加強檔案管理工作的有效對策

【摘要】近年來，我國不斷的發展，各行各業同時快速發展使社會呈現一個多元化，當然，對于檔案管理工作而言，也在逐步更新和發展。檔案的存在有一定的參考價值，所以有效的進行檔案的管理工作。如今，中國共產黨和人們已經逐漸對檔案工作有了一定的認識，并且給予了一定的肯定，所以，加強檔案管理工作顯得尤為重要。近年來，我國的檔案管理工作出現了不同類型的問題，對于檔案的服務性等特性造成了一定的阻礙，所以，為了能夠更好的發揮檔案管理的優勢，需要及時的發現問題并且解決問題。

【關鍵詞】檔案管理工作；不同問題；有效的解決措施

檔案管理工作不是一項特別容易而且簡單的工作，需要進行具體內容的細節規劃，從不同的角度進行分類型管理才能夠有效的同時提高管理工作的效率。舉例來說，首先，從人們對檔案管理工作的思想認知上進行培訓，積極鼓勵人們對檔案管理工作報以重視的態度，如果出現問題要及時匯報。很多的公司領導甚至只是簡單的認為檔案管理工作是文件的裝訂，而沒有對檔案管理工作的長遠進行考慮，而且整體的管理缺乏層次性。亦或者是檔案管理工作中，管理人員對于管理工作或者檔案的分類沒有明確的認知，這可能是由于人員的頻繁變動，又或者是業務人員的素質不高，對于檔案管理工作的態度不端正，沒有從檔案管理的重要性進行分析。再或者，從檔案存儲的基礎設施上進行分析，由于基礎設施的不完善，導致了檔案保管條件簡陋，防蟲防霉設備不配套等問題，有些重要的文件需要用紙質版進行保存，而計算機文件也有一定的存儲風險，如果保管的條件太簡陋，如果計算機內部有病毒，就會有可能造成文件的丟失，損壞等。所以，綜合以上幾點問題，要從不同的方面進行問題分析，找到完善的方法。

一、檔案管理工作過程中亟待解決的問題

（一）檔案管理的思想不重視。如今，檔案管理工作雖然已經有了一定的進步和發展，但是，就目前的發展形式來看，仍然存在一些問題亟待解決，首先，尤為重要的就是對檔案管理的思想重視。思想重視是能夠提高對檔案管理關注的一個重要部分，近年來，很多的機構或者組織對于檔案管理工作的重要性和實際應用都沒有切實的關注和了解，甚至有些領導也只是單純認為檔案管理工作是將檔案文件進行簡單的裝訂，而且，很多地方的檔案管理人員沒有對所管理的檔案類型進行一個最系統的分析，檔案文件的存放沒有任何的規律性和實際性。即使將文件進行裝訂也沒有實際的保管意義。

（二）檔案管理業務人員對業務的認知差。業務認知能力應該是檔案管理工作者的必備能力，但是，由于對檔案管理工作的不重視和不了解，很多的機關機構的檔案管理工作者并不是專業的，有些甚至不了解檔案管理的具體工作步驟。舉例來說，如果是紙質文件，已經定期進行年限的查找，如果有時間間隔太長的進行重點保管，還要按照分類方式進行具體的分類，這樣不僅僅存放保管比較方便，如果有重要文件需要查閱，也增加了查閱的效率，一舉兩得。因為相關機構對檔案管理工作人員進行調動。這樣就會對檔案管理工作造成一定的影響。如果檔案管理工作中交接出現了問題容易造成數據和文件的輸入誤差。

（三）基礎設施不完善，要加強檔案管理。基礎設施不完善，會對檔案的保管造成一定的影響，比如說紙質的檔案，如果基礎設施不完善，檔案保存的地方太簡陋，會對檔案的存儲有一定的威脅，有些單位因受辦公條件的限制，很少有專用的檔案庫房，而是與辦公室合為一體，既影響正常辦公又影響檔案管理。如果是電子版的檔案進行管理，如果基礎設施不完善，會容易造成計算機病毒出現，這樣容易造成檔案管理存在問題，一般一個相關機構的檔案管理都是形成一個固定的系統，如果該系統內部存在了問題，就容易對整體的檔案管理系統造成了相關的影響，所以，應該加強檔案的管理工作，加強基礎設施的完善。

（四）制度不全面，檔案管理的不規范化。首先要進行制度的全面總結，有的機構的檔案管理雖然有檔案管理制度，但是并沒有按照管理制度進行系統的管理，檔案收集難、利用難、編研難等現象十分突出。或者是檔案管理人員責任心不強，檔案管理混亂無序，導致其它干部或閑雜人員可以進入檔案室查找資料和借閱檔案，非常容易造成檔案的丟失或者排序混亂。而且，如果重要的檔案經常進行外借，容易造成重要檔案被認為進行涂改，破壞，重要數據的遺失等，所以，要建立健全的檔案管理工作制度，保證檔案管理的安全性。

二、加強檔案管理工作的措施和方法

（一）提高認知，加強黨和人民的思想培訓。首先，要加強黨和人民的思想培訓，提高對檔案管理的認知，如果檔案管理工作的重要性不了解的情況下，就很難進行檔案工作的管理，甚至是制定了相關的制度，也很難進行非常系統的檔案管理工作。所以要在廣大干部群眾中組織開展形式多樣檔案法規宣傳教育活動，可以有效的提高全社會的檔案管理法律認知，對于機構的老板或者領導，要做到以身作則，詳細的了解檔案管理工作的相關步驟和重視性，然后對檔案管理出現的問題進行解決，詳細的步驟進行詳細的部署和安排，當然也要進行檔案管理工作的鼓勵和支持，對管理工作者進行慰問和鼓勵。

（二）健全制度，使得檔案管理規范化系統化。對于檔案管理工作來說，起到一個規范作用的就是檔案管理工作的制度，所以，首先要進行檔案管理制度的健全，使得方案管理工作規范化，系統化。首先，進行檔案的分類，嚴格按照時間日期，檔案的種類，檔案的保存年限等進行分類，如果是可以借閱的檔案，要建立健全檔案工作目標管理考核制度和責任追究制度，避免檔案的丟失和改動。

（三）加強監督和管理。加強檔案管理工作要加強監督和審核管理，如果在檔案管理工作中，遵循制度進行工作過程中要進行同步的監督和審核，同步檢查出現的問題，如果有問題可以在監督審核過程中進行分析進而及時的解決。

三、結語

檔案管理工作對于信息處理采集，資源整合有一定的實際意義。所以，為了能夠更好的發揮檔案管理的優勢，需要從對檔案管理工作的認知到檔案管理工作的制度管理都要有一個具體的分析，有效的提高檔案管理工作的效率。

參考文獻

[1]韓秀晶.檔案管理中存在的問題及對策[J].檔案管理，2013年第01期.