依托網上報銷系統(tǒng)提升財務報銷質量

摘 要：通過網上報銷系統(tǒng)在國家電投集團河南電力有限公司本部的全面應用，為職工日常報銷提供了便捷的服務，滿足了公司嚴格細化權限、預算精細控制、查詢統(tǒng)計分析多樣化等管理和內部控制的需求。這極大的提高了本部財務的辦公效率和服務質量，進一步規(guī)范了各項報銷制度的執(zhí)行，為企業(yè)管理信息化做出了有益的實踐和嘗試。

關鍵詞：網上報銷 財務信息化 預算控制 企業(yè)內控

一、企業(yè)財務報銷業(yè)務現(xiàn)狀

盡管我們已聲稱步入了信息社會，但相信很多企業(yè)的信息化是不完善的。在財務的一個很重要的領域——費用報銷業(yè)務中，延續(xù)了數(shù)十年的傳統(tǒng)手工報銷模式依然罕有變化。這種傳統(tǒng)財務報銷模式看似流程清晰、管理到位，但隨著企業(yè)規(guī)模的擴張，財務信息的日趨復雜，財務部門的工作量越來越大，工作內容也越來越繁冗重復，而且各個部門日常的費用管理不能夠與預算緊密結合，手工簽批環(huán)節(jié)存在一定的內控漏洞，可見手工報銷方式已經不再適用于現(xiàn)代企業(yè)。企業(yè)需要一種管理方便、流程清晰的費用管理及預算控制的報銷方式，且將企業(yè)的制度和內控管理要求、簽批流程嵌入其中，使繁雜的日常報銷業(yè)務既能夠滿足日常費用管理，又能夠滿足預算的全面控制，且實現(xiàn)內部控制的信息化管理。

1.關鍵業(yè)務流程。目前大部分企業(yè)費用報銷以財務核算為主。在企業(yè)內部，沒有擴展到業(yè)務處理過程、沒有延伸到原始業(yè)務發(fā)生點。因此，企業(yè)內部存在員工日常借款、報銷簽批過程漫長、預算控制滯后；在費用發(fā)生，業(yè)務管理等報銷單據(jù)的填寫、簽批操作過程中有時仍存在人為錯誤；財務審核、結算、記賬的工作效率較低等問題。當前，整個費用報銷還不能實現(xiàn)經濟活動軌跡的完整記錄，還沒有完全實現(xiàn)員工個人、部門和項目的費用控制。

2.業(yè)務管理難點分析。傳統(tǒng)的報銷模式采用手工報銷的方式來實現(xiàn)。員工每次報銷，填寫紙面的單據(jù)并拿著單據(jù)找到各級領導進行審批，最終將單據(jù)拿到財務進行審核。這種日常運作模式使得財務管理在空間上限于一地，在時間上無法實時進行，工作效率也處在較低的水平，這種模式導致企業(yè)內部管理苦惱與困惑。

2.1業(yè)務人員面臨的問題：

2.1.1填寫及整理單據(jù)花費大量時間，遺漏及遺失單據(jù)的問題時常發(fā)生；

2.1.2報銷審批過程復雜，無法得知報銷審批已到哪個環(huán)節(jié)，同時報銷時間漫長；

2.1.3報銷款到賬必須等待財務通知，且沒有到賬款項內容顯示，不能清楚地知道自己報銷了哪些款項；

2.1.4歷史報銷數(shù)據(jù)只能通過財務查詢才清楚。

2.2領導管理面臨的問題：

2.2.1審批人需拿出寶貴時間用于費用報銷單的簽批；

2.2.2審批過程中，審批人對報銷人歷史報銷情況不清楚，無法掌握某些報銷的合理性；

2.2.3審批領導人如果出差在外，如未授權則不能及時審批；

2.3財務人員面臨的問題：

2.3.1不能直觀與預算比較，不能實時實現(xiàn)預算控制；

2.3.2費用單據(jù)數(shù)量多，分類復雜，統(tǒng)計工作量大；

2.3.2財務根據(jù)收款人姓名手工匹配賬號，操作網銀付款，容易出錯，同時無法及時通知申請人；

2.3.3普通核算系統(tǒng)無法便捷查詢，不足以支持詳細的費用分析；

2.3.4部門備用金控制手動進行控制，財務根據(jù)統(tǒng)計的結果決定備用金審批流程，如果統(tǒng)計不及時，造成領導不必要的審批。

3.信息化應對策略。針對上述問題，為了順應企業(yè)發(fā)展的需要，提高財務基礎工作效率和準確度，更好的把財務人員從繁重的手工報銷記賬的工作中解放出來，能夠有更多的時間和精力從事會計分析、預測等財務管理工作，當好領導的參謀，企業(yè)應采用電子單據(jù)實現(xiàn)網上費用報銷，把傳統(tǒng)的報銷制度從信息流、物流和資金流上進行變革。基于構建符合企業(yè)自身信息化管理，在規(guī)劃時需要考慮以下幾點要素：一是要結合企業(yè)內控管理要求和相關制度，優(yōu)化企業(yè)內部業(yè)務處理流程；二是建立成本控制體系，依據(jù)預算有效控制企業(yè)成本；三是從傳統(tǒng)核算會計向管理會計轉變；四是與企業(yè)現(xiàn)有軟件結合，實現(xiàn)與財務核算軟件和公司協(xié)同辦公軟件的無縫對接。

二、網上報銷信息化應用框架

1.網上報銷系統(tǒng)集成。

1.1業(yè)務操作系統(tǒng)化，流程驅動價值管控。

1.2實時預算費用事前事中控制。

1.3系統(tǒng)無縫集成，信息充分共享。

三、網上報銷系統(tǒng)的推廣實施

網上報銷系統(tǒng)開發(fā)的主導思想：變革傳統(tǒng)財務報銷模式，采用電子單據(jù)形式，通過既定的流程流轉，實現(xiàn)網上報銷，使會計流程不再獨立于業(yè)務流程之外，改變原有事后記賬的方式，真正從業(yè)務發(fā)生起點進行動態(tài)過程控制，在現(xiàn)有的會計軟件中增加財務及企業(yè)各方面的管理要素，使財務人員能夠充分利用核算所產生的大量信息，準確分析企業(yè)的現(xiàn)狀，預測未來，真正發(fā)揮會計的管理職能，為企業(yè)提供預測與決策信息。使用該系統(tǒng)進行費用報銷業(yè)務可以實現(xiàn)企業(yè)內任何職工隨時從網上填制報銷單據(jù)并提交審批，經相關領導審批，審批完成后自動生成憑證整個業(yè)務流程的高效快捷的處理，大大提高了費用報銷的業(yè)務處理速度。2012年5月遠光網上報銷系統(tǒng)經過近3個月的開發(fā)和部署，已經在河南公司本部試運行，與手工簽批報銷流程雙軌運行一個月后，正式于2012年6月全面上線運行。通過近4年網上報銷系統(tǒng)在河南公司的具體實施，河南公司本部的財務管理得到了新的提升，具體表現(xiàn)在：

1.從業(yè)務前端實現(xiàn)預算控制，預算外和超預算費用在履行預算審批程序前無法報銷；實時進行預算監(jiān)管，隨時查詢各項費用預算執(zhí)行進度；

2.降低報銷和業(yè)務審批成本，提高工作效率、規(guī)范報銷業(yè)務（系統(tǒng)自動計算，標準設置，必填、漏填項的有效控制等保障了信息的完整性、準確性）；

3.實現(xiàn)報銷單據(jù)填寫的電子化、規(guī)范化、整齊美觀化；

4.徹底改變地域和時空限制，實現(xiàn)費用報銷審批的流程化、網絡化、標準化；

5.最大程度規(guī)范費用報銷流程，有效避免人為錯誤；

6.實現(xiàn)費用報銷信息的電子數(shù)據(jù)存檔，提供多口徑費用查詢分析功能，實現(xiàn)報銷情況查詢的網絡化、實時及清晰透明化；

7.建立成本控制體系，有效控制企業(yè)成本，與會計核算系統(tǒng)無縫銜接，實現(xiàn)核算憑證的自動生成并對各費用發(fā)生情況進行智能預警與控制；

8.與公司OA系統(tǒng)集成，及時了解費用報銷狀態(tài)，實現(xiàn)待辦事項協(xié)同處理。

四、通過網上報銷應用實現(xiàn)的功能變革

網上報銷通過在財務核算中建立統(tǒng)一業(yè)務體系，將全企業(yè)的日常經營活動業(yè)務精煉成統(tǒng)一的標準電子業(yè)務單據(jù)，包括員工費用申請、借款、報銷、補款、退款以及各種費用開支、資本性支出、預算調整和分解等全部在系統(tǒng)中完成業(yè)務流轉。具體而言，網上報銷主要為企業(yè)實現(xiàn)了以下幾方面內容：

1.流程控制：配置完全切合企業(yè)的實際業(yè)務處理流程，根據(jù)企業(yè)的制度與核算體系量身定制，將企業(yè)的管理要求嵌入網上報銷系統(tǒng)，充分發(fā)揮流程控制對業(yè)務的管理效果。由合理、高效的處理流程驅動業(yè)務更加規(guī)范、準確。

2.費用控制：與預算管理系統(tǒng)無縫集成，通過嚴格的業(yè)務流程、完善的成本定額建立企業(yè)的成本控制體系。填單時系統(tǒng)自動計算預算可用額度，并根據(jù)控制策略進行預警提示。依照企業(yè)實際需求以達到有效控制，實現(xiàn)費用的剛性和彈性控制。按照崗位職責劃分，建立全員參與的預算執(zhí)行流程，嚴格執(zhí)行審批制度。

3.靈活查詢：滿足員工多角度、任意時點費用申請及報銷狀態(tài)查詢。使員工清楚地瀏覽資金的歷史報銷、借款、核銷記錄。 滿足企業(yè)直接通過網上報銷系統(tǒng)就可查詢銀行賬`戶信息，實現(xiàn)報銷業(yè)務與銀行付款業(yè)務一一對應，提高對賬的準確性。

五、結語

隨著企業(yè)現(xiàn)代化進程的加快，網上報銷的方式將被普遍采用，網上報銷系統(tǒng)將根據(jù)企業(yè)管理模式量身定制，為提高財務信息化水平、財務基礎工作質量提供技術支持。同時企業(yè)在采取網上報銷方式時，也需注意系統(tǒng)權限的配置及系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全，及時做好財務監(jiān)督工作和系統(tǒng)安全管理工作。