數字測繪檔案管理現狀及對策分析

■張震寧（珠海市測繪院廣東珠海519015）

數字測繪檔案管理現狀及對策分析

■張震寧
（珠海市測繪院廣東珠海519015）

測繪檔案包含成果資料檔案、管理檔案、科研檔案、儀器設備檔案、科技檔案等內容在內的測繪活動形式構成的全部測繪檔案資料。測繪檔案是我國檔案中特殊的科技類檔案，其中數字測繪檔案是指數字化測繪設備在測繪活動中，將測繪成果資料以數碼形式存儲于光盤、照片、磁帶、磁盤等載體上，通過電子計算機等設備進行讀取和操作處理的測繪檔案。

數字測繪檔案管理現狀及對策

測繪檔案在形成方式、載體形式以及利用價值等方面與其他檔案有所不同。對于傳統的模擬形態保存的測繪檔案，數字測繪檔案在接受、儲存、管理以及利用工作有著更為特殊的要求及規范。現實中，由于資金投入的不足以及受到以往管理經驗的影響，數字測繪檔案管理通常無法滿足現實管理需求，因此對數字測繪檔案管理的現狀進行分析，針對性的提出合理的解決方案很有必要。

1　數字測繪檔案的特點、管理原則以及管理的總體要求

1.1特點

數字測繪檔案管理中的“測繪”，是測量和繪制的統稱，其專業要求高、科技水平高、技術要求高、地理覆蓋區域廣、測繪結果要求精密細致，準確度高。測繪檔案除了具有普通檔案的屬性之外還具有測繪檔案的特殊屬性，歸結起來，數字測繪檔案的特點主要有，測繪成果資料的地域性、測繪數據的唯一性、地理信息的保密性、表現形式的多樣性以及檔案連載的復雜性。

1.2原則

從使用價值考慮出發，數字測繪檔案中無論是成果資料檔案、測繪管理檔案、測繪科技檔案都屬于測繪文獻信息的重要構成，從利用的角度不用加以區分，但是從管理的角度就要根據不同的測繪性質、不同的測繪構成特點、不同的服務視角加以區分。為了做好電子測繪檔案的管理工作，需要遵循以下原則：區分測繪成果資料檔案與測繪管理檔案、區分測繪成果資料檔案與測繪科技資料檔案、區分測繪資料檔案的保密級別和期限。

1.3總體要求

數字測繪檔案管理的總體要求是保證數據信息的真實有效、準確完整。具體要去如下：采用嚴格的管理制度和技術措施，從數字測繪檔案工作的開始持續對所以作業活動進行記錄，確保生產處理過程合乎規范；對其產生、收集整理、組卷保管全程實施監控與管理，保證管理工作的持續性；明確其形成的時間、地區、使用的軟件、型號、版本、數據類型、數據信息量、負責人以及操作人員等功能與背景情況，保證測繪質量；為測繪提供合乎要求的庫房和運輸器具，是保管環境符合要求。

2　數字測繪檔案管理現狀

2.1數字測繪檔案管理規范不健全

如今，數字測繪方案的管理辦法中，一些管理辦法無法達到數字測繪檔案的現實需求，有的管理辦法只是對測繪類別和測繪的結果進行記錄，沒有將二者進行聯系和結合；有的管理辦法只是將一般的文字圖像、音頻視頻等地域地理數據信息進行要求和規范，無法達到專業性強、數據需求大、數據格式多等標準；許多管理辦法只是執行普通的檔案行業管理標準，沒有考慮到電子測繪檔案的專業性和特殊性，沒有將數字測繪行業檔案管理辦法進行推廣和執行。

2.2歸檔過程不規范

在對數字測繪進行歸檔時，基本要求采取物理歸檔的方式，但有些測繪成果由于技術條件原因，無法技術歸檔，因此要進行預先歸檔，即在線邏輯分類。但是多數工作人員在歸檔時很少進行預先分類；歸檔的原始數據組織效果不好，一些工作人員未能對原始數據進行有效的組織和命名，造成數據的混亂冗雜，為后期的整理歸檔帶來了困難；對電子測繪的背景了解不夠，很少對測繪數據背景進行說明解釋，導致電子測繪的數據特征、硬件配備以及軟件設置信息缺乏；由于專利限制或者是版權的問題，導致數字測繪檔案格式較少，這些數據無法進行分解和復制，給后期的整理、分析和利用工作帶來了困難。

2.3數據存在安全隱患

數字測繪檔案的數據完整有效是一個十分重要的風險隱患，測繪檔案歸置過程的組織混亂以及檔案的內容的缺失，未命名數據背景信息的歸檔行為給數據檔案的完整真實、準確有效帶來了隱患。按規定檔案管理部門應該定期度文件進行抽樣檢查，但是實際工作中，由于數字測繪成果資料檔案數量巨大，缺乏充足的人力和成本進行抽檢，因此幾乎沒有進行這項工作。

3　改進數字測繪檔案管理的對策

3.1實現管理電子化

根據數字測繪的屬性和要求，對相關測繪成果資料進行掃描儀、視頻、音頻、電子圖片的形式進行處理，形成電子檔案，通過數據庫技術進行壓縮儲存，執行統一的檔案管理標準，實行檔案管理電子化。

3.2制定切實可行的管理規范

針對數字測繪檔案標準不能滿足于實際管理需求的現狀，制定科學合理的計劃，對數字測繪檔案的收錄、管理及儲存制定標準，對以前頒布的管理規定進行編輯整理、重新修訂，切實落實和貫徹數字測繪檔案的管理辦法，借鑒檔案行業先進經驗，針對數字檔案的技術標準、刻錄要求、備份技術及使用檢測規范做出明確要求，并將規范和要求應用到數字測繪的檔案管理當中。

3.3建立專門的測繪檔案管理系統

首先，建立完善的測繪檔案目錄，及時動態更新，對檔案進行分類加工、整理分析，建立檔案登記制度，進行序號編碼，設置檔案統計圖表。其次，設置快捷的查詢方式，通過關鍵字查詢，分層分類建立檔案數據庫，使用多渠道的檢索查詢手法，實現遠程查詢，讓使用者更方便快捷的獲取所需信息。第三，設置檔案管理流程體系，實現檔案材料的電子化、規范化管理，對數字促會檔案的的形成、管理、保存以及注銷全古城進行跟蹤，形成規范化、電子化、信息化的檔案管理流程。最后，形成檔案自動化歸檔，使檔案的查詢、利用更方便快捷，同時保持檔案的有效、真實、完整。

3.4做好數據檢查和數據備份

為了確保數字測繪檔案管理的的規范性，減少管理工作中的安全隱患，有必要對數字測繪檔案進行數據抽查和備份。定期對數字測繪檔案進行抽查，記錄數據檢查情況登記。可以按照檔案的屬性、類別、使用目的、歸檔年度進行備份。

4　結語

測繪檔案的管理工作需要各個結構人員密切合作，加強管理工作程序中的制度化、規范化及電子化管理。針對數據安全存在的安全隱患問題，需要強化標準和管理制度建設、及時備份，定期抽查，只有這樣才能保證測繪數據的真實性、完整性以及有效性，保證測繪數據的安全性，使其真正發揮價值，服務社會。

[1]余曉松.測繪檔案管理信息系統開發研究[D].長安大學,2012.

[2]趙常紅.數字測繪背景下的測繪檔案管理技術研究[J].科技創新導報,2013(04): 229-230.

P2[文獻碼]B

1000-405X（2016）-1-135-1