高校采購存在的問題與采購流程優化研究

摘 要：隨著我國教育事業進程的不斷加深，教育體制的不斷深化改革，高校教育也得到了快速、良好的發展。高校在教學當中需要各種物品、物資，而這就需要高校通過采購來滿足。然而由于較多因素影響，使得高校采購中仍存在不少問題，采購流程有待進一步優化。因此，本文以下就高校采購存在問題與采購流程優化進行分析與探討。

關鍵詞：高校采購 存在問題 流程優化

高校教育的快速發展，使其教學規模越來越大，對各種物品、物資的需求也越來越多，而采購工作具有政策性較強、涉及面廣、專業程度高等特點，這就對采購人員及采購流程提出了更高的要求。采購工作質量優劣直接關系到采購的物品、物質質量，事關高校黨風廉政建設，重要性不容忽視。

一、高校采購存在問題分析

由于高校采購工作具有政策性較強、涉及面廣、專業程度高等特點，影響高校采購的因素較多，所以在分析高校采購中存在問題時我們應采用先進的科學方法進行，以便能夠對高校采購中存在問題有充分明確了解，從而針對問題不斷優化采購流程，確保采購工作質量，提高采購工作效率。當前，在分析高校采購問題時采用ASME方法能夠取得非常好的成效。ASME方法中文全稱為美國機械工程師學會，在高校采購問題分析中應用該方法，能夠清晰地表達采購流程中各個活動環境是否增值活動環節。ASME方法主要采用表格方式進行記錄表達，例如對采購活動環節中的消耗時長、操作在流程中做出的貢獻，主要包括檢查、輸送、非增值活動、增值活動、存儲、耽擱等內容。檢查內容指對采購物品、物資的數量以及質量進行檢查；輸送內容指采購人員、物品與物資、相關文件信息的移動；存儲內容指文件歸檔等類型的受控存儲；耽擱內容指采購工作操作間暫時的存放、耽擱。通過對高校采購流程進行分析，能夠使我們清楚知道采購流程中存在等待、反復和障礙的環節，這能夠對采購流程優化提供有效幫助。通過分析采購流程，能夠對流程中的各環節進行總結，以便得出各環節的ASME特性。選擇供應商、各部門間信息傳遞、審核文件、反復檢查以及各種增值與非增值等活動中耗費時間長。利用ASME方法主對高校采購問題進行分析得知，高校采購中主要存在采購耗時長、效率低、透明度低、手續繁瑣、準確性低、質量差等問題。

二、高校采購流程優化

通過利用ASME方法對高校采購問題進行分析，得知了高校采購問題出現原因，因此，提出采用電子化采購手段以及引進BPR核心思想的方法對高校采購流程進行優化。BPR中文全稱為企業流程重建，BPR核心思想即企業流程重建核心思想。BPR核心思想將過程作為核心，將原來的任務劃分、職能界限進行打破，以便集合不同職能部門、不同專業人員共同完成工作。當前，BPR核心思想被廣泛應用在優化營運和全過程組織中。電子化采購屬于電子商務中的一種應用類型，是電阻商務的基本內容，近年來電子商務發展迅猛，已經成為人們所關注和熱議的焦點。電子商務的出現是為了滿足現代化貿易活動需求。在貿易活動中應用電子商務能夠促使貿易活動更加便捷、及時和準確，不僅提高了工作效率，還降低了交易費用。所以，電子商務得到了迅猛的發展。傳統的高校采購內容包括眾多步驟：首先，高校工作人員提交采購需求，經高校管理層分析確定后選派人員進行采購；然后選擇合適供應商，通過雙方溝通確定價格并就采購合同簽署文件證明；最后對交貨進行全程跟蹤，確保貨物入庫，支付錢款等等。而利用電子化采購手段，大大避免了傳統采購的繁瑣內容，而且效率更高、更加規范和便捷，主要表現為以下內容：

第一，正確提交采購信息。用戶在電子表格內填寫好需要采購的產品信息，如需要經常性或大量采購的產品，應建立特殊目錄，為下次采購提供便利。第二，采購審批。按照規定的采購流審批流程，對采購申請進行審批，采購請被依次自動地傳遞給各個責任人請求批準。第三，在網絡上發表采購信息。當采購申請通過審批后，其采購內容信息會自動發送到網絡上，形成采購信息公告，而后由供應商在網上進行議價。若是采購申請沒有通過審批，則應說明原因，例如采購數量過大等原因，采購申請人員應對采購信息進行更改而后再次提交申請。第四，供應商管理。網絡供應商與實體供應商有著一定的差別，所以在選擇網絡供應商時應對其進行綜合考慮，例如對供應商的業務能力、信息化程度、服務水平、口碑信譽等方面進行綜合考慮。符合要求的供應商才能在網上參加競標。第五，網上競價。在限制時間內，供應商在電子化采購平臺中輸入競標價，然后等待反饋情況。第六，供應商選擇。當供應商確認采購人員的采購申請后，應在網上將產品價格與數量信息向采購人員公布。第七，簽訂合同。當供應商競標成功后，系統會生成合同，打印交甲乙雙方簽訂，并實時查詢采購狀態。第八，訂單跟蹤。簽訂合同后，供應商應及時發貨，采購人員能夠在網上通過合同編號對訂單情況進行跟蹤，直至交貨。第九，驗收。采購人員收到貨物后，應及時進行驗收，確認收到的貨物數量、性能等方面符合自己采購要求。第十，資產管理與共享。驗收合格后，采購人員應登錄系統對采購貨物申報固定資產并領取憑證報賬。校園網上應自動共享相關信息，而后在校師生應根據需要申請使用儀器。第十一，采購評價。對供應商進行評價，若是不滿意這次采購應向供應商說明不滿意的地方，供應商收到建議后應及時進行改進。

三、高校采購流程優化后的優勢

第一，高校能夠掌握采購主動權。高校根據自身需求，在網絡上發表采購物品信息及要求，大大降低了采購盲目性，同時由于采取競標模式，高校在價格和質量方面有了更大的主動權，還能在網上隨時與供應商溝通，以便為售后服務提供便利。第二，降低了采購成本。網上供應商的選擇范圍較廣，通過對眾多供應商進行綜合考慮，最終選擇報價相對較低、服務水平高、口碑信譽好的供應商，突破了傳統采購中供應商數量少、報價高的局限性，將采購范圍擴大至全球化。第三，提高采購透明度。采購信息和采購流程都在網站上公開，實現了實時監控，提高了采購的透明度。第四，方便采購人員驗收。高校采購流程優化后大大降低了采購工作的繁瑣程度，減輕了采購工作的工作量，為采購人員驗收提供了便利，使得采購驗收更加方便、準確、及時，進一步保證了采購質量。第五，提高采購效率。通過利用互聯網，消息的傳遞與獲取更為快速，降低了采購所需時間；實現了采購信息電子化、數字化，提高了采購準確性；對采購流程進行實時監控跟蹤，實現了采購流程自動化，提高了采購效率。第六，規范了采購過程，提高了監管力度。高校度采購流程進行優化后，使得采購業務操作實現了程序化，必須嚴格依據相關規定流程進行采購業務操，不然無法進行采購，避免了采購中隨意性的出現。對采購市場與采購行為進行了規范，建立了良好的經濟環境和社會環境；另外，在規范了采購過程的同時，還使得采購管理實現了定量化、科學化，提供了一個良好的監控平臺，以便于監管機構進行實時監控，有效提高了監管力度。

四、結語

綜上所述，高校教育的快速發展，使其教學規模越來越大，所需采購的各種物資也在不斷增加，這就對高校采購工作提出了更高要求，同時也加大了高校采購管理的難度，因此，高校必須結合自身實際情況，重視采購工作，認真分析采購工作中存在的問題并找出原因，從而采取先進的科學方法不對優化采購流程，切實掌握采購工作中的特性，從而提高采購工作效率，保證采購質量。

參考文獻：

[1]伍勁宇.淺析高校采購存在的問題與電子化采購舉措[J].中國現代教育裝備，2011，01：28-30.

[2]伍勁宇.高校采購存在的問題與采購流程優化研究[J].中國現代教育裝備，2011，05：9-11.

[3]姜紅梅.高校采購管理存在的問題及解決措施[J].信息系統工程，2012，03：106-107.

作者簡介：薄錄峰（1984.05—），男，吉林，本科，助理研究員，研究方向：管理，遼寧師范大學后勤服務產業集團（后勤管理處） ；武長生（1971.05—），男，遼寧師范大學后勤服務產業集團（后勤管理處），研究方向：管理。