探討煤炭企業(yè)辦公室接待工作思路

華晉焦煤有限責(zé)任公司

摘 要：在煤炭企業(yè)公務(wù)活動(dòng)中，辦公室需對(duì)來訪者進(jìn)行迎送、聯(lián)系、招待、接談以及咨詢等活動(dòng)，這些活動(dòng)被稱之為辦公室接待。煤炭企業(yè)辦公室的這種接待工作，在其經(jīng)營(yíng)中發(fā)揮著極為重要的作用。隨著接待工作對(duì)企業(yè)發(fā)展的影響逐步提升，接待工作的需求變得日益復(fù)雜。為滿足辦公室接待工作的需要，工作人員就得掌握必要的技巧。本文就煤炭企業(yè)辦公室接待工作進(jìn)行簡(jiǎn)單分析。

關(guān)鍵詞： 煤炭企業(yè)； 辦公室接待； 思路

隨著煤炭企業(yè)逐步發(fā)展，辦公室工作人員需要根據(jù)實(shí)際情況轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)，改進(jìn)工作方法，加大服務(wù)力度，提高服務(wù)質(zhì)量。在新形勢(shì)下，黨委與政府對(duì)辦公室工作提出新的要求。在適應(yīng)其業(yè)發(fā)展期間，如何做好煤炭企業(yè)辦公室接待工作成為重要的研究課題。

一、煤炭企業(yè)接待方面存在的問題

（一）事前溝通協(xié)調(diào)有待加強(qiáng)

目前企業(yè)在接待的問題上，普遍表現(xiàn)在缺乏一個(gè)良好的事前溝通。例如，對(duì)于來訪的客人，是合作者、考察者還是基本客戶等等，這些接待人員都沒有了解清楚，這樣一來企業(yè)的接待的能力和水平就不會(huì)得到提高。而且沒有進(jìn)行事先溝通，就會(huì)使企業(yè)的工作處于被動(dòng)地位，不利于企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

（二）接待隊(duì)伍素質(zhì)有待加強(qiáng)

在企業(yè)的接待團(tuán)隊(duì)中，部分接待人員的素質(zhì)不高，出現(xiàn)了一些服務(wù)不到位的現(xiàn)象。例如，對(duì)于一些企業(yè)的重要客戶，接待人員在接待的時(shí)候出現(xiàn)了明顯的怠慢情緒，這就是客戶對(duì)企業(yè)的整體印象不好；除了這些問題之外，接待人員在對(duì)待企業(yè)的合作者時(shí)，不能對(duì)合作者進(jìn)行一個(gè)平等的待遇，總是認(rèn)為自己的企業(yè)要更好一點(diǎn)，這樣的不平等心理是非常不正確的。而這些接待人員的接待素質(zhì)將會(huì)嚴(yán)重影響企業(yè)的聲譽(yù)以及未來發(fā)展。

（三）創(chuàng)新服務(wù)手段有待加強(qiáng)

企業(yè)的接待方式還存在著不先進(jìn)的問題，隨著越來越多的企業(yè)開始改革，但是部分企業(yè)并沒有在接待形式方面有所改變。殊不知，一個(gè)企業(yè)的接待方式是一個(gè)企業(yè)外在形象的展現(xiàn)，如果企業(yè)不能夠抓住這個(gè)展現(xiàn)的機(jī)會(huì)，那么企業(yè)的形象以及知名度問題都會(huì)受到影響，更不利于企業(yè)發(fā)展相關(guān)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)。所以企業(yè)的接待能力的創(chuàng)新之路，必須要堅(jiān)持下去，而且也要與時(shí)俱進(jìn)。

二、加強(qiáng)煤炭企業(yè)接待管理

（一）增強(qiáng)辦公室接待工作認(rèn)識(shí)

從工作屬性來看，接待本就具有政治性。辦公室接待工作可以說是企業(yè)文化、形象與交流的重要方式。做好辦公室接待工作，能夠提高煤炭企業(yè)的知名度，優(yōu)化企業(yè)形象，擴(kuò)大企業(yè)在本區(qū)域的影響力。與此同時(shí)，我國(guó)是傳統(tǒng)的文明禮儀之邦，做好接待工作，對(duì)來訪者表示友好熱情，促使其感受到賓至如歸。弘揚(yáng)我國(guó)優(yōu)秀傳統(tǒng)的同時(shí)，還充分展示了企業(yè)優(yōu)秀文化。辦工作接待工作的開展，其實(shí)是體現(xiàn)工作人員綜合管理水平與良好素質(zhì)的機(jī)會(huì)。因此，煤炭企業(yè)應(yīng)高度重視辦公室接待工作，并將其落實(shí)到日常工作中。唯有如此，才能夠?yàn)槠髽I(yè)轉(zhuǎn)型奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，才可在煤炭企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中營(yíng)造出和諧的氛圍。

（二）加大接待人員的素質(zhì)培訓(xùn)

為保證煤炭企業(yè)辦公室工作能夠順利的開展，且取得預(yù)期的效果，就需要加大接待人員的素質(zhì)培訓(xùn)。通過培訓(xùn)提高工作人員的崗位技能。首先，提高業(yè)務(wù)水平。提高業(yè)務(wù)水平，就得了解辦公室接待熱源缺什么，隨后才能夠有針對(duì)性的補(bǔ)什么。由企業(yè)辦公室統(tǒng)一組織，采取業(yè)務(wù)講座、技能演練、模擬演練、會(huì)議培訓(xùn)、交流考察、輪崗實(shí)訓(xùn)等多種方式，提高煤炭企業(yè)辦公室接待人員的業(yè)務(wù)水平，由此才能夠培養(yǎng)出一批高素質(zhì)的接待人員。與此同時(shí)，在實(shí)際接待工作開展的過程中，要求每一位接待工作人員設(shè)立自己的工作備忘錄，隨時(shí)記錄接待中遇到的問題、接待中失當(dāng)?shù)淖龇ㄒ约昂笃诠ぷ鲬?yīng)當(dāng)完善的地方，以此提高接待水平。其次，提升接待人員綜合素質(zhì)。為提升煤炭企業(yè)辦公室接待人員的綜合素質(zhì)，應(yīng)加強(qiáng)接待人員對(duì)國(guó)家政策、重大新聞、民俗文化、文化禮儀、歷史知識(shí)、法律法規(guī)以及企業(yè)文化等各方面知識(shí)的學(xué)習(xí)。提高接待人員的綜合素質(zhì)，培養(yǎng)出學(xué)習(xí)型與復(fù)合型的綜合性人才。要求接待工作人員在實(shí)際工作中搜集不同資料。并能夠?qū)⑺鸭降馁Y料運(yùn)用到實(shí)際接待工作中，提高接待工作質(zhì)量。

（三）加強(qiáng)管理

任何一項(xiàng)工作的開展，都應(yīng)遵循必備的工作程序。為提高煤炭企業(yè)辦公室接待工作質(zhì)量，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)管理，不斷規(guī)范接待工作程序。第一，制定適應(yīng)企業(yè)實(shí)際情況的接待規(guī)則與程序。為保證辦公室接待質(zhì)量，應(yīng)將“精、細(xì)、嚴(yán)”作為接待的標(biāo)準(zhǔn)。從接待準(zhǔn)備工作直至接待前的聯(lián)絡(luò)，再對(duì)接待的對(duì)象制定出具體的接待方案。隨后還需對(duì)方案的執(zhí)行進(jìn)行研究，保證接待工作能夠像生產(chǎn)程序一般完成。保證接待工作能夠根據(jù)接待程序與規(guī)則實(shí)施。任何一項(xiàng)操作，任何一個(gè)細(xì)節(jié)，都不得馬虎，保證接待工作能夠有條不紊的實(shí)施，保障接待工作能夠順利完成。在辦公室接待工作中，細(xì)節(jié)決定成敗體現(xiàn)的非常明顯。而人與人之間的差異均會(huì)體現(xiàn)在接待工作。如果煤炭企業(yè)辦公室接待的準(zhǔn)備工作不充分，執(zhí)行力度不堅(jiān)決，將會(huì)產(chǎn)生小的失誤，但也有可能引發(fā)大的影響。精細(xì)化各項(xiàng)管理，同時(shí)還可進(jìn)行模擬性演練，保證接待工作能夠如逾期的順利開展。第二，樹立大局意識(shí)。在煤炭企業(yè)辦公室接待工作中，應(yīng)樹立大局意識(shí)，精細(xì)各項(xiàng)接待流程。在接待人員受到來訪信息后，應(yīng)根據(jù)來賓的訪問目的、身份地位、訪問安排以及逗留時(shí)間等因素來確定接待的規(guī)格，以便能夠制定出具體的接待方案，在領(lǐng)帶審批后下發(fā)各部門。在接待工作開展的過程中，各部門應(yīng)嚴(yán)格按照接待方案緊密配合，顧全大局做好接待工作。所有參與接待的工作人員，應(yīng)具備大局意識(shí)，形象意識(shí)與中心意識(shí)，團(tuán)結(jié)協(xié)作，統(tǒng)一行動(dòng)，保證各個(gè)接待細(xì)節(jié)。即使每一次的接待工作不能做到十全十美，但是每一位接待人員應(yīng)當(dāng)具備大局意識(shí)，促使接待效果達(dá)到最優(yōu)化。第三，加強(qiáng)接待工作人員的廉政教育。廉政教育對(duì)煤炭企業(yè)辦公室工作人員具有非常重要的影響。培養(yǎng)工作人員的廉潔自律意識(shí)，促使其在工作中能夠秉持企業(yè)的各項(xiàng)規(guī)章制度，嚴(yán)格遵守黨紀(jì)法規(guī)。打造一支素質(zhì)過硬、業(yè)務(wù)精湛、品格優(yōu)秀的接待工作隊(duì)伍。而接待人員也應(yīng)保持潔身自好，抵御誘惑，保持接待工作的純潔性與高效性。

三、結(jié)語

隨著煤炭企業(yè)的逐步發(fā)展，辦公室接待工作影響力不斷提升。而辦公室接待工作的復(fù)雜程度也在不斷加大。為做好煤炭企業(yè)辦公室接待工作，需在了解該項(xiàng)工作性質(zhì)的基礎(chǔ)上，不斷優(yōu)化接待工作，實(shí)現(xiàn)接待與其效果。

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