信息化模式下的計算機圖書檔案管理

摘 要：檔案作為重要的信息資源，需要開發才能實現其應用的價值，檔案管理也要順應時代發展潮流，更新理念，提高管理水平，開展管理模式，挖掘檔案信息資源。

關鍵詞：信息化 計算機圖書檔案 管理

信息化技術飛速前行，各個行業都開始應用信息技術開展系統管理，信息化所帶來的產業革命也在不斷地膨脹，故而圖書檔案管理已經成為時代發展的必然趨勢。計算機圖書檔案管理主要是是在信息化不斷滲透和發展的前提下，檔案管的更新換代。目前關于如果發揮信息化模式的計算機圖書檔案管理是研究的新議題，對推進管理上升到新高度有積極意義。

一、計算機圖書檔案管理特點

1.編目存儲便捷節約查閱實踐。信息技術最為典型的特點是操作極為便捷，通過應用計算機檔案管理能夠解放管理人員的大腦和手，讓人為操作變得更為便捷，摒棄傳統的手工操作模式，能讓人力得到較大的解放，縮短工作時間，進而提升工作效率。由于計算機自身就存有大量的計算能力，因而錄入計算機系統的圖書檔案資料也需要借用計算機的內部運算進行系統編碼，這樣內部的資料就能自動排序，查詢起來更為方便，降低現有工作難度，提升工作效率，保障信息安全。

2.查閱方便便于資料共享。計算機圖書檔案管理主要是讓把圖書檔案按照系統化的方式錄入其中，這不但能將所有信息存儲到計算機的數據庫內，也能讓大部分信息上傳到云端存儲盤內，信息才龐大的存儲空間內可以加大運行速度，也能在硬盤或者電腦系統出現問題后還存有備份。另外通過在有網絡的地方就能快速的查閱相關信息，思想資源的實時共享。圖書檔案資料在多媒信息平臺上的共享，可利用計算機將圖書檔案資料做好加工和整合，然后在借助共享平臺將分享相關信息，這樣可以讓信息資源的利用率達到最大。

3.管理方法先進人員素質偏高。計算機圖書檔案管理主要是將人的智慧與計算機技術有機融合在一起，無論是參與圖書檔案資料錄入的工作人員，還是分類圖書館內各類數目的人員，都需有著專業的知識能力和業務水準，要求這些人員具有較好的計算機操作素質，還能對數據和分析有初步了解，借助于計算機將所有的數據進行系統化的分類，分析排列。為應用此模式，圖書檔案管理過程中就要不斷的同時人員的業務能力和相關的計算機、統籌、規劃等輔助類素質的提升。

二、信息化模式下的計算機圖書檔案管理現狀

1.檔案意識薄弱。大多數的圖書館將檔案工作看成是圖書館工作的基礎，特別是計算機圖書館，更是將其看成是內部機構，把檔案保持看成是檔案館的工作，只單方面的保持或者上交檔案館數據，由于業務檔案不需上交，所以讀者檔案在一定時間內就被銷毀，這樣做不利于圖書館長期發展，由于讀者信息中能挖掘出讀者的喜好或者讀者的閱讀頻率等，這些信息能較好的指導圖書館未來發展，因而粗暴的銷毀不是明智之舉。

2.檔案缺乏統一管理。相較于其他檔案相比，圖書館業務檔案也是國家的重要文獻資源，但是由于沒有專門的監管機構，因而很多專業或者重要的檔案，沒有報送到專業檔案館進行保存，因而不具有完善的管理制度，出現檔案遺失的狀況。目前很多圖書館都是各個所屬部門保存自己的檔案，甚至有的業務檔案都要個人自己保管，因而在開展工作和業務調動的過程時，個人或者部門保管的檔案由于保管不善出現遺失狀況。

3.缺乏系統性和完整性。由于現代化程度比較低，因而圖書館的檔案來源主要是上級文件和圖書業務方面的工作，系統化的工作流程還沒有形成，保管時斷檔或者缺擋的現象時有發生，比如應該設立的檔案沒有設立，或者大部分檔案沒有建立系統化查閱體系，尋找起來費時費力，保存上沒有運用現代化信息技術，導致檢索、數字化方面有所缺失等，特別是網絡技術環境下，不能適應社會發展需求，特別是在經費不足的情況下，檔案保存變得更為薄弱。

4.自動化管理方式沒能普及。當前很多圖書檔案都沒有開展自動化管理，管理方式很單一，機械化的操作還沒能得到大面積普及，因而這種傳統的管理方式會帶來大量的工作量，不但工作速度較慢，工作時間較長，同時也會限制檔案管理人員整理檔案的速度。根據研究獲悉出現以上原因的關鍵點有三，第一，部分圖書檔案管理的重視度不夠，所以沒能投入較大的財力開展檔案管理。第二，雖然已經調撥經費購買先進的檔案管理設備，但由于管理人員對操作不是很了解，因而設備的先進性不能體現出來。第三，部分檔案管理工作人員現代辦公意識缺乏，在擁有高科技設備的情況下還依然運用落后的管理方式進行手工操作。

5.檔案管理人員的管理素養有待加強。目前檔案管理出現問題的原因有二，第一是缺乏專業化的檔案管理人員，第二是工作人員的業務水平偏低。根據調查可以獲悉，專業的檔案管理人員缺乏，檔案工作由非專職人員兼任，非專職人員有自己的本職工作，所以不能將全部的心思都投放到檔案管理工作中，因而檔案管理工作漏洞百出的情況屢見不鮮。另，部分檔案管理人員自身業務能力偏低，因而檔案管理人員的基本工作素養也比較低，出現這一現象的具體表現是分類、整理、歸檔和保管等細節工作內容不能被更好的把握住，因而很難實現檔案工作的規范化要求，進而制定的各類檔案管理工作會制約檔案管理的專業化發展。

三、信息化模式下的計算機圖書檔案管理的新渠道

1.充分利用現代化技術。當前，圖書館業務基本實現現代化發展要求，圖書期刊中的采訪、編目等都要借助于計算機進行檢索或者管理，融合現代化信息技術為今后的發展帶來挑戰，但是也會迎來新的發展機遇。電子文檔的增多，讓紙質文檔管理受到沖擊，如果還沿用紙質檔案管理模式顯然已經不能適應信息化發展要求，目前一些老的紙質文件依舊保存著，不能錄入到電腦內，導致當前的管理局面是紙質和電子檔案并存，所以在重視紙質檔案管理的過程中，不能忽視電子文檔的管理和保存，計算機管理的檔案和數據，在信息化推進中都能保存下來。最后圖書館信息檔案管理是將電子檔案建設成數據庫的形式，方便管理和使用，讓檔案信息發揮應用的社會價值。

2.漸進性資源共享。檔案管理中保密性是決定資源共享性的關鍵措施，圖書檔案一方面需要涉及圖書館業務數據，另外一方面要涉及讀者個人信息數據，合理的開發以及利用檔案資源，是有效避免機密泄露的關鍵要素。網絡化的發展，有助于信息資源的利用，并且在使用時可以為其提供便利條件，因而圖書館在面對這一現狀時，要重視選擇性的加工和制作檔案信息資源，將制作好的信息資源傳送到高校數據庫內，供廣大校園讀者使用，信息要具有流動性，定期的更新和改進信息技術內容，方便科研人員或需要的人員閱讀以及使用。

3.檔案信息資源編研。由于圖書檔案信息資源多處于分散狀態，所以信息無連貫性和系統性，因而信息的使用價值較低，部分原始資源沒有發揮價值，因而要想利用這些檔案信息之間，就要針對材料開展目的性和計劃性的分析以及編研，將分散的信息編研成綜合性較好的信息編研體系，例如，根據某一學科或者課題開展編研文獻的匯編或者專題調研工作，結合圖書館工作編撰大量的工作事記等，這些工作看似簡單，但是實際操作難度較大，如果能長期堅持做下去，對圖書館的長遠發展意義重大。

4.先進管理設備引進數字化管理。計算機圖書檔案管理主要的應用設備還是計算機，這就要在計算機設備上投入較多的技術，并將先進的管理設備看成是管理的要點。不但要注意計算機的軟件設備，其硬件設備也十分重要，學?？梢酝ㄟ^購進或者自行開發的方式開展適合本校圖書檔案管理的數據庫，這樣在日后的管理和維護中，能更靈活的運用選用的軟件，使用起來更為便捷，且過程中要不斷的做好優化和升級，滿足最佳實現效能。

5.數據庫建設做好資源共享。計算機圖書檔案管理中最為重要的一個優勢是要通過數據庫，建立相關的資源共享平臺，然后讓人們運用快捷和便利的條件，進行資源共享，讓資源能為廣大讀者所使用，現在資源也能被廣大讀者使用，但是使用的范圍較小，如高校圖書館只能集中在高校范圍內，導致資源豐富，但是實際的使用效率不能完全發揮出來。因而在計算機圖書檔案管理時，需要做好實時更新，讓資料和信息保持最新狀態，這能提升圖書檔案管理水平的技術保障狀況和發揮現有的數據空間。另，要想讓圖書檔案管理的利用率達到最大值，就需提升資源的共享效率，創立安全、高校的信息共享平臺，獲取最大的圖書資源使用效益。

6.專職管理提升人員素質。信息化的管理模式下，計算機無論是應用技術還是數據資源管理技術，都要求操作人員有熟悉的操作技。要求所有的從業人員從上崗之時就要具備圖書檔案管理技能，并在工作中逐步深化自己的專業素養，結合實際工作情況，不斷的提升自己的能力。

7.做好檔案信息建設。

7.1強化對檔案信息的建設。為加強檔案信息建設，需要加大對檔案信息的投入力度。為此，可以根據實際狀況制定相應的檔案信息化建設標準，在此標準的約束下，調動目前可用資金，若資金不夠可以向政府申請，做好政府財政和相關部門的支持，以期解決資金上的困境。另外，在各方面條件都具備的前提下，最好加大資金準入渠道，拓展資金來源，并充分挖掘資金的利用情況，進而讓檔案信息化建設工作能順序的開展下去。

7.2提升檔案信息化建設效益。為更好的提升檔案信息化建設，可以從以下幾個方面入手：第一，做好檔案工作人員的培訓教育，培養懂檔案管理和電腦操作的復合型人才。第二，檔案管理工作中進行保密，讓參與管理的人員具有保密意識。第三，建立專門的檔案管理頁面，提升網絡查詢的利用效率。第四，建立內容豐富和利用率較高的電子檔案信息管理，將檔案內的電子信息都呈現在網絡平臺上面，實現資源共享的同時，也加強資源的利用效率。第五，完善學校電子文檔收集，便于檔案資料的利用以及保管。第六，橫向延伸中進行檔案管理聯合，豐富檔案信息資源，讓檔案的延伸性得到切實保障。

7.3檔案在線服務提升服務質量。檔案在線服務，能讓人們及時準確的獲取檔案信息，要求檔案管理人員樹立“工作即為服務”的檔案管理理念，明確服務方向，端正檔案管理人員的服務態度，樹立創新意識，提升服務質量。服務中做到熱情和主動，跟進后勤工作的同時強化學校的檔案服務，挖據出檔案的潛在功能，將過去以歸檔為主的檔案管理轉化為開發利用為主。

四、結語

圖書館作為服務性較強的部門，在檔案管理中學科化道路較長，因而在發展中要結合實際途徑，調整館員心態開展檔案管理工作，打破傳統工作中出現的壁壘，整合檔案信息資源，逐步的積累將優質服務提供給廣大讀者，利用檔案管理中的資源優勢，讓其發揮更大的社會實用價值。

參考文獻：

[1]張國華. 高校圖書館檔案信息資源的整合與開發利用[J].大學圖書情報學刊.2011（05）：12-13.

[2]張衛華.高校圖書館檔案信息資源開發利用研究 [J].檔案管理 .2014.（11）：60-61.