對供電企業檔案數字化建設的探究

如今，社會發展迅速，科學技術大幅度提升，供電企業之間的競爭也日趨激烈。為了能夠搶占發展先機，供電企業要摒棄落后的管理模式，深化檔案數字化建設，以實現信息化管理，進一步提高檔案管理的效率。鑒于此，本文將對供電企業檔案數字化建設過程中的常見問題進行分析，并試圖提出行之有效的改進策略。

隨著全球信息化進程的加快，一部分供電企業開始認識到數字化建設的重要作用，并將其引入檔案管理工作當中，加強檔案數字化建設。如此一來，就能夠有效減少或避免人工管理過程中的失誤，進一步提高電力服務的質量，有助于供電企業獲得競爭優勢，實現長足發展。由此不難看出，關于供電企業檔案的數字化建設是一個值得探討的現實問題。

一、供電企業在檔案數字化建設過程中的常見問題

（一）信息流通不暢，歸檔渠道阻滯

當前，絕大部分供電企業的信息管理系統平臺不統一，這樣會增加交換數據的難度，業務部門之間難以實現有效的信息流通，同時也可能無法及時、全面地將檔案資料納入管理系統。長此以往，不僅會降低供電企業檔案管理的質量與效率，還極易出現檔案資料不真實、不完整等情況，進而可能影響供電企業經營效益。

（二）管理措施不當，存儲安全隱患

相較紙質檔案，數字化檔案更加容易被更改、損壞，而且具有較強的擴散性。由于數字化檔案中的載體和信息是可以被分離的，在編輯檔案信息時，能夠輕易修改其中的數據，而且這種修改不會留下任何痕跡，因而無法確定檔案信息是否真實可靠、是否為最原始的數據。同時，在數字化檔案的管理過程中，難免出現操作失誤和系統故障等情況，病毒入侵與黑客攻擊等現象也無法完全避免，因而可能損壞供電企業的信息。此外，數字化檔案突破了地域、時間的局限，而且供電企業信息大多是以電子文檔的形式呈現，可以隨時隨地將企業檔案發送至其他網絡端口，因而增加了企業信息泄露和丟失的風險。

（三）利用效率較低，價值發揮不全

根據當前情況來看，多數供電企業沒有得到充分利用數字化檔案，致使檔案的使用價值未能徹底發揮出來。究其緣由，主要有以下三個方面的原因。第一，工作人員養成了手工操作的習慣，在短期內難以適應數字化檔案管理模式。第二，由于借閱、檢索的步驟較為繁瑣，科學性不強，給管理工作帶來一定不便，不如傳統方式直接有效。第三，數字化檔案沒有全面普及，部分工作人員對借閱環節與流程不熟悉，因而在一定程度上降低了利用效率。

二、提升供電企業檔案數字化建設水平的改進策略

（一）構建一體化管理體系

通常，供電企業建立信息管理系統是為了實現多項業務的綜合管理，以改善經營狀況，提高管理效率。但是基于當前情況來看，在一個供電企業中涉及多個業務領域，為了對多種業務進行管理，企業往往會建立多個獨立的信息管理系統。這些信息系統類型豐富多樣，其中使用的管理軟件也存在較大差異，甚至是互不兼容的。因此，部門之間的信息流通有一定困難，而且也很難及時收集到全面的檔案資料，進而會給檔案的整理分類和有效利用等工作造成影響。所以，為了促進供電企業內部信息流通，及時有效地完成檔案歸檔工作，確保檔案內容完整且真實可靠，要構建一體化的檔案管理體系。這要求供電企業統一信息管理系統的平臺，使之不再獨立、分割開來，并使用技術水平較高的兼容軟件，以確保業務體系的內部構成部分都是互通互融的，而且可以實現無縫銜接，進而有助于實現檔案資料的實時傳遞。同時，在統一系統平臺下，可以根據供電企業的實際情況和需要來對歸還、借閱、檢索、收集檔案等多項業務進行自主設置，從而可以規范業務流程，明確管理權限，使檔案管理更加標準。

（二）循序漸進地強化建設

檔案數字化建設是一個系統工程，其涵蓋的建設內容較廣泛，為了全面實現供電企業的檔案數字化管理，除了要統一信息化管理平臺，做好基本的數據掃描工作，還要結合實際生產經營活動進行深入研究。為此，供電企業要對自身生產經營目標、需要和特征進行分析，并以此為依據優化建設方案，以通過循序漸進、先主后次的方式建設加強檔案管理。例如，可以先做好主營業務的建設，然后再慢慢實現其他業務檔案的數字化建設，以便檔案管理工作有序開展，數字化建設逐步深化。也就是說，供電企業要根據生產經營情況適時完善、強化檔案數字化建設。就生產技術方面來看，當前大部分供電企業的檔案數字化建設情況良好，基本完成了初步建設任務，運營管理朝著集成化方法發展，業務處理朝著信息化方向邁進，電網監控也實現了數字化管理。可以通過拓寬數字化建設的業務領域推進檔案數字化工作的開展，如在檔案管理系統中融入相關業務知識或法律知識等，從而形成檔案系統與業務系統的結合發展。

（三）優化檔案管理的方法

為了充分實現數字化檔案的使用價值，供電企業要提升檔案利用效率，優化檔案管理的方法。具體來說，可以從以下兩個方面著手展開有關工作。第一，重視編研檔案資料，使檔案質量和使用價值得到提升。好的檔案資料可以提升工作效率，達到事半功倍的效果。例如，編研人員要注重提升檔案內容總結性。總結性較強的檔案資料，其中的數據十分集中，主題也非常鮮明。這樣既有利于縮短查找、瀏覽檔案的時間，也可能有效提升檔案的可用性，有利于實現其使用價值。第二，要重視管理成果的展示，通過展示優秀案例給工作人員做參考，進而提升檔案管理的整體水平。具體而言，展示管理成果和優秀案例時，也要注重展示方式的多樣性，以多舉并行的方式將檔案管理的優秀方法和意識滲入到工作中，并使工作人員能夠在這個過程中樹立問題意識。例如，供電企業可以組織工作人員參加專題講座，讓其能充分了解管理檔案的積極作用與不足之處，能夠辯證地看待數字化檔案，知道如何使用數字化檔案。

（四）加強檔案安全管理

首先，要完善安全管理制度，明確管理規則和注意事項，確保查閱、管理、利用檔案資料等過程都有安全制度的保證。同時，供電企業要引導工作人員認真遵守各項管理制度，以確保這些管理制度充分發揮積極作用。在進行數字化檔案管理的過程中，最好創設專門的監督部門或崗位，以進一步深化檔案安全管理。此外，為了降低重要信息的泄露風險，應當對檔案做加密處理，并加強物理隔離。

其次，要做好安全掃描工作，并適時對網絡安全方案進行更新、完善，確保制定的安全管理策略能夠充分滿足供電企業的實際需求。同時，要加強網絡設備的監聽、監控工作，確保消息來源可靠，沒有病毒入侵。為此，供電企業要建立跟蹤機制，并及時對獲得的數據進行分析，確保檔案內容處于絕對的安全狀態。如果在安全管理過程中發現設備故障問題，要迅速對故障原因進行分析，并擬定針對性的應急方案進行處理。

此外，還要重視檔案的優化備份工作。做好檔案的備份工作，進行定期管理，有利于提升數據的安全性。利用備份數據，也能有效避免因系統錯誤造成的數據遺失現象。數字化檔案的備份系統是利用系統自動展開的備份任務，具有極強的系統自主性，但備份系統的備份條件和數據則工作人員進行設置。因此，在進行檔案數據備份工作時要注意，合理設定需要的備份條件和數據，增強數據備份系統執行自動備份任務的有效性，以及緊急錯誤時備份系統自主進行數據恢復的正確率。

（五）加大重視與投入力度

領導干部是否重視，愿意投入大量人力、財力和物力，都會對企業的工作與建設活動產生極大影響。檔案數字化建設亦是如此。只有得到領導的重視和支持，才能更好地實現檔案數字化工作的有序開展，也才能為供電企業各項工作的進行提供數據支持。

首先，數字化檔案管理質量的高低與領導干部的重視程度密切相關。當領導干部對此項工作予以應有的重視與支持，才能加快檔案數字化建設的進程。相關的決策與舉措才能真正得到踐行，數字化檔案的功用也才能得到有效發揮。

其次，開展檔案數字化管理的資金投入也受到領導干部重視的影響。企業的年度預算通常會對各工作項目予以相關資金支持，當領導干部予以更多重視，加大專項資金的投入入力度，數字化管理的建設資金才能有保障。

此外，檔案管理工作人員的培養力度、隊伍建設等也與領導干部的重視有關。領導干部對檔案管理工作予以支持，并對人員投入給予高度重視，加大力度培養檔案管理人員，引進更多優秀的數字化管理人員，加強企業的檔案數字化管理隊伍建設，才能更好地實現檔案管理工作的有序健康開展。

供電企業在進行檔案的數字化管理建設工作中，要重視數字化技術的提升，為檔案數據管理提供有效的技術保障。構建檔案數據庫時要增強數據的使用有效率，為企業工作提供快速便捷的數據支撐。同時，要不斷優化檔案技術管理方法，加強檔案數據的安全管理，全面提升檔案的數字化管理水平和質量。

（作者單位：廣東電網有限責任公司江門供電局）