提高企業(yè)行政管理效率的方法

1湖東社工委 2南開大學(xué)

摘 要：在企業(yè)管理工作中，行政管理為非常重要的組成部分，其在確保企業(yè)順利開展各項(xiàng)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)，促進(jìn)企業(yè)整體管理水平及核心競爭力等方面，均發(fā)揮出了舉足輕重的作用。近些年來，市場競爭日益激烈，企業(yè)為在市場中占據(jù)重要地位，就需要采取科學(xué)有效的方法，充分促進(jìn)自身行政管理效率的提高。本文從企業(yè)開展行政管理工作的意義、行政管理工作內(nèi)容、管理效率不高的影響因素等方面出發(fā)，就企業(yè)如何采取有效方法提高行政管理效率展開探究。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；行政管理效率；方法

作為企業(yè)的中樞神經(jīng)系統(tǒng)，行政管理主要是負(fù)責(zé)企業(yè)日常各項(xiàng)事務(wù)的管理，起著促進(jìn)各個(gè)部門及各工作人員溝通，確保順利開展財(cái)務(wù)及生產(chǎn)經(jīng)營等活動(dòng)。其中，行政管理效率指的是企業(yè)在將既定目標(biāo)完成的前提條件下，工作獲得的成果與投入工作量的比。對于一個(gè)企業(yè)而言，如果其行政管理效率不高，那么其內(nèi)部各部門就會(huì)出現(xiàn)工作僵化的情況；只有具備高水平的行政管理效率，企業(yè)才能得以科學(xué)有序運(yùn)轉(zhuǎn)，獲得理想的行業(yè)競爭優(yōu)勢。

一、企業(yè)開展行政管理工作的重要意義

企業(yè)開展行政管理工作，具有以下重要意義：（1）可促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提升。通過加強(qiáng)行政管理，企業(yè)可借助相關(guān)規(guī)章制度來合理配置內(nèi)部人力財(cái)力及物力，進(jìn)而為實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)提供充分的資源支持。另外，借助行政管理，企業(yè)還可逐漸形成富有特色的企業(yè)文化，這同樣有利于提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。（2）促進(jìn)企業(yè)規(guī)范化管理。在一個(gè)企業(yè)中，其管理機(jī)構(gòu)一般分為兩部分：管理決策層與執(zhí)行層，其中，管理決策層的工作便是從企業(yè)發(fā)展角度出發(fā)，制定出相應(yīng)的政策方針及戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)等。而作為處于企業(yè)執(zhí)行層與管理決策層之間的一個(gè)部門，行政管理部門則扮演者中介者的角色，起著向執(zhí)行層傳遞決策層的工作決策、監(jiān)管執(zhí)行部門具體工作情況、向管理決策層反饋執(zhí)行層執(zhí)行情況及其意見的作用。（3）可促進(jìn)企業(yè)整體管理效率的提高。只有企業(yè)的行政管理部門及時(shí)向管理層反饋相關(guān)數(shù)據(jù)，管理層才能以市場實(shí)際變化情況為依據(jù)，才能及時(shí)、合理調(diào)整企業(yè)的營銷戰(zhàn)略及未來發(fā)展方向。由此可見，行政管理工作的開展，對確保企業(yè)內(nèi)部信息暢通，促進(jìn)企業(yè)整體管理效率及運(yùn)行有效性發(fā)揮出重要作用。

二、企業(yè)行政管理的主要工作內(nèi)容

企業(yè)行政管理工作主要包括計(jì)劃、組織、指揮及控制等內(nèi)容。具體情況如下所示。

（一）計(jì)劃工作：企業(yè)會(huì)從自身具體情況出發(fā)，確定管理目標(biāo)及實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的方法。對于現(xiàn)代企業(yè)而言，其在開展行政管理工作過程中，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵循計(jì)劃性原則，將預(yù)測工作做好，只有這樣，才能有效指導(dǎo)行政工作，實(shí)現(xiàn)行政管理效率及效果的提高。

（二）組織工作：組織機(jī)構(gòu)為企業(yè)運(yùn)行最基本的框架，其需要對各級(jí)行政管理人員的職責(zé)、任務(wù)的分配以及決策的制定等問題有一個(gè)明確的了解。企業(yè)為確保充分落實(shí)行政管理工作，促進(jìn)管理渠道的通暢，就需要加快責(zé)權(quán)制度的建立，將組織框架進(jìn)行完善。

（三）指揮工作：指的是企業(yè)的行政管理部門通過采取一定的措施，明確各工作人員的職責(zé)，并對其進(jìn)行合理分工。在開展指揮工作時(shí)，還應(yīng)注意將行政管理人員的工作熱情充分調(diào)動(dòng)起來，并協(xié)調(diào)好他們之間的關(guān)系。

（四）控制工作：企業(yè)行政管理中的控制工作，指的是通過建立激勵(lì)機(jī)制及獎(jiǎng)懲制度，從而有效控制、檢測各員工的工作情況，并做出相應(yīng)的調(diào)整。在開展控制工作時(shí)，可對行政管理工作的效果進(jìn)行準(zhǔn)確判斷，并提出改進(jìn)的地方。

三、企業(yè)行政管理效率不高的主要影響因素

（一）未能合理設(shè)置行政機(jī)構(gòu)

國內(nèi)一些企業(yè)由于認(rèn)識(shí)不足，未能合理設(shè)置行政管理機(jī)構(gòu)，出現(xiàn)機(jī)構(gòu)設(shè)置臃腫且過于龐大等問題，引起“政出多門”的情況，導(dǎo)致無法有效傳遞上級(jí)部門下達(dá)的一些指令及命令，使得下級(jí)部門無法準(zhǔn)確且快速執(zhí)行上級(jí)做出的決策，最終降低了企業(yè)的行政管理效率。

（二）缺乏完善的行政規(guī)章制度，且執(zhí)行力度不強(qiáng)

企業(yè)為有效提升每部行政管理效率，一項(xiàng)基礎(chǔ)工作便是制定出科學(xué)合理的行政規(guī)章制度。然而實(shí)際上，我國不少企業(yè)的行政規(guī)章制度還存在不少問題，主要體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：其一，不具備健全的行政規(guī)章制度：在一些企業(yè)中，其現(xiàn)行的行政規(guī)章制度要么是沿襲幾年前的，要么完全照抄其他企業(yè)的制度，與自身的發(fā)展需求不符。其二，行政規(guī)章制度的執(zhí)行力度不強(qiáng)：不少企業(yè)的行政規(guī)章制度并無多少實(shí)質(zhì)，目的僅僅是為了應(yīng)付領(lǐng)導(dǎo)或上級(jí)部門的檢查，在實(shí)際工作時(shí)也很少會(huì)依據(jù)規(guī)章制度行事，導(dǎo)致制度流于形式。

（三）企業(yè)行政管理人員的綜合素質(zhì)普遍不高

在企業(yè)發(fā)展過程中，行政管理工作起著非常重要的影響作用。但是現(xiàn)階段，我國不少企業(yè)的行政管理人員的綜合素質(zhì)不高，大大降低了行政管理的效率。究其原因，主要是企業(yè)管理階層對行政管理工作不夠重視，使得行政管理人員缺乏強(qiáng)有力的服務(wù)意識(shí)及工作熱情，業(yè)務(wù)水平及知識(shí)能力也不高，這就給企業(yè)行政管理效率的提高造成了不利的影響。

四、促進(jìn)企業(yè)行政管理效率提高的有效方法

（一）加大合理行政管理模式的建立力度

為確保能夠迅速觀察相關(guān)決策，實(shí)現(xiàn)行政管理的目的，企業(yè)就應(yīng)當(dāng)加大合理行政管理模式的建立力度。其一，必須以企業(yè)實(shí)際情況為依據(jù)來建立合理的行政管理模式。這是因?yàn)椴煌髽I(yè)的情況有所不同，只有從企業(yè)自身實(shí)際情況出發(fā)，才能確保建立的行政管理模式科學(xué)合理，并滿足企業(yè)今后的發(fā)展需求。其二，嚴(yán)格按照規(guī)范化的標(biāo)準(zhǔn)及要求，對行政管理部門進(jìn)行合理調(diào)整，并嚴(yán)格遵循科學(xué)性、實(shí)用性的原則，確保在企業(yè)中建立科學(xué)合理的行政管理系統(tǒng)。

（二）采取科學(xué)有效的企業(yè)管理方法

科學(xué)合理的企業(yè)管理方法包括績效考核以及目標(biāo)管理等?，F(xiàn)階段，我國大部門企業(yè)依舊采取比較陳舊落后的行政管理方法，僅僅對相關(guān)行政命令及行政規(guī)章較為重視，無法充分激發(fā)出員工的工作熱情。而通過在企業(yè)的行政管理工作中引入企業(yè)管理注重投入產(chǎn)出的這種精神，可有效增強(qiáng)行政管理人員的責(zé)任意識(shí)。除此之外，企業(yè)還應(yīng)從實(shí)際情況出發(fā)，建立科學(xué)的績效考核體制，進(jìn)一步促進(jìn)績效評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)的完善，進(jìn)而為員工創(chuàng)設(shè)公平、開放、競爭、激勵(lì)的平臺(tái)，使運(yùn)功的工作方式更為靈活和自由，在科學(xué)考核員工工作業(yè)績的同時(shí)，從本質(zhì)上提高企業(yè)的行政管理效率。

（三）促進(jìn)行政管理規(guī)章制度的完善，并加大執(zhí)行力度

建立完善的行政管理規(guī)章制度，對提高企業(yè)的行政管理效率有著重要的意義。因此，企業(yè)應(yīng)當(dāng)對自身情況有一個(gè)全面的了解，并以此為依據(jù)，加快科學(xué)完善、且適合企業(yè)發(fā)展的行政規(guī)章制度的建立。另外，倘若這些行政管理規(guī)章制度未能得到嚴(yán)格的執(zhí)行，而是流于形式，那么就無法發(fā)揮出應(yīng)有的價(jià)值與作用。因此，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)階層應(yīng)要求各部門需嚴(yán)格按照制定的規(guī)章制度行事，如果出現(xiàn)不嚴(yán)格執(zhí)行的情況，就進(jìn)行嚴(yán)肅處理。只有加大行政管理規(guī)章制度的執(zhí)行力度，充分維護(hù)其權(quán)威性，才能真正促進(jìn)企業(yè)行政管理效率的有效提高。

（四）全面提升行政管理人員的綜合素質(zhì)

企業(yè)行政管理工作的開展離不開員工的支持，為實(shí)現(xiàn)行政管理效率的提高，企業(yè)就應(yīng)當(dāng)采取科學(xué)有效的方法，全面促進(jìn)行政管理人員綜合素質(zhì)的提升。首先，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)予以高度重視。在市場競爭日益激烈的大背景下，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)具有戰(zhàn)略眼光，充分意識(shí)到行政管理工作在促進(jìn)企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展中的重要價(jià)值，明晰為實(shí)現(xiàn)行政管理效率的提高，需提升行政管理人員的綜合素質(zhì)?？偟膩碚f，企業(yè)領(lǐng)到階層需對行政管理人才的培養(yǎng)予以高度重視，并為人才隊(duì)伍的建設(shè)提供良好的條件及氛圍。其次，加大培訓(xùn)行政管理人員的力度。通過對員工展開良好的培訓(xùn)，可為企業(yè)的運(yùn)營及長遠(yuǎn)發(fā)展提供高水平、高素質(zhì)的人才支持。因此，企業(yè)應(yīng)當(dāng)加大對行政管理人員的培訓(xùn)力度，通過組織進(jìn)修、邀請專家舉辦講座等方式，來促進(jìn)行政管理人員專業(yè)知識(shí)水平及綜合素養(yǎng)的提高。

五、結(jié)語

綜上所述，企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營及今后的發(fā)展均離不開行政管理工作的支持，其各項(xiàng)工作能夠順利開展，以及開展的效果，均受到行政管理效率的直接影響。在此種形勢下，企業(yè)應(yīng)當(dāng)加大合理行政管理模式的建立力度，采取科學(xué)有效的企業(yè)管理方法，加大行政管理規(guī)章制度完善及執(zhí)行力度，全面提升行政管理人員的綜合素質(zhì)，充分挖掘出管理人員的潛能，在充分促進(jìn)企業(yè)行政管理效率提高的基礎(chǔ)上，獲得理想的管理效果。

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