電子檔案與傳統檔案管理的區別與共性

【摘要】檔案管理工作依托信息技術的不斷革新發生了翻天覆地的變化，傳統的檔案管理與電子檔案管理之間的差距在日益擴大。本文立足于檔案管理的現實需求，深入探討二者之間的區別與共性。在區別方面二者存在著歸檔方式、保管方式、查詢方式等具體層面的不同，而在共性方面二者又存在著檔案管理信息的完備性一致；檔案管理的基本原理相通等一致性特征。通過對二者之間的區別和共性對比，對檔案管理工作提出一些相應的改進措施，以期推動我國檔案管理工作的進一步發展和提升。

【關鍵詞】電子檔案；傳統檔案；信息技術

隨著我國信息化時代的到來，信息技術被應用到社會的各行各業，檔案管理在信息化的沖擊下同樣發生著深刻的變革。其中較為明顯的變化便是電子檔案的產生與應用，相對于傳統的紙質檔案，電子檔案的出現在給檔案管理工作帶來了便利的同時，也給其帶來了巨大的挑戰。通過對電子檔案和傳統檔案管理的區別和共性問題的研究，有利于檔案管理人員更好的了解二者之間的相互關系，進一步提升信息時代下電子檔案管理的能力和水平。

一、電子檔案與傳統檔案管理的區別

（一）電子檔案與傳統檔案的歸檔方式不同。相對于傳統檔案歸檔時的手工作業，電子檔案在進行歸檔時主要依托信息技術，采用電子編碼的形式分門別類的將檔案信息進行歸檔。電子檔案在編輯的過程中，可實現無痕編輯，保障了電子檔案的條理性和完整性。同時，由于是無痕編輯，其中的很多重要信息即便是被修改或刪除也難以被發現，進而使得電子檔案的真實性難以保障。有鑒于此，檔案管理人員在進行檔案信息的編輯過程中，應特別注意數字簽名和信息認證，切實做好相應的加密保護工作，防止電子檔案信息被篡改或刪除。

（二）電子檔案和傳統檔案的保管方式不同。傳統的紙質檔案保管存在著很多的風險，如受潮、蟲蛀、殘缺等。而且，紙質檔案的物理性存在使得其在保管的過程中要占用很大的空間，耗費大量的人力、財力，給檔案管理工作造成了很大的不便。而電子檔案的出現從根本上解決了這一問題，它以一種虛擬的存在形式進行保管，通過對信息的數字編制和存儲，使得檔案管理工作變得輕松、便捷，而且幾乎受不到物理性損害，極大的降低了電子檔案保管的風險。當然，任何事物都具有兩面性，電子檔案保管的這一優勢在另一角度上看很可能演變成一項劣勢。由于當前信息技術的快速發展，流媒體和存儲介質日新月異，檔案存儲的載體會隨著技術革新而出現老化，給電子檔案的可讀性產生了嚴重的影響。鑒于此，檔案管理人員應在電子檔案信息編制的同時，打印一份紙質檔案一起保持，最大限度的降低電子檔案文件信息資源損失的風險。同時，計算機信息技術部門應與文件信息生成部門加強溝通，統一文件信息格式，增強文件信息的可讀性。

（三）電子檔案與傳統檔案的查詢方式不同。傳統的檔案信息查詢時需要人工查找，該項工作費時費力查詢難度較大。而且，由于是對原件信息內容的查詢很可能影響相關的其他工作的開展。電子檔案有效的解決了這一問題，由于事先對檔案信息進行了編輯、注冊、登記等工作，在對具體信息的查詢過程中只需要錄入時，生成一個固定的編碼或解碼便可使用，極大的節約了檔案查詢工作的人力和財力。而且，電子檔案的查詢在實現錄用后與原載體不產生任何關系，不會造成原信息載體的物理損耗。電子檔案的共享性強，不會因為一方對檔案的查詢、使用而影響其他方工作的開展。

二、電子檔案與傳統檔案管理的共性

（一）檔案管理信息的完備性一致。無論是電子檔案管理還是傳統檔案管理，對檔案管理信息的完備性要求都是一致的。傳統檔案信息在收集、整理、保管的過程中都需要信息的完備、真實。電子檔案管理更是如此，電子檔案信息并非自動生成的，它是以傳統的紙質檔案信息為基礎的，只不過是將信息載體由紙質媒介轉化為虛擬網絡，其內容在轉換的過程中并未發生變化。而且，電子檔案信息的完備性和真實性即便是在生成之后，仍然需要原始的紙質檔案進行相互印證。因此，檔案管理人員在做好電子檔案信息的管理的同時，還應注重傳統檔案管理工作開展。做好館藏紙質檔案的保存、管理工作，在電子檔案信息缺乏法律憑證效力的情況下，應充分發揮傳統紙質檔案的基礎和保障功能。

（二）檔案管理的基本原理相通。電子檔案管理是建立在傳統檔案管理基礎之上的，二者在檔案管理的基本原理方面是相通的。電子檔案管理不過是利用計算機和互聯網技術，將傳統的紙質檔案管理數字化、虛擬化，而其中所蘊含的管理理論仍未發生變化。如《中華人民共和國檔案法》中所確立的“同一領導、分級管理原則”、“維護檔案完整與安全原則”和“便于社會各方利用原則”不僅在傳統的紙質檔案管理中被嚴格遵循，即便是在電子檔案管理工作中也是如此。電子檔案管理與傳統檔案管理的精神內核并未發生變質，所改變的只不過是管理的具體形式和手段，其中的基本工作原理是相融相通的。

（三）電子檔案是對傳統檔案信息資源的擴充與發展。隨著我國經濟社會的快速發展，相伴而來的是信息資源的爆炸式增長，這一變化同樣沖擊著檔案管理工作。依照傳統的檔案管理水平難以應付檔案信息的急劇增長，因此必須依靠先進的計算機信息技術開展檔案管理工作。電子檔案的產生是時代發展的要求，更是檔案管理工作進一步提升和深化的內在要求。電子檔案管理工作依托先進的科學技術，突破了紙質媒介信息載體的束縛，最大限度的擴充了檔案信息資源。而且，電子檔案管理在擴充檔案信息資源的同時，依靠互聯網的便捷、高效，使得檔案信息的獲取更加便捷、輕松。電子檔案與傳統檔案通過相互之間的優勢互補，共同推動了我國檔案管理工作水平的不斷提升。

三、結語

隨著信息科學技術的快速發展，電子檔案與傳統檔案之間的差距也會逐步增加，如何科學合理的把握二者之間的關系是順利開展檔案管理工作的關鍵。作為檔案管理人員要充分認清形勢，積極的增加自己的知識儲備，從而為我國檔案管理工作的進一步提升貢獻自己的一份力量。

參考文獻

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