試析文書檔案計算機管理的利弊

【摘要】文書檔案是檔案工作中的重要內容，其在一定程度上反應著問題處理、領導決策以及基本建設等方面的重要內容。隨著現代科學技術的不斷進步，文書檔案逐步實現計算機管理，本文主要探討文書檔案計算機管理存在的優勢與不足，并提出科學化的應對策略，以切實提高文書檔案計算機管理水平。

【關鍵詞】文書檔案；計算機管理；優點；問題；策略

文書檔案計算機管理的實現，是信息時代發展下的必然趨勢，滿足檔案管理工作的實際需求。為全面提高文書檔案計算機管理水平和管理效率，為社會群體提供更加優質的檔案服務，應當準確把握文書計算機管理的優勢與不足，并采取科學化措施實施文書檔案計算機管理，推進我國檔案事業的穩定持續發展。

一、文書檔案計算機管理的優點

（一）文書檔案計算機管理的快捷性

文書檔案計算機管理具有諸多優勢，其中最明顯的一點就是快捷性，在實際檔案管理工作中，能夠有效彌補傳統文書檔案管理手工操作中的不足，運用計算機軟件完成文書檔案相關資料的收集、儲存、分類以及查閱等操作，文書檔案計算機管理的效率更高。尤其是計算機檢索主題詞的利用，為檔案人員查找文件提供了極大的便利，在實際應用中，檔案人員只需要將相關主題詞進行組配后輸入計算機系統中，能夠很快得出結果，使得檔案管理的有效性明顯提升。文書檔案計算機管理的實現，一定程度上避免了漏寫、漏抄等管理失誤情況的發生幾率，文書檔案管理更具清晰性和準確性，實現了人力物力資源優化配置和合理利用。

（二）文件和文字信息得到充分交流與共享

文書檔案計算機管理方式下，檔案管理工作效率明顯提升，文件與文字信息實現了有序交流與共享，有效的解決了手工管理方式下信息閑置問題，提高了文書檔案資源的利用率，從而提高檔案管理工作中資金使用的有效性，信息與文件的實際應用價值得到最大程度的發揮。在文書檔案計算機管理方式下，文書檔案管理的方式以及深度也不斷發生變化，由以往的案卷級管理逐漸深入到文件級管理，由傳統模式下的單途經管理逐漸發展為體系化管理，由檔案外部特征管理逐漸發展為內外部特征合并管理，此種情況下，文書檔案管理效率明顯提升。現代社會科學技術不斷進步，網絡技術在檔案管理工作中逐漸得到廣泛應用，檔案信息能夠與其載體實現分離化利用，并能夠與其他信息系統建立共聯，最大程度上提高文書檔案利用的質量，便于信息資源的適時響應和脫機處理，提高查準率，降低所屬空間的限制，基于網絡服務平臺，進一步了解其它檔案工作部門的工作情況，準確把握最新的文書檔案管理信息，實現文件與文字信息實現交流共享，切實提高檔案管理工作的科學性和可靠性。

（三）文書檔案計算機保存的穩定性

文書檔案計算機管理的順利實現，一定程度上提高了文件信息保存的穩定性與管理的可靠性。傳統文書檔案管理方式下，紙張耐久性不穩定，其中的纖維素在高溫、高濕或氧化劑條件下極易疏導破壞，甚至發生水解和氧化反應，嚴重影響文書檔案信息資源的安全。而文書檔案計算機管理有效的彌補了傳統檔案管理方式的不足，通過對現代電子技術的有效利用，能夠依據文書檔案不同的管理需求，選取適宜的電子載體，包括VCD、DVD以及小容量閃存U盤等。此類載體在文書檔案計算機管理中具有便于讀取、易于傳遞等優勢，所受環境影響較小，不易損壞，在文書檔案保存與管理上具有良好的穩定性。

二、文書檔案計算機管理存在的問題

文書檔案進行計算機管理后，內容不僅易于變化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性變弱。內容易于修改，而且改動后可以不留任何痕跡，雖然已有一些技術可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內容發生變化的可能性總是比紙質文件要大得多，從而使人們感到把握其內容原貌的困難。

隨著網絡化的發展，文書檔案信息的上網管理及其安全性、可靠性等問題會日益突出。網絡的不安全性已成為限制其發展的最大障礙。一般規律是當網絡用戶數量按算術級數增加時，網絡的效益和網絡的危險性均以幾何級數增加。文書檔案管理存在的網絡及信息安全問題，已成為制約文書檔案計算機管理發展的主要問題。

三、應對策略

（一）提高文書檔案工作的標準化程度

計算機在文書檔案管理應用中涉及的每個問題，如數據著錄、設備兼容、應用軟件推廣、信息聯網等都需要一系列的標準才能解決。所以，應進一步加緊制定有關的國家標準或行業標準。電子文件生成的數量已很驚人，而其與紙質文件的區別又很大，目前多數檔案工作者對其特性還很陌生，這不能不說是很大的隱患。針對這個問題必須在如下幾方面做出艱苦的努力：一是進一步研究各類電子文件的特性，對從生成機制到歸檔保存的一系列環節進行剖析，在此基礎上從檔案管理角度提出確保其真實性、原始性、安全性等方面的技術措施。二是提前為電子文件歸檔后形成的電子檔案的管理提出要求，解決邏輯歸檔的不安全性、物理歸檔的載體選擇、設備更新快與電子檔案載體長久保存之間的矛盾等問題。

（二）提高文書檔案計算機管理的網絡信息安全性

在內部計算機網絡和外網之間，設置物理隔離，以實現內外網的隔離是保護辦公自動化網絡安全的最主要同時也是最有效、最經濟的措施之一。第一層隔離防護措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務。第二層隔離防護措施是防火墻。大多數防火墻都有認證機制，無論何種類型防火墻，從總體上看，都應具有以下五大基本功能：過濾進、出網絡的數據；管理進、出網絡的訪問行為；封堵某些禁止的業務；記錄通過防火墻的信息內容和活動；對網絡攻擊的檢測和告警。

四、結束語

為促進文書檔案計算機管理的實際應用應用價值得到最大發揮，應當堅持具體問題具體分析的原則，積極采取有效措施揚長避短，提高文書檔案計算機管理的規范化和標準化，并加強網絡信息安全管理，從而全面提高檔案管理水平，為社會群體提供更加優質的檔案服務。

參考文獻

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