淺談如何做好檔案管理的安全工作

朱小琳

文章編號：2095-6835（2016）07-0047-01

摘 要：檔案安全是檔案工作的重中之重，確保檔案安全是檔案工作者的天職。結合檔案管理工作實際，闡述了如何規范檔案管理的安全工作。

關鍵詞：檔案管理；安全防范意識；檔案室；審批程序

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2016.07.047

檔案管理是一項長期、具體的工作，因此，檔案管理的安全工作顯得尤為重要。針對檔案安全問題，筆者認為，相關工作人員應做好以下幾點。

1 樹立新觀念，增強安全防范意識

管理人員對檔案的重視是檔案管理安全工作順利開展的前提。相關管理人員應明確檔案是集體的寶貴財富，積極規范檔案管理工作，使其發揮應有的作用。此外，相關管理人員應增強自身的檔案安全意識、加強檔案設施建設和對檔案信息系統的安全管理。筆者單位成立之初，沒有規范的檔案管理制度，甚至未設立管理人員，導致許多工程檔案丟失，幾年后驗收工程時，由于沒有用于核對的檔案資料，造成了不必要的損失。此后，領導開始重視檔案工作，實行領導負責制，完善了檔案管理制度，明確了各項職責，將檔案工作落到了實處，保障了檔案安全工作的順利開展。

2 規范檔案保護機制

許多重要信息一旦被損壞或丟失，就很難再次獲得。對于重要檔案的安全保護工作而言，筆者認為，應嚴格規范管理方法。

2.1 加強信息管理標準化建設

以本單位為例，我局條理性地完善了檔案管理制度。可從以下2方面完善檔案工作實施流程：①在機構組織管理、基礎設施、業務建設、檔案信息化建設、檔案信息開發利用五個方面確定目標任務，并向局領導、責任科室、個人層層分解，簽定目標責任書，真正做到“任務、時間、人員”三落實。②嚴格按照檔案接收、鑒定、整理、保管、利用程序的要求實施管理，注重日常文件、資料信息的接收工作，處理完成的文檔、圖紙、圖片、電子文檔、實物等必須在1個月內進入局檔案室；按程序處理檔案，并及時向市檔案館報送檔案。此外，還應廣泛收集新政策、法律法規、理論學說、高新科技等中涉及規劃建設方面的文獻資料，從而擴大信息來源。檔案入庫前，應對其真實性、完整性、可用性、時限性和保密程度進行分類鑒定和處理，這有利于動態管理的實現，并對檔案進行整理、保管分類、編號、登記，從而提升檔案的保存價值和使用價值；檔案入庫時，應按規定分類存放，確保檔案的目錄、名稱、存放位置與計算機管理總目錄協調一致，以便檔案的清查和使用；檔案入庫后，應切實加強對檔案的保管、保衛和保密工作，堅持每月清潔庫房，做好防火、防盜、防蟲咬、防霉變等預防工作，每半年對電子文檔載體和環境進行檢測，及時觀察信息的保存情況，做到防磁化、防輻射、防碰撞，每半年對全局檔案實施全面檢查，落實檔案管理制度，重點檢查安全防護、正規化建設等方面的工作，發現安全隱患時應及時處理；妥善保管和利用檔案資料，并按照審批、登記、發出的程序向社會提供檔案咨詢服務。

2.2 加強硬件設施建設

在檔案管理工作中，硬件設施是必不可少的。我局的檔案硬件設施建設分為以下4方面：①在辦公經費短缺的情況下撥出專款，設置了150 m2的檔案室，并改造了老舊的檔案室、增大了檔案容量；②購置了10個鐵質文件柜以及大批消防、防盜、防蟲、刻錄機等設施和物品，提高了檔案室的安全防范能力；③按行政、業務、科技三大類設置了總信息庫，并與全局30余臺電腦聯網，加強了內部信息的共享，提高了工作效率；④各科室文獻資料的收發、登記、信息傳遞和電子文件的存放均實現了自動化，檔案管理的科技含量倍增，確保了我局檔案管理工作的上檔升級。

2.3 融合新的管理手段

利用新技術和新手段管理檔案是檔案事業發展的必然趨向，也是提高檔案管理水平和檔案工作效率的需要。檔案管理人員要時刻學習國家《檔案法》中的有關條款、保密守則和獎懲措施，從而使檢查工作有法可依；審查檔案管理目標責任的落實情況，實行獎懲措施；督促各科室整理資料，并及時向局檔案室移交，以防檔案資料遺失；全面清庫，在檔案的進檔、修復、續存、可用、銷毀、上繳等方面進行檢查、分類整理，重新編寫目錄，并上機登記。

3 結束語

要想做好檔案管理的安全工作，除了要規范管理制度和管理流程，立檔單位還要及時對監測到的不安全因素加以控制，發現可能存在的安全隱患，積極防范，使突發事件造成的損失降至最低，從而有效保護檔案資源。

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〔編輯：張思楠〕