淺談實現公墓檔案管理規范化的有效途徑

摘 要：公墓檔案主要包括公墓基建資料和墓穴資料等檔案，有電子檔案和紙質檔案兩種存檔方式。殯葬改革后公墓相關工作量不斷增加且工作范圍也不斷拓寬，在這樣的新形勢下，公墓檔案的管理工作也變的更為重要。在做好公墓各項管理工作的同時更應該抓好基礎工作，將傳統的檔案管理方式與現代化的檔案管理方式相結合，使公墓檔案管理更為規范化，讓公墓檔案管理工作與公墓各項管理工作之間相互促進。

關鍵詞：公墓 檔案管理 規范化 周期性普查 措施

檔案是國家機構、社會組織或者個人在社會活動或社會實踐中所形成的清晰、確定且具有完整歷史記錄作用的固化信息。公墓檔案則主要是指公墓在建設和管理的過程中所形成的檔案資料，這些資料可以記錄和反映公墓的基建、財務收支和墓穴信息等情況，由此可見，公墓檔案管理在殯葬服務中起著非常重要的作用。而在目前的公墓管理中，公墓檔案管理還是整個管理過程中的薄弱環節。但隨著現代社會的信息化進程不斷加快，公墓檔案管理過程中如何進行信息化建設，加快公墓檔案管理的數字化建設，實現公墓檔案管理的科學化、規范化和現代化已經成為了一個新的課題，而如何實現公墓檔案的規范化管理也成為我們思考的重點。

一、提升管理人員素質

檔案管理人員的工作能力及素質決定了檔案管理的好壞，因此，要實現公墓管理的規范化首先需要進行公墓檔案管理的工作隊伍建設，選擇有責任心、工作積極、作風正派的人員從事檔案管理工作，同時在工作中還需要注重對他們各方面能力的培養。另外從事公墓檔案管理的工作人員平時也應注重提高自身的專業水平，并且應在熟悉公墓檔案管理工作的流程和基本要求后通過各種方式提高自身能力，學習科學化的管理原則與方法，積極探索和使用新的管理模式，讓公墓檔案管理的質量和效率得到進一步提高。

二、增加投入，更新管理設備

檔案管理設備是整個檔案管理工作的硬件、基礎，好的硬件是夯實檔案管理基礎及實現檔案管理工作規范化的重要組成部分。因此，應加大經費投入，配置專用的檔案庫房，庫房內配備鐵質檔案柜、空調、除濕及滅火設備，并將檔案庫房、閱覽室和辦公室分開，同時在公墓檔案管理過程中應該經常對庫房內的防火防盜、防蛀、防潮等安全保護措施進行檢查，加強公墓檔案管理的規范化建設。

三、對公墓檔案管理進行周期性普查

檔案卷宗的全面普查在檔案管理的標準化、規范化建設中是一個重要的起點，這對公墓檔案管理也是非常重要的一點。企業在經過一系列變革后檔案資料容易出現混亂或丟失的情況，所以企業在改革基本成型后必須將檔案資料進行集中地、全面的普查，這樣才能保證企業發展軌跡的清晰，同時也能鞏固檔案管理。而為了實現公墓檔案管理的規范化，筆者認為周期性的檔案普查可以增加都日常管理工作中，例如以季度為單位對組織檔案進行普查，周期性的檔案普查不僅可以減少檔案資料的缺失，實現中長期檔案資料的完整，也是為年終歸檔工作奠定基礎，也可以節約年終歸檔的工作時間。但是需注意周期性檔案普查工作應該由相關部門協同完整，切勿各自行動，例如公墓檔案進行周期性普查時財務、基建等檔案資料均由各主管部門分別進行普查，不僅投入了大量的人力物力，而且在普查后部分檔案可能仍然是分散的，如此一來所留存的檔案就不能真實的反映出時間的完整性，致使公墓檔案管理工作中的編號、登記、保管工作不能實現統一化、規范化，這也是目前公墓檔案管理中存在的漏洞。因此周期性普查應協同配合同時進行，使公墓檔案管理工作更為完整和規范。在檔案普查中還會遇到檔案卷宗的重新組合，而將檔案卷宗進行重新組合歸檔也是實現公墓檔案化管理的一個重要措施。檔案卷宗的重新組合首先應關注卷宗過后且內容雜亂的檔案，這類檔案在重新組合時應該盡可能的將相互之間存在關聯的資料組合在一起。另外，在檔案普查中，對無頁碼、卷宗內無目錄和無標題或標題不清楚的檔案卷宗應該對其進行重新加工，完善檔案卷宗并進行重新組合。

四、完善檔案管理制度，建設高效的數字化管理系統

檔案管理制度是確保檔案資料完整，實現檔案管理規范的重要手段。在公墓檔案管理過程中管理人員應結合實際情況完善管理制度，例如檔案資料的查詢、借閱規定等，并將管理制度落到實處，使檔案管理的運作更加規范，避免公墓檔案出現內容涂改或遺失等事件的發生。隨著社會信息化進程的不斷加快，檔案管理與網絡技術相結合已成為必然的發展趨勢，將紙質檔的檔案資料轉化為數字化資料，并建立信息管理系統已經得到了廣泛的推廣。在公墓檔案管理中同樣可以建立高效的、數字化的信息管理系統，將先進的信息技術與檔案管理方式相結合，而原有的紙質檔資料數字化是一項龐大的工程，因此可先將原有的紙質檔資料以文件目錄的方式錄入信息管理系統，從而通過計算機進行查找服務，然后再逐步將各檔案資料數字化錄入信息管理系統，逐步完善公墓檔案的信息化管理系統，讓檔案管理工作人員能夠投入更多的精力到更高層次及創造力的管理工作中，提升公墓檔案管理工作的服務水平，從而實現公墓檔案管理的規范化。

五、結語

隨著網絡技術的不斷加強，公墓檔案管理工作也更為現代化，但是要實現公墓檔案管理工作的規范化并不是簡單的將檔案管理工作現代化，利用計算機代替人工即可，而是需要利用現代化的網絡技術，結合先進的管理方式，并在公墓檔案管理工作中根據實際的情況不斷地對管理方式進行改革。同時管理人員也應不斷學習新知識，并運用到檔案管理工作中，讓檔案管理工作更上一層樓。

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