基于開放和實用的人事檔案管理改革探微

【摘要】隨著社會不斷的發展，我國流動人口數量逐漸增加，傳統的人事檔案信息已經不能滿足社會的發展，因此，人事檔案管理功能需要加強，并以“開放”和“實用”為主進行研究創新，基于此，本文對開放和使用的人事檔案管理改革進行了簡單的研究。

【關鍵詞】檔案管理；開放；使用；改革

一、前言

人事檔案信息在很大程度上都會影響事業單位人員的發展，現階段我國人事檔案管理正處于發展階段，通過我國專業人員對其不斷的研究，已經取得了良好的成績。由于各事業單位發展情況不同，對于人事檔案管理方法也存在著一定的水平差異。近年來，事業單位的人事檔案管理體系已經呈現出越來越多的弊端，需要將人事檔案管理進行創新、改革，從而促進事業單位的人事檔案管理發展。因此，做好人事檔案管理的“開放”與“實用”可以有效的促進我國人事檔案管理的發展。

二、人事檔案的基本知識以及特殊性質

（一）人事檔案的基本知識。隨著社會不斷的發展，我過早在《檔案學詞典》中就已經為人事檔案進行定位。人事檔案主要由人事、組織、勞動工資等部分組成，將事業單位工作人員的經歷、表現記錄下來，由相關管理人員總結到檔案中。一般來說，人們對人事檔案管理的主要理解含義有以下幾種：（1）檔案信息是記錄這事業單位工作人員的活動記錄；（2）人事檔案記錄了比較全面的事業單位工作人員的工作情況、經理、表現等內容，特別是工作人員與黨組織之間的關系；（3）完整性，人事檔案是將一個人的全部經歷、表現記錄在其中；（4）人事檔案具有較高的參考價值，在工作過程中人事檔案也起到了非常大的作用；（5）人事檔案在管理存儲過程中可以以文字、數字、圖片、音頻等形式進行存儲。

（二）認識檔案的特殊性質。人事檔案在使用過程中具有一定的特殊性，比如說，人事檔案涉及的企業、單位、部門較多，對于一些特殊的檔案所屬人，其人事檔案會涉及到該人員參加工作的各個部門中。現階段，人們在工作過程中常常出現跳槽現象，使人員的人事檔案變得更加豐富，以此人事檔案具有一定的特殊性；人事檔案具有較強的真實性，可以通過人事檔案來了解人員的工作經歷、工作狀態以及表現形式等；人事檔案具有較高的機密性。人事檔案中的信息資料是不會向外界公布的，只有指定部門在特殊情況下才能閱讀、查找人事檔案信息，在查找、閱讀過程中需要向相關部門進行匯報，只有通過批準才可以；人事檔案在整理過程中都是以個人為單位而形成的，只有這樣才能將個人信息更好的呈現在檔案中。由此可見，人事檔案信息具有一定的特殊性。

二、現階段人事檔案管理存在的問題

隨著社會不斷的發展，我國在人事檔案管理過程中取得了一定的進步，但是與一些發達國家相比，其中還存在著一定的不足，主要體現在以下幾點：

（一）功能逐漸弱化。社會快速發展，社會經濟水平提高，人們的生活質量得到了較大的改變。現階段，人們的生活習慣變得越來越自由、瀟灑，從而導致檔案信息在人們的生活中逐漸的弱化，一些事業單位在發展過程中已經將檔案信息進行“遺忘”。

（二）拋棄檔案現象嚴重。改革開放以來，檔案信息在事業單位發展過程中已經沒有任何的要求，單位部門對檔案信息不重視，因此要想重新將檔案投放在事業單位中需要很大的難度。雖然有一些事業單位繼續應用檔案管理，但是檔案管理制度不完善，從而導致對檔案逐漸的忽視，出現拋檔現象。據調查顯示，我國各地區的事業單位在發展過程中都出現了棄檔現象。棄檔現象的出現，增加了我國人事檔案管理了難度。

（三）檔案管理方式不合理。現階段，事業單位在管理檔案過程中，出現一些不合理現象。我國相關條例中規定，在檔案信息轉移傳送過程中必須要通過專業人員進行派送，但是在實際轉移時，都是由自己攜帶到相關單位的，由此可見，我國人事檔案管理相當不合理。

（四）檔案存在造假現象。專業人員在管理人事檔案時，就會發現，人員年齡較小、工齡較長、學歷較高等現象。檔案所屬人在管理過程中自己檔案過程中將其進行造假，這對專業檔案管理人員的工作造成了很大的困難，甚至還會對檔案所屬人的未來發展造成很大的影響。

三、基于開放與實用的人事檔案管理改革措施

（一）開放管理思路。傳統的檔案管理方法已經跟上社會發展的腳步，因此需要將人事檔案管理進行改革，以開放與實用為主。在檔案信息管理過程中，應該樹立正確的以人為本服務意識，做到為人民服務。只有這樣人事檔案在管理過程中才能更好的適應當今社會的發展，了解社會流動人口的實際情況。因此實施“開放性”的人事檔案管理方法是檔案管理在我國未來發展的必然趨勢；而檔案管理的實用性，就需要要具備一定的生動、豐富的特點。在檔案信息管理過程中，需要保證檔案信息的真實、可靠性，提高人事檔案管理工作效率與工作效率，促進我國人事檔案信息管理工作快速發展下去。

（二）改革方式。對傳統的檔案管理方式進行改革創新，在改革過程中要開展一系列的開放性管理模式。在人事檔案信息管理過程中，需要建立一個對應的保管機構，并保證該機構具有較高的保密性，只有這樣才能保證人事檔案信息的安全；同時，為了更好的對檔案信息進行保管，還可以制定對應的管理制度，保證人事檔案管理工作順利進行下去；檔案信息的所屬人有權利了解檔案信息的中的內容；檔案信息在管理過程中還可以向所屬人進行公開查看，保證檔案信息的真實可靠性，提高人事檔案信息的使用率。

四、總結

總而言之，在人事檔案管理過程中，需要根據開放性與實用性進行適當的改革，跟上社會快速發展的腳步，提高檔案信息管理的工作效率與工作質量。現階段，我國人事檔案管理中還存在著一些問題，需要將這些問題進行轉變完善，只有這樣才能更好的提高人事檔案的使用率。本文對開放和實用的人事檔案管理改革方法進行了簡單的研究，文中還存在著一定的不足，希望我國專業技術人員加強對開放和實用的人事檔案管理改革方法研究，從而促進我國檔案信息管理工作快速發展。

參考文獻

[1]鄭金子.開放和實用的人事檔案管理改革探討[J].現代營銷（學苑版），2012，12：184-185.