做好醫(yī)院檔案管理工作的探析

李超

摘 要 醫(yī)院檔案是醫(yī)院的寶貴財富。在日常檔案工作中，要加強各部門的歸檔意識，檔案管理人員要做到精心編制歸卷目錄，增強檔案規(guī)范意識以及責任意識。當前，在信息化建設和醫(yī)療技術快速發(fā)展的影響下，醫(yī)院檔案管理工作被賦予了新的內涵，因此，醫(yī)院檔案工作應適應社會主義市場經(jīng)濟體制的要求，轉變檔案管理模式，加強檔案規(guī)范化管理，更好地為新時期醫(yī)院發(fā)展服務。

關鍵詞 醫(yī)院 檔案管理 問題與對策

中圖分類號：G271；R197.3 文獻標識碼：A

醫(yī)院在從事各種活動及工作中所形成的存在保存價值的文件、圖表及聲像等多種形式的載體文件資料就是醫(yī)院檔案，醫(yī)院檔案是管理人員和醫(yī)務工作者的勞動、智慧結晶，是醫(yī)院極為寶貴的無形資產(chǎn)。增強對醫(yī)院檔案的管理力度，有助于維護醫(yī)院的歷史，確保醫(yī)院可持續(xù)、健康發(fā)展。

1醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀

（1）檔案管理投入不足，水平不高。檔案不會產(chǎn)生直接的經(jīng)濟效益，實施規(guī)范化管理就要有相對的投入，目前醫(yī)院多存在投入不足的情況，基于有效資金的利用，只能投入在可產(chǎn)生直接經(jīng)濟效益的項目方面，因此造成短時間內醫(yī)院的資金難以應用在檔案管理方面，無法實現(xiàn)檔案管理的專業(yè)、規(guī)范、科學化。伴隨著計算機技術的應用，醫(yī)院的檔案管理手段得到了提升，但有些醫(yī)院的現(xiàn)代化管理水平相對較低，檔案管理機構的設備條件較簡陋、條件差，造成檔案資料的老化、霉化，導致信息的有效利用受到影響。

（2）輕視檔案管理工作，沒有充分認識到檔案管理工作的重要性，未能認識其存在的價值，缺乏有效管理機制，定制醫(yī)院的管理規(guī)劃時未能充分考慮檔案設備管理、投入、配置等，造成檔案管理水平無法適應醫(yī)院的發(fā)展。

（3）檔案管理工作效率低下。檔案管理職能部門或兼職管理檔案的人員積極性不高，對醫(yī)院檔案管理工作的知識及制度不能正確認識，檔案管理者自身的綜合素質不達標，沒能及時補充、掌握新知識，采用傳統(tǒng)的管理方法，造成檔案管理工作開展效率低下。

（4）電子檔案管理缺失。沒有定制一套系統(tǒng)的電子檔案管理規(guī)范，一些音視頻、文書格式的電子檔案管理不符合要求；缺乏電子檔案的認證標準，隨意更改辦公系統(tǒng)上的文件資料，影響了電子檔案信息的真實性；沒能做好電子檔案光盤、軟盤的保護工作，造成存儲文件損壞，丟失電子檔案信息。

2新時期醫(yī)院檔案管理的改革措施

2.1創(chuàng)新觀念，采用現(xiàn)代化管理理念

科學的檔案管理理念對于現(xiàn)代醫(yī)院的檔案信息利用意義重大，現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理工作開展面臨著信息技術應用、電子檔案形式、新型檔案載體保管方式等多方面挑戰(zhàn)，要求檔案管理工作者要充分完善個人綜合素質，不斷進行創(chuàng)新，以全新的觀念迎接挑戰(zhàn)，突破傳統(tǒng)封閉思想束縛，從手工型向現(xiàn)代化管理形勢轉變。對阻礙檔案管理工作開展的舊制度進行完善改革，促進檔案管理新技術的應用，全面提升工作效率、效益。

2.2創(chuàng)新檔案管理途徑

為適應現(xiàn)代醫(yī)院對檔案信息管理發(fā)展的要求，在傳承醫(yī)院檔案管理科學方法的同時，還應積極采用國內外先進的管理方式，應用現(xiàn)代化信息管理技術。主要創(chuàng)新途徑有：

（1）創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理工作模式。檔案材料里面記錄的內容密切關系到檔案的利用效果，因此醫(yī)院需要組建專門的檔案管理機構，聘用專業(yè)人員對檔案信息進行統(tǒng)一的科學化管理，確保檔案資料的完整性；另外還應在確保檔案管理工作正常有效開展的基礎上推進信息化管理，采用條碼取代編號，提升檔案管理工作實施效率及工作質量。

（2）創(chuàng)新檔案管理工作方式。

①引進ISO9000質量管理體系。檔案室是醫(yī)院的一個重要組成部門，也應該參與質量管理體系建設當中，編制出科學合理的質量體系文件及融合標準，定期接受內審及外審，促使檔案管理工作的開展更加科學化、規(guī)范化、現(xiàn)代化。

②完善管理制度。伴隨信息時代的快速發(fā)展，需要改革并完善醫(yī)院的檔案管理制度，定制并完善管理檔案的實施制度；明確檔案管理工作人員的崗位職責；定制醫(yī)院檔案管理實施辦法；完善檔案管理的收集、整理、保管、利用、保密、銷毀、補充修改、鑒定等多項制度，將其納入工作日程，促進醫(yī)院檔案制度化、規(guī)范化管理的發(fā)展。

③實現(xiàn)網(wǎng)絡化管理。利用紙質檔案數(shù)字化實現(xiàn)信息化管理；應用網(wǎng)絡、計算機技術，統(tǒng)一管理檔案信息，實現(xiàn)現(xiàn)代技術、檔案管理手段的同步發(fā)展；構建檔案管理網(wǎng)絡查詢系統(tǒng)和服務平臺；積極構建各類多媒體數(shù)據(jù)庫，發(fā)展檔案資源共享，提升現(xiàn)代化管理水平。

2.3創(chuàng)新服務方式

對醫(yī)院檔案管理服務方式進行創(chuàng)新，充分發(fā)揮醫(yī)院檔案的價值作用，促使其轉化為現(xiàn)實社會經(jīng)濟效益。醫(yī)院檔案管理部門應轉變?yōu)橹鲃臃招停e極拓寬服務范圍、領域，實現(xiàn)服務方式的創(chuàng)新化管理，發(fā)揮檔案信息的資源作用。

（1）拓寬服務范圍。充分利用現(xiàn)代化技術，以多途徑、多渠道方式對醫(yī)院檔案信息資源進行開發(fā)，構建醫(yī)院檔案信息網(wǎng)絡，實施網(wǎng)絡檔案服務。依據(jù)社會需求發(fā)展形勢，擺脫業(yè)務觀點，利用檔案資源，從多層次、多角度為患者、社會公眾和醫(yī)務人員服務。

（2）提高檔案利用價值。檔案管理工作在向現(xiàn)代化轉型發(fā)展期間，傳統(tǒng)檔案和現(xiàn)代檔案服務之間是“相輔相依”的服務方式，它們之間存在著密切的互補性，所以醫(yī)院檔案管理部門應依據(jù)發(fā)展趨勢，對傳統(tǒng)檔案服務方式進行優(yōu)化，促進醫(yī)院檔案管理服務方式的創(chuàng)新發(fā)展。

2.4注重特定時期的醫(yī)院檔案管理

特定時期形成的醫(yī)院檔案，能夠反映醫(yī)院的改革發(fā)展轉折點、閃光點等，對這些檔案進行針對性的收集、整理、保管，有助于醫(yī)院歷史順延，改革醫(yī)院體制，調動醫(yī)院員工的向心力等。

3結語

檔案管理工作是醫(yī)院各項工作開展的基礎前提和連接紐帶，醫(yī)院發(fā)展建設過程中應充分認識檔案管理工作開展的重要性及作用。現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理部門應對檔案管理的內涵充分、準確地認識，積極應用新技術、新方法，大膽嘗試、積極創(chuàng)新，確保醫(yī)院的檔案管理工作得以全面、有效開展，實現(xiàn)更高的經(jīng)濟、社會效益。

參考文獻

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