新時期人事檔案管理信息化建設思考

【摘要】新時期里，機關事業單位人事檔案的管理和建設需要進行更新和改進才能滿足新時代的要求。本文提出了對人事檔案的信息化建設，并闡述了信息化建設人事檔案的必要性和意義。

【關鍵詞】新時期；人事檔案；管理；信息化建設

一、人事檔案信息化建設的必要性

在當今的信息化時代，網絡信息技術不斷發展，并在潛移默化中改變著人們的生活。人事檔案的管理是一種信息資源的管理，是人類社會活動和經濟活動的戰略資源，機關事業單位應該在信息技術的迅速發展過程中抓住契機，提高人事檔案的社會化和開放化管理。人事檔案管理的固有模式已經不能適應當前信息技術的發展，現代化建設的必要性已經日益凸顯出來。人事檔案的信息化建設是機關事業單位現代化建設的體現，同時也是我國政務信息化的表現。

二、檔案信息化建設存在的問題

（一）檔案信息化建設缺乏系統規范。標準規范是檔案信息化建設的重要基礎之一。我國雖已有一些標準規范出臺，但難以滿足檔案信息化快速有序發展的需要。立足于全國的檔案系統，各地的信息化都各取所需，以本地區為中心，沒有形成協調高效的系統；一些檔案局的信息缺發長遠規劃，近期目標也不夠明確，只是遇到缺口時進行補充，而沒有提出全面系統有針對性的措施；不同地區的不同檔案信息局沒有統一的建設標準，使用的數據格式和標準各不相同，難以達成一致；檔案信息管理的全行業沒有方便快捷的檢索體統，使得檔案信息管理格局單一，給數據的傳輸和接收造成麻煩。

（二）檔案信息化建設的基礎設施不夠完備。高性能的軟件是檔案信息化建設基礎。我國較歐美等發達國家信息化程度較低，基礎設施建設程度較低，難以滿足檔案信息化建設的要求。我國各地的檔案管理機關的計算機、電信設備、網絡設施的普及率較低。檔案網站也沒有形成行業體系，較其他網站相比檔案網站與其他網站鏈接較少，專業性過強，搜索引擎少，查看網址困難，網站建設存在許多技術上的缺陷和不足。

（三）缺乏數字檔案且檔案資源結構不盡合理。目前為止，我國檔案的館藏資源以紙質資源為主，數字檔案資源較為匱乏，且結構單一。檔案資源也不僅僅是電子文件的收集與管理或紙質檔案數字化，它要實現檔案信息資源的高度共享，實現檔案信息資源網絡化。但是我國的檔案管理模式僵化，亟待轉變。

（四）我國檔案信息化管理缺乏專業性人才。檔案信息化管理需要的是同時掌握檔案管理知識和計算機系統操作的高復合型人才。檔案管理的從業人員需要掌握檔案管理學基礎理論和檔案管理知識，除此之外還要掌握計算機技術、網絡技術等現代信息技術知識。但是我國在這方面的人才培養程度較低，投入的力量較少，因此我國專業的檔案信息化管理人才較為缺乏。

三、檔案信息化建設存在的途徑

（一）檔案管理機關組織建立檔案室信息化協調機構。檔案管理機關可以從行政和技術兩方面指導和規劃檔案館（室）的信息化建設，制定一系列具有實際束縛力的規范和標準，尤其應該進行信息化建設和發展各階段的規劃制定。在制定規劃時，必須要樹立明確的近期目標，完成近期工作需要的檔案的制定；還要有長遠的規劃，立足檔案信息化工作的全局，來發展完善之前工作中的不足之處，不斷創新融入新的時代特色，破除傳統工作中自成一體、條塊分割、各自為政的混亂局面，打破傳統的思想觀念，真正的做到檔案資源信息共享，形成一個新型的統一領導、多層次、多功能、布局合理、相互結合的工作體系。一個完整有序的檔案館（室）信息化協調機構十大男信息化建設的關鍵。

（二）建設標準的檔案信息。檔案信息化建設必需要符合一定的標準。檔案管理機關應該召集有關的有權威的專業人士共同研究商議，制定與檔案有關的業務工作、技術方法和設備等方面的統一原則和規范，并根據國際國內的發展形勢，制定出各地區共同行使的標準。各地區在協調組織的統一領導下，共同運用高質量的應用軟件，建立標準統一化的檔案信息數據庫。

（三）開發已有資源，建立新的數據庫。檔案資源是檔案信息化的核心，規范化的數據采集方法、建立規范、準則、系統的基礎數據庫是檔案信息化建設的重要基礎，同時也是向數字化、網絡化、一體化轉化的重要基礎性工作。檔案資源信息化建設分為整體規劃和分層進行兩部分。首先要建立檔案的案卷級目錄數據庫、文件級目錄數據庫，再建立檔案全文數據庫，是檔案信息資源更加豐富詳盡。數據庫的建設要以國家標準為依據，集中人力物力財力構建標準化、通用性較好的數據庫。同時各地的檔案管理館（室）應該不斷創新，建立有自己特色的數據庫，來豐富當前的數據庫模型。

（四）培養檔案信息化建設的專業型人才。要加快培養掌握現代化信息技術、精通檔案管理業務的高層次信息人員。加強對在職人員的繼續教育和培訓，更新在職人員的知識結構和業務水平。要讓從事檔案信息化管理工作的人員盡快掌握計算機技術及相關技術。對外還要努力引進計算機專業的人才，對他們進行相關業務知識的基礎培訓，使它們能夠快速適應檔案資源信息化建設的工作，為以后的檔案信息化建設工作儲備高水平的從業人員。國家還可以鼓勵各大高校開設相關課程，或者定期安排相關考試并設置相關獎懲制度，以提高從業人員的水平。

四、結語

綜上所述，隨著社會的不斷進步和信息技術、科學技術的迅猛發展，社會對于人才的需求越來越大，人事檔案管理的重要性也不斷增強，同時人員流動速度的加快也給檔案管理提出了更高的要求，人事檔案的信息化建設已經是必然趨勢。各個機關事業單位都應充分利用信息科學技術，全力推動人事檔案管理的信息化建設，以更好地推動機關事業單位的現代化經營管理。

參考文獻

[1]陶麗霞.對新時期人事檔案管理改革的思考[J].蘭臺世界，2006，14：9-10.