農(nóng)業(yè)科研單位如何發(fā)揮檔案的作用

□張英妹　馬廣源

（河北省農(nóng)林科學(xué)院植物保護(hù)研究所　河北　保定　071000）

農(nóng)業(yè)科研單位如何發(fā)揮檔案的作用

□張英妹馬廣源

（河北省農(nóng)林科學(xué)院植物保護(hù)研究所河北保定071000）

農(nóng)業(yè)科研單位對(duì)檔案資料的鑒定、整理與開(kāi)發(fā)工作，關(guān)系到檔案作用的發(fā)揮，對(duì)加快農(nóng)業(yè)科研成果轉(zhuǎn)化及推廣工作都意義重大。因此，農(nóng)業(yè)科研單位要做到對(duì)科研檔案的規(guī)范化、科學(xué)化管理，為高質(zhì)量的科研工作提供更多的借鑒，充分發(fā)揮檔案在農(nóng)業(yè)科研單位科研工作中的作用。

科研檔案；檔案管理；科研評(píng)估

本文DOI：10.16675/j.cnki.cn14-1065/f.2016.04.091

農(nóng)業(yè)科研單的檔案管理工作存在的很大的不同，原因就在于農(nóng)業(yè)科研項(xiàng)目的周期相對(duì)較長(zhǎng)，常常是以一個(gè)科研對(duì)象的生育周期為歸檔的起點(diǎn)和終點(diǎn)，所以歸檔時(shí)間比較長(zhǎng)，少則數(shù)月，多則數(shù)年，有些科研成果的系統(tǒng)形成可能需要5年以上的時(shí)間，這就對(duì)農(nóng)業(yè)科研單位的檔案管理工作提出了非常高的要求。同時(shí)，農(nóng)業(yè)科研工作常常會(huì)涉及到多個(gè)學(xué)科，需要多個(gè)科研單位之間的合作，檔案管理與開(kāi)發(fā)工作還需要多個(gè)部門(mén)之間的溝通與協(xié)作，所以如何規(guī)避農(nóng)業(yè)科研單位在檔案管理中經(jīng)常存在的問(wèn)題，增強(qiáng)檔案管理與開(kāi)發(fā)工作的規(guī)范性，并充分發(fā)揮出檔案資料的科研服務(wù)作用就顯得尤為重要。

1　農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理中存在的主要問(wèn)題

基于當(dāng)前農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理工作的實(shí)踐，發(fā)現(xiàn)很多農(nóng)業(yè)科研單位對(duì)檔案管理工作還存在很多方面的問(wèn)題，這會(huì)在很大程度上影響農(nóng)業(yè)科研單位檔案作用的發(fā)揮，對(duì)農(nóng)業(yè)科研工作的有效開(kāi)展也是相對(duì)不利的。

1.1農(nóng)業(yè)科研單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)科研檔案管理工作的忽視

有些農(nóng)業(yè)科研單位的領(lǐng)導(dǎo)由于對(duì)檔案管理工作不夠重視，沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到科研檔案管理在服務(wù)農(nóng)業(yè)科技成果開(kāi)發(fā)及轉(zhuǎn)化中的作用和功能，所以對(duì)農(nóng)業(yè)科研資料的整理、歸檔與開(kāi)發(fā)工作過(guò)于隨意，在單位內(nèi)部還沒(méi)有建立健全完善的檔案管理制度，缺乏信息化建設(shè)等方面的長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃，導(dǎo)致農(nóng)業(yè)科研檔案的作用未能重發(fā)發(fā)揮出來(lái)，這無(wú)疑是對(duì)農(nóng)業(yè)科研資源的一種變相浪費(fèi)。

1.2農(nóng)業(yè)科研單位工作人員的檔案管理意識(shí)薄弱

根據(jù)我國(guó)檔案法的相關(guān)規(guī)定：“對(duì)國(guó)家規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員移交并集中管理，任何個(gè)人不得據(jù)為己有?！钡?，由于很多農(nóng)業(yè)科研單位工作人員的檔案法制意識(shí)與管理薄弱比較薄弱，很少會(huì)將自己的工作同科研檔案的科學(xué)管理進(jìn)行有效的結(jié)合，多數(shù)農(nóng)業(yè)科研人員知識(shí)收集和整理與自己科研工作相關(guān)的檔案資料，而缺乏與他人之間的協(xié)作意識(shí)，以及主動(dòng)遞交檔案資料的主動(dòng)性和自覺(jué)性，所以容易導(dǎo)致農(nóng)業(yè)科研檔案的收集不及時(shí)、不完整、不規(guī)范等方面，這對(duì)后期農(nóng)業(yè)科研工作以及檔案開(kāi)發(fā)工作的開(kāi)展都是相對(duì)不利的。

1.3科研檔案管理不夠規(guī)范

由于很多農(nóng)業(yè)科研單位的檔案管理制度不健全，所以容易導(dǎo)致科研檔案管理不規(guī)范，如在歸檔范圍上不夠明確，歸檔方法不夠科學(xué)等問(wèn)題，都會(huì)影響農(nóng)業(yè)科研檔案管理的規(guī)范性。同時(shí)，很多農(nóng)業(yè)科研單位在平時(shí)不重視科研檔案資源的開(kāi)發(fā)再利用，多是將科研檔案“束之高閣”，導(dǎo)致其科研功能無(wú)法得到有效的發(fā)揮，其在農(nóng)業(yè)科研上的服務(wù)功能沒(méi)有充分發(fā)揮出來(lái)。此外，有的農(nóng)業(yè)科研單位的信息化建設(shè)相對(duì)滯后，所以在電子檔案管理上也存在很多的問(wèn)題，如對(duì)電子檔案安全性的忽視就比較突出。

2　農(nóng)業(yè)科研單位發(fā)揮檔案作用的有效對(duì)策

2.1加強(qiáng)宣傳教育，增強(qiáng)檔案管理意識(shí)

為了充分調(diào)動(dòng)農(nóng)業(yè)科研單位內(nèi)部每個(gè)職員參與檔案管理工作的積極性、主動(dòng)性，農(nóng)業(yè)科研單位的領(lǐng)導(dǎo)要多組織相關(guān)的檔案宣傳教育和培訓(xùn)工作，結(jié)合農(nóng)業(yè)科研單位的具體情況，建立檔案宣傳教育和培訓(xùn)計(jì)劃，增強(qiáng)科技人員和檔案管理人員的檔案管理意識(shí)，使他們認(rèn)識(shí)到農(nóng)業(yè)科技檔案管理的重要性，增強(qiáng)他們主動(dòng)歸檔和參與檔案開(kāi)發(fā)的主體意識(shí)，進(jìn)而在單位內(nèi)部形成良好的檔案管理氛圍，使農(nóng)業(yè)科研單位的檔案管理工作變得更加規(guī)范。

2.2建立健全檔案管理制度

建立健全檔案管理制度，是建立健全檔案管理制度搞好檔案管理工作并有效發(fā)揮檔案作用的保證，是促使建立健全檔案管理制度檔案工作從無(wú)序到有序的重要前提條件。所以說(shuō)，農(nóng)業(yè)科研單位要重視相關(guān)制度的建設(shè)，使農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作有章可循。而檔案管理制度的建設(shè)，是一項(xiàng)原則性、科學(xué)性、系統(tǒng)性、基礎(chǔ)性很強(qiáng)的工作，會(huì)涉及到歸檔制度、收集制度、借閱制度、保密制度等多方面的內(nèi)容，所以農(nóng)業(yè)科研單位必須多學(xué)習(xí)、多借鑒，確保檔案管理制度建設(shè)的長(zhǎng)期性、有效性和可執(zhí)行性，要明確劃分檔案管理人員的崗位職責(zé)，調(diào)動(dòng)相關(guān)人員的工作積極性。

2.3提高案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

農(nóng)業(yè)科研單位的檔案管理工作是一個(gè)長(zhǎng)期、系統(tǒng)、復(fù)雜的工作，所以對(duì)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)具有較高的要求。對(duì)此，農(nóng)業(yè)科研單位在平時(shí)要重視對(duì)檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，尤其是那些從其他崗位轉(zhuǎn)崗而來(lái)，或者兼職從事檔案管理工作的人員，農(nóng)業(yè)科研單位必須建立系統(tǒng)的培訓(xùn)計(jì)劃。同時(shí)，單位內(nèi)部要建立起有效的激勵(lì)制度，調(diào)動(dòng)科研單位內(nèi)部檔案管理人員的工作積極性，促使他們?cè)谄綍r(shí)執(zhí)行嚴(yán)格、規(guī)范、科學(xué)的管理流程和管理方法，實(shí)現(xiàn)農(nóng)業(yè)科研檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化管理，更好的發(fā)揮檔案作用和服務(wù)功能。再者，農(nóng)業(yè)科研單位要重視科研檔案管理者與科研人員之間的相互合作，促進(jìn)科研檔案的開(kāi)發(fā)與利用效率，大力促進(jìn)農(nóng)業(yè)科技成果的轉(zhuǎn)化，使農(nóng)業(yè)科研檔案更好地為農(nóng)業(yè)科研服務(wù)。

2.4加強(qiáng)科研檔案管理的規(guī)范化、信息化

農(nóng)業(yè)科研單位科研檔案管理工作的不斷優(yōu)化，需要走上規(guī)范化、信息化的現(xiàn)代化之路。一方面，檔案管理人員要重視對(duì)農(nóng)業(yè)科研檔案的歸類、整理、鑒定等工作，避免檔案管理的雜亂無(wú)章和查詢不便，為日后科研檔案的開(kāi)發(fā)利用工作奠定一個(gè)良好的基礎(chǔ)。另一方面，要進(jìn)一步提高科研檔案單位的信息化水平，便于及時(shí)、快捷、方便調(diào)取相關(guān)檔案信息，提高科研檔案資源的檢索與利用效率。此外，在信息化建設(shè)過(guò)程中，必須高度重視電子檔案的信息安全和保密工作，要做好信息化檔案資源的備份與保護(hù)工作，避免電子檔案丟失、篡改等問(wèn)題，進(jìn)而更好的發(fā)揮電子檔案的作用。

結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，農(nóng)業(yè)科研單位要想充分發(fā)揮檔案的科研服務(wù)作用，就必須重視平時(shí)的檔案管理與開(kāi)發(fā)工作，明確檔案管理的崗位職責(zé)，建立完善檔案管理制度，認(rèn)真做好科研資源的整理、歸檔和開(kāi)發(fā)工作，提高農(nóng)業(yè)科研檔案的管理水平和開(kāi)發(fā)質(zhì)量，這對(duì)促進(jìn)農(nóng)業(yè)科研單位科研條件的改善，保障農(nóng)業(yè)科研平臺(tái)的穩(wěn)定運(yùn)行，以及對(duì)促進(jìn)我國(guó)現(xiàn)代化農(nóng)業(yè)的進(jìn)程都意義非凡。

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1004-7026（2016）04-0118-02中國(guó)圖書(shū)分類號(hào)：G273

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