，歷史記錄測(cè)震圖紙檔案的管理工作具有重要意義。本文以有測(cè)震記錄的山西測(cè)震臺(tái)網(wǎng)、大同中心地震臺(tái)、太原基準(zhǔn)地震臺(tái)與臨汾中心地震臺(tái)的圖紙整理歸檔為例，介紹整理過(guò)程中的具體做法與經(jīng)驗(yàn)，并針對(duì)歸檔中出現(xiàn)的問(wèn)題提出指導(dǎo)性意見(jiàn)。

圖紙；管理；對(duì)策

0　引言

山西地震工作最早始于1952年崞縣5.5級(jí)地震現(xiàn)場(chǎng)考察設(shè)立的流動(dòng)地震臺(tái)。1953年底至1954年初，中國(guó)科學(xué)院地球物理研究所在太原、大同、臨汾先后建立3個(gè)地震臺(tái)站，負(fù)責(zé)有關(guān)地震活動(dòng)的監(jiān)測(cè)工作。1968年建立山西省地震局，具體管理地震科研業(yè)務(wù)工作。1969年出現(xiàn)測(cè)震觀測(cè)手段的記錄圖紙后，至今已積累大量珍貴的地震記錄圖紙，為地震分析預(yù)報(bào)提供了良好的基礎(chǔ)保障。為加強(qiáng)對(duì)圖紙的管理和應(yīng)用，保障原始記錄圖紙的安全，使其充分發(fā)揮有效作用，更好地為地震監(jiān)測(cè)預(yù)報(bào)、科研工作服務(wù)，山西省地震局綜合檔案室指導(dǎo)3個(gè)臺(tái)站開(kāi)展有震圖紙整理與歸檔工作，并進(jìn)行總結(jié)，針對(duì)整理中出現(xiàn)的具體問(wèn)題為今后測(cè)震圖紙檔案管理提供借鑒。

1　基本情況

自1969年產(chǎn)生測(cè)震記錄圖紙至今，地震觀測(cè)發(fā)展經(jīng)歷了地震監(jiān)測(cè)臺(tái)站、遙測(cè)地震臺(tái)網(wǎng)到強(qiáng)震動(dòng)觀測(cè)的變遷，保存了DD-1、DK-1、64型、65型、768型、763型、513型、維開(kāi)克、473型、573型多種儀器記錄到的遠(yuǎn)震、近震及爆破資料。2年多來(lái)，大同中心地震臺(tái)、臨汾中心地震臺(tái)、太原基準(zhǔn)地震臺(tái)和山西測(cè)震臺(tái)網(wǎng)的工作人員利用工作之余對(duì)保存的記錄資料進(jìn)行整理歸檔，共整理有震圖紙3 005卷163 213張，設(shè)保管期限為永久。其中，山西臺(tái)網(wǎng)測(cè)震圖紙1969年至2005年共有有震圖紙1 942卷107 959張；大同中心地震臺(tái)1988年至2001年共形成有震圖紙356卷14 093張；太原基準(zhǔn)地震臺(tái)1971年至2006年共整理出有震圖紙458卷26 759張；臨汾中心地震臺(tái)1979年至2005年共整理有震圖紙249卷14 402張。

2　經(jīng)驗(yàn)做法

山西省地震局分管領(lǐng)導(dǎo)從尊重歷史、保護(hù)檔案及促進(jìn)防震減災(zāi)工作發(fā)展的思路出發(fā)，于2014年5月以來(lái)多次組織辦公室、監(jiān)測(cè)預(yù)報(bào)處、監(jiān)測(cè)信息中心與太原臺(tái)相關(guān)人員召開(kāi)會(huì)議，共同商定圖紙整理、移交及保管的具體工作。山西省地震局辦公室于2014年5月15日發(fā)文(晉震辦[2014]9號(hào))，對(duì)有震與無(wú)震圖紙規(guī)定明確的篩選條件，并對(duì)如何立卷歸檔提出具體要求。綜合檔案室通過(guò)電話指導(dǎo)大同臺(tái)、臨汾臺(tái)在整理圖紙中遇到的問(wèn)題并對(duì)其做出解答。2015年7月22日，綜合檔案室派專人赴太原臺(tái)現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)圖紙整理工作，協(xié)助整理人員解決圖紙歸檔過(guò)程中的困擾。

(1) 區(qū)分有震無(wú)震，科學(xué)整理圖紙。

此次圖紙整理方案中明確提出將圖紙?jiān)谡砬胺殖鲇姓鹋c無(wú)震，明確其整理排列方法是以時(shí)間為基準(zhǔn)，輔之觀測(cè)儀器型號(hào)。

(2) 完善標(biāo)簽內(nèi)容，有序排列圖紙。

圖紙標(biāo)簽便于使用者快速了解檔案歸檔類別、起止時(shí)間、卷內(nèi)圖紙張數(shù)、所屬臺(tái)站及檔案管理等基本屬性。整理中，臺(tái)站人員在標(biāo)簽備注欄內(nèi)注明觀測(cè)儀器型號(hào)，方便科研人員分析比較不同觀測(cè)儀器在同一地震中的記錄差異，進(jìn)而提供科學(xué)有力的地震分析依據(jù)。

(3) 關(guān)注移交目錄，反映圖紙?jiān)斍椤?/p>

圖紙移交目錄便于綜合檔案室對(duì)圖紙進(jìn)行控制與管理，內(nèi)容包括：檔號(hào)、案卷題名、材料起止時(shí)間、件數(shù)或頁(yè)數(shù)、歸檔單位、保管期限、備注7項(xiàng)。臺(tái)站人員可從產(chǎn)出的目錄了解圖紙的宏觀情況，通過(guò)案卷題名、起止時(shí)間追蹤檔號(hào)就能夠查到所需圖紙。

3　存在的問(wèn)題

(1) 原始圖紙保管不當(dāng)。

個(gè)別臺(tái)站在早期處理完圖紙后混放，導(dǎo)致整理過(guò)程中發(fā)現(xiàn)圖紙的波形記錄日期、儀器型號(hào)不符等問(wèn)題，給圖紙整理帶來(lái)不便；當(dāng)時(shí)臺(tái)站的保管環(huán)境較差，部分圖紙出現(xiàn)發(fā)霉、地震記錄跡象模糊；由于觀測(cè)人員對(duì)地震記錄圖紙未及時(shí)進(jìn)行有效分析，導(dǎo)致此次圖紙整理無(wú)法對(duì)其進(jìn)行分類歸整。

(2) 圖紙單盒超出規(guī)定容量。

綜合檔案室在對(duì)圖紙裝盒檢查中發(fā)現(xiàn)，有的裝盒超出規(guī)定數(shù)量(60張)的情形，給今后檔案室的保管與利用帶來(lái)不便。

(3) 圖紙標(biāo)簽填寫不規(guī)范。

個(gè)別臺(tái)站在圖紙標(biāo)簽上隨意涂改、做標(biāo)記，不僅影響美觀，而且影響今后的查閱。

4　對(duì)今后測(cè)震記錄圖紙檔案的管理對(duì)策

4.1制定相應(yīng)的圖紙庫(kù)房管理制度

根據(jù)2014年綜合檔案室編制的《檔案工作實(shí)用手冊(cè)》中檔案管理規(guī)范制定的圖紙庫(kù)房的保管、利用、保密制度，要特別制定圖紙檔案借閱登記制度，建立健全登記借閱手續(xù)。實(shí)現(xiàn)圖紙進(jìn)出、存取登記準(zhǔn)確，借出使用后的圖紙要及時(shí)歸還庫(kù)房。按季度分類統(tǒng)計(jì)圖紙檔案的利用情況，嚴(yán)格執(zhí)行圖紙進(jìn)出庫(kù)房登記制度，隨時(shí)追蹤圖紙動(dòng)態(tài)變化。

4.2加強(qiáng)對(duì)圖紙庫(kù)房的管理

庫(kù)房管理對(duì)保存圖紙檔案至關(guān)重要。要切實(shí)做好圖紙庫(kù)房“十防”措施(防水、防火、防盜、防蟲、防高溫、防潮、防強(qiáng)光、防塵、防鼠、防有害氣體)，控制庫(kù)房溫濕度，嚴(yán)格做到庫(kù)房“八不準(zhǔn)”。即不準(zhǔn)在圖紙檔案庫(kù)房吸煙；不準(zhǔn)在庫(kù)房使用電爐、取暖器；不準(zhǔn)擅自拉接電線；不準(zhǔn)帶無(wú)關(guān)人員進(jìn)入庫(kù)房；不準(zhǔn)將檔案帶出庫(kù)房；不準(zhǔn)在消防通道上堆放物品；不準(zhǔn)在庫(kù)房堆放易燃易爆物品；不準(zhǔn)擅自移動(dòng)消防設(shè)施設(shè)備。

4.3重新組卷裝盒不合格圖紙

綜合檔案室人員對(duì)移交圖紙進(jìn)行檢查核對(duì)時(shí)發(fā)現(xiàn)，單卷裝盒超出規(guī)定數(shù)量(60張)的，會(huì)對(duì)其擺放拿取造成不便。因此，對(duì)不符合卷盒規(guī)定的圖紙重新組卷，在圖紙小標(biāo)簽上編制統(tǒng)一的案卷流水號(hào)，使每盒圖紙從外到內(nèi)井然有序。

4.4圖紙按臺(tái)站區(qū)域類別分類擺放

在圖紙檔案存放時(shí)，要按照既定的分類方案(按臺(tái)站、年度劃分區(qū)域)全面系統(tǒng)地反應(yīng)地震記錄圖紙觀測(cè)手段類目設(shè)置的具體順序。在圖紙庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)設(shè)置圖紙檔案存放位置索引(即圖紙庫(kù)房平面示意圖)，檔案柜一側(cè)制作統(tǒng)一反映存放圖紙內(nèi)容的標(biāo)牌(即內(nèi)容指引卡)。架內(nèi)圖紙盒排列要整齊規(guī)范、科學(xué)合理，方便檢索使用。

4.5根據(jù)所藏圖紙內(nèi)容編制檢索工具

在編制檢索工具時(shí)，除要體現(xiàn)每盒圖紙的順序號(hào)外，還需有體現(xiàn)盒內(nèi)觀測(cè)手段特點(diǎn)的條件。特別在編制圖紙檔案總目錄時(shí)，應(yīng)考慮體現(xiàn)圖紙的存放位置，便于圖紙統(tǒng)一化管理，快速有效地調(diào)取圖紙?jiān)?/p>

4.6定期開(kāi)展圖紙檔案檢查

對(duì)于庫(kù)房圖紙定期進(jìn)行檢查，可每半年檢查一次圖紙數(shù)量是否準(zhǔn)確、有無(wú)遺失、圖紙的受損情況和數(shù)量，及時(shí)發(fā)現(xiàn)需要整改的問(wèn)題，填寫檢查記錄，采用專業(yè)技術(shù)措施對(duì)已損壞的圖紙檔案進(jìn)行修復(fù)、復(fù)制，最大限度地減少圖紙的損失，延長(zhǎng)圖紙檔案的保存使用期限。

5　結(jié)語(yǔ)

目前，臨汾臺(tái)、太原臺(tái)的有震圖紙檔案整理已全部結(jié)束，所有圖紙已全部移交綜合檔案室圖紙庫(kù)房統(tǒng)一集中管理。由于庫(kù)容問(wèn)題，大同臺(tái)的有震圖紙暫存于太原臺(tái)庫(kù)房。此次圖紙整理工作，不僅為地震科研人員的檢索使用提供更便捷的服務(wù)，也為下一步圖紙檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換奠定基礎(chǔ)。

Problems and Countermeasures in Paper Archive Arrangement of Historical Earthquakes Records in Shanxi

ZHANG Zheng-xia1,2

(1.Earthquake Administration of Shanxi Province, Taiyuan, Shanxi 030021, China;2.State Key Observatory of Shanxi Rift System, Taiyuan, Shanxi 030025, China)

Strengthening the paper archive management of historical earthquakes in Shanxi and protecting the precious original record data have great significance. Taking Shanxi Seismic Network, Datong Central Seismological Station, Taiyuan Referential Seismological Station and Linfen Central Seismological Station for examples, the concrete practice and experience of paper archive arrangement are introduced. And the guiding opinions on the problems in the process of filing are putting forward.

Drawing; Management; Countermeasure

1000-6265(2016)03-0047-02

2016-04-19

張正霞(1975—)，女，山西省五臺(tái)縣人。2000年畢業(yè)于中共中央黨校省直分校，館員。

P315.99

A