論繼續教育檔案管理信息化建設

姬鵬華

摘 要：在我國的教育體系中，繼續教育是一個很重要的組成部分，因此開展繼續教育檔案管理工作就顯得尤為重要。本文首先從繼續教育檔案管理信息化建設中存在的問題出發，進而提出了其完善的科學探討。

關鍵詞：網絡技術；問題；繼續教育；措施

所謂檔案管理信息化即利用網絡技術對學校檔案資源進行科學整合和管理，以高效應用檔案資料為最終目標。傳統的檔案管理形式比較單一，方法陳舊，伴著社會網絡信息技術的迅猛發展，檔案管理信息化建設迫在眉睫。繼續教育檔案的信息化管理，可以提升檔案管理工作的效率，為社會其他部門的信息化發展工作提供充分地參考資源。

1 繼續教育檔案管理信息化建設中存在的問題

1.1 信息化建設投入不足

如今繼續教育已步入了普遍化階段，教育規模迅速壯大，在校學生也越來越多。然而在具體的實踐工作中，會出現資金緊張等很多的問題。在相關的繼續教育資金地預算中，對于檔案信息化建設保持著較低的資源投入，大多數繼續教育學校的檔案管理信息化的硬件設備不足，相應的配套軟件缺乏。檔案管理信息化建設的基礎和前提依靠的是專業軟件和硬件設備，沒有信息化建設的硬件和軟件，繼續教育檔案管理信息化建設只能是紙上談兵。

1.2 檔案管理人員水平有待提高

由于從事繼續教育檔案管理人員的素質相對比較低下，造成了繼續教育檔案管理水平不高。這是因為檔案管理工作人員的年齡結構、自身觀念、對新知識的理解能力等都存在很大的問題。這就影響了檔案管理工作的有效開展。他們只能進行一些簡單的整理資料的工作，對于一些技術含量高的工作根本就不能適應，尤其是用計算機進行的一些操作，更是不能勝任。這就阻礙了繼續教育檔案管理的信息化建設的發展步伐。

1.3 信息化管理的安全存在問題

當前由于信息技術的發展，繼續教育檔案管理也引入了網絡技術，通過網絡技術進行統一管理和操控，確實提高了檔案管理的效率。但由于網絡技術本身存在很多不安全的因素，導致了繼續教育檔案管理信息化過程中也出現了諸多不安全因素，使網絡技術信息化管理存在很多的安全隱患。

1.4 管理信息化水平較低，檔案信息的利用程度不高

繼續教育院校實現檔案管理信息化建設首先必須要具備信息化管理專業的人才，還要具備一定的硬件設施，這樣才能提高繼續教育檔案管理信息化建設的效率。但由于人員和硬件設施不到位導致了當前的信息化管理水平較低，檔案信息的利用程度不高，失去了檔案管理的意義。

2 完善繼續教育檔案管理信息化建設的有效途徑

2.1 進一步加大信息化建設投入

各繼續教育院校建設檔案管理信息化，必須要加大信息化建設的投入，包括從政策和資金兩個方面進行投入。將繼續教育信息化建設加入到學校整體的發展規劃中來。在政策方面，首先要讓檔案管理人員意識到檔案管理信息化建設的重要性，在全校范圍內建立一種檔案管理信息化的氛圍，為檔案管理信息化建設創造良好的環境，動員全體人員學習信息知識。在資金投入方面，首先要加大對硬件和軟件的投入，還要設置專門的機構進行專項資金管理，加強對資金的管理和監督工作，提升資金的利用效率，使繼續教育的信息化管理工作得到更好的促進，讓檔案管理信息化工作服務于學校

2.2 提高管理人員整體職業素質

提升檔案管理員工的綜合素質可以有效提升他們的工作效率。作為一名優秀標準的檔案管理工作人員，應該具備優良的職業道德，另外還要具備豐富的檔案管理專業知識和技能，此外，還要具有一定的創新精神。要提高管理人員的素質可以引進專業的人才，也可以通過內部員工培訓對他們進行再教育，幫助他們學習更多的知識，以提高他們的綜合素質，為繼續教育院校提供更多高素質的人才。

2.3 加強檔案信息化管理的安全性

我國信息資源的重要部分即檔案資源，教學方面的不斷改革和發展以繼續教育檔案為重點參考的依據，所以檔案管理信息化建設的安全性和可靠性有待加強。因為只有通過網絡平臺，才能使信息化管理得以完成，因此在一定程度上會影響檔案的安全。要避免此類問題的發生，就必須要有相應的安全對策，降低安全威脅。檔案管理人員應該適時的對電腦軟件進行殺毒，屏蔽一些存在隱患的消息，并安全備份收集整理的檔案信息，使檔案資源的安全性得到有效保證。

2.4 提升對電子文件的監管理力度

要進一步提升繼續教育檔案管理人員對電子文件監管力度，有效的避免因人為素質導致的繼續教育檔案信息不準確等情況的發生。此外，作為管理人員要強化和全面認識檔案管理信息化建設，對學校檔案信息化的各個方面進行密切關注。在學院檔案管理過程中，以繼續教育檔案管理工作中優秀的管理措施為參考，做好對檔案管理工作進行分析并完善相關舉措，在此過程中，務必做到與自身的管理狀況相結合，大幅度提高繼續教育檔案信息化建設的效率。網絡技術的不斷普及，要求實現對繼續教育電子文件的規范化管理。在繼續教育檔案管理信息化建設工作當中，必須制定出嚴格的電子文件管理制度，并在能夠控制電子文件的基礎上，避免出現類似于人為修改造成誤差的情況出現，而導致院校重要數據的丟失。

2.5 建立健全繼續教育檔案管理制度

繼續教育檔案管理制度建設應內容包括：①制定歸檔范圍制度、歸檔時間制度、保管期限制度、歸檔實施辦法和借閱制度等；②制定繼續教育檔案管理人員崗位職責；③制定繼續教育檔案管理細則和呈報要求；④制定繼續教育檔案管理人員基本素質能力要求等，使制度真正成為繼續教育檔案管理信息化建設的基本保證。

現代社會發展要求必須加強繼續教育檔案管理信息化的建設。并針對當前繼續教育檔案管理工作中存在的某些問題，制定加大信息化建設的資金投入、提高管理人員綜合素質、加強檔案信息化管理的安全性、提升對電子文件的監管理力度、建立健全繼續教育檔案管理制度等一系列舉措，為實現繼續教育檔案管理信息化建設做好必要的準備。

參考文獻：

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