關于新時期促進文書檔案管理水平提高若干問題探討

檔案，是國家的寶貴財富，每個檔案工作者，都應當樹立科學的管理理念，運用現代化技術做好檔案管理工作。文書檔案管理工作是單位重要的服務性和基礎性工作，實行全面科學化的文書檔案管理是衡量單位管理水平的一個重要標準。只有搞好文書工作與檔案工作的規范銜接，加強部門單協作，做好文書檔案收集工作，建立有效的管理制度和工作程序等，實現文書檔案管理工作的規范化、標準化，才能提高文書檔案管理水平，為單位的建設和發展提供優質的服務。文書檔案工作人員應當在當前我國國民經濟發展和行政體制改革新的時代下樹立文書檔案管理工作的科學化、規范化、標準化，才能實現文書檔案工作與社會實踐的理性化發展。

一、更新觀念，提高檔案管理現代化的認識

要做好檔案工作管理科學化、現代化，首先要檔案工作者更新觀念，提高對檔案管理工作現代化的認識，轉變檔案管理現代化可搞可不搞的想法，并且積極爭取領導和各方面的支持。領導的重視程度對于文書檔案管理工作的發展具有重要意義，應該說領導層的決策會影響文書檔案管理工作的發展程度。可以通過加強宣傳等有效工作，增強領導的檔案意識。各級文書檔案工作者也需提高認識，明確任務，應對檔案工作面臨的新的挑戰，樹立服務意識，真正把檔案當成寶貴的無形資產，切實加強管理工作，適應形勢發展的需要。

二、建立科學完善的檔案資料管理制度，創新文書檔案工作

要想合檔案管理工作走上制度化、法制化的軌道，就需要建立健全不同崗位、不同級別工作人員的崗位責任制，各把項任務落實到人，實行目標管理，進行年度考核。建立嚴格的檔案歸檔制度、保管制度、借閱制度、統計制度及保密制度等，盡可能細化要求，簡捷明確，操作性強。同時要嚴格執行按照規范程序辦理公文。充分利用計算機技術在文檔管理中的運用，使文件的形成、運行、積累、轉換等各個環節與自動化辦公相銜接，系統地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、統計等工作，已成為現代文書檔案工作的大趨勢。這種創新型文書檔案工作，文書檔案管理數字化、信息化是當前信息社會對文書檔案工作的必然要求，也是文書檔案工作者的努力方向。利用現代化技術整理檔案，不斷發揮現代化設備及軟件管理優勢，提高工作效率，真正達到簡化整理、深化檢索的目的。

三、把握好文書工作與檔案工作的關系，搞好兩者之間的規范銜接。

文件是檔案的前身，文書工作的全過程也是檔案的形成過程，文件質量的好壞直接影響檔案的質量，高水平的檔案管理是建立在文書部門規范處理文件基礎上的。檔案工作是在文書工作的基礎上對檔案進行收集、整理、保管、鑒定、編研、檢索、利用等。文書工作是檔案工作的前提條件和基礎，文書部門把本單位工作過程中形成的、具有保存價值的文件材料經過文件檔案的鑒定，做好整理立卷，定期向檔案部門歸檔。這就要求相關人員做好文書工作和檔案工作的規范銜接，從事文書工作的人員要有較強的檔案意識，把好文件材料的質量關，平時做好文書材料的立卷歸檔。要平時文件處理中，要時刻想到檔案工作，實現文書、檔案工作一體化。例如：紙張大小、文字格式、裝訂上都要做到規范化、標準化，嚴禁用圓珠筆、紅墨水、鉛筆復寫紙等起草、修改批閱文件材料等。收發文件要及時登記，文件處理要及時、準確。

從事文書檔案的人員要加強與各部門的協調與溝通，保證檔案收集渠道的暢通，文書檔案中的許多利用價值較高的檔案往往來源于檔案的質量，平時注意及時收集具有存檔價值的工作材料，并保證材料齊全完整。著重收集能夠揭示一個單位的歷史、現狀和未來發展，具有證據和查找價值的信息資料，切實發揮檔案的證據、參謀、情報作用。

四、切實采取有效措施，提高文書檔案工作效率

一直以來，在文書檔案工作方面仍然存在一些問題。如：文書檔案利用程序煩瑣，有用信息歸檔率不高，文書檔案查找利用困難、利用效率低下等。要解決這些問題，可以先從簡化文書檔案利用程序、完善檢索工具上入手，去掉填表、身份驗證等非必要環節，而由文書檔案工作人員對文書檔案利用者進行咨詢，以便更快速準確查找到利用者所需要的文書檔案。文書檔案檢索工具的完善是提高文書檔案服務效率的手段之一。并且隨著現代化信息技術的進一步發展，盡快完善軟件、硬件，加強文書檔案信息化的進程。

以計算機網絡系統運行為支撐，引入辦公自動化軟件，建立覆蓋全單位的檔案網絡系統，實行部門網上歸檔、計算機管理與檢索，達到實時歸檔、簡化整理、深化檢索、利用便捷的目的，最終實現文檔一體化管理。

五、提高文書檔案管理人員的政治、業務素質和專業能力

文書檔案管理是一項專業性很強的工作，它要求管理人員首先要有高度的工作責任感、良好的職業道德、樂于奉獻的工作精神、求真務實的工作態度。文書檔案工作人員由于平時接觸黨和國家的重要文件比較多，而有些文件具有一定的機密性和較強的政治性，這就要求工作人員要具備守口如瓶和嚴守國家機密的專業素質。另外文書檔案工作也是服務工作，文書檔案工作人員要熱愛本職工作，認真細致，不計名利，熱心服務。

另外隨著辦公設備的現代化、技術和管理的現代化，單位日常工作文檔的種類和載體的日益多樣化，管理方法不斷更新，對文書檔案管理人員在適應現代化發展的業務素質和專業能力等方面提出了更高的要求。打造一支高素質、高能力、高效率、創新意識強的文書檔案管理隊伍，從實際工作出發，加強現代信息技術在文書檔案工作中的應用，多學習、應用檔案工作管理軟件，切實推進檔案工作科學化、現代化管理。

（作者單位：黑龍江省鐵力市圖書館）