高校檔案利用工作研究——以貴州大學檔案館為個案

【摘要】：本文以數字化浪潮中的貴州大學檔案館為個案，回顧十數年來其檔案利用工作的現狀與不足，探討通過提升檔案利用意識，加強檔案利用宣傳，完善檔案數字化建設，健全檔案利用制度，嘗試部分檔案的有償利用，實現高校與社會對檔案的共同維護等途徑，實現未來貴州大學檔案利用工作良性發展之建議。

【關鍵詞】：高等院校;檔案利用;貴州大學

高等院校檔案是“學校從事招生、教學、科研、管理等活動，直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖標、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。”[1]做好檔案利用工作，不僅是進行學校科學管理、日開展常工作的必須環節，更直接影響到政府在信息采用、項目決策、現行文件、基礎數據、教育政策方面的信息參考，乃至決定著我國高等教育后續發展的前進方向與趨勢，其重要性不言而喻。本文即以數字化浪潮中的貴州大學檔案館為研究對象，結合其近年來檔案管理與利用工作的現狀與困境，探討未來貴州大學檔案利用工作發展之路。

一、數字化浪潮中的貴州大學檔案館

進入二十一世紀，為順應日新月異的信息技術和豐富多樣的信息資源需求，我國提出了“互聯網+”計劃，這不可避免的對新時期的高校檔案事業提出了更高的要求和挑戰。單就貴州大學檔案館而言，其在2010年貴州省高校檔案信息化工作起步之后，迅速轉變心態，爭做全省高校檔案信息化發展的先鋒。主要體現在：首先，管理系統方面，貴州大學檔案館較早地更新了“南大之星”系統，并完成對各部門檔案工作者的系統培訓，實現了檔案的實時在線備份;其次，設備設施方面，貴州大學檔案館“一年內新購計算機14臺、多功能一體機4臺，還有攝像機等共計近30萬元的設施設備，使檔案工作所需設施設備大多更新且一應俱全，工作條件明顯改觀。”[2]未來，新校區還將啟動總面積為7500㎡的新館，并將持續進行設備設施的升級與更新;再者，檔案人員業務素質提升方面，貴州大學檔案館通過日常培養與重點激勵相結合的策略。在對全館員工提供優良平臺、采購專業報刊書籍、組織外出學習、開展各類培訓的同時，亦著力激發部分檔案專業館員的業務潛力，科研能力穩步提升;最后，也是最重要的是，貴州大學檔案館的編研能力取得了極大的突破。從最初的只“編”不“研”到能夠緊扣學校發展主題，配合做好“革命烈士冷少農”紀念展;善于抓住各種機遇做好檔案宣傳利用工作，組織內容豐富的“國際檔案日活動專題”，不僅體現了貴州大學檔案文化的縱深與廣博，亦有力證明了貴州大學檔案編研成果的新穎性與針對性。

二、貴州大學檔案利用工作的現狀與困境

如前所述，十數載貴州大學檔案館的革新成果毋庸置疑。但必須要認識到的是，雖然貴州大學在貴州省高校的檔案利用工作方面較早取得了突破，可若將其置于全國高校檔案利用發展的背景下，仍存有較多困境，亟待改進與完善。如：（一）檔案并未實現真正的集中統一管理，容易造成“無檔可用”的情況。除卻尚未完成的數字檔案，即便是實物檔案，也存在著黨群、行政類檔案外的多數其他檔案仍由各自學院部門保存的現狀。這不僅有礙于檔案質量和水平的提升，亦可能會有損檔案館在利用者心中的地位;（二）檔案數字化數量不足，檔案網站建設尚處于起步階段，容易給利用者形成“有檔難用”的困擾。目前，貴州大學校內的資源利用工作尚存諸多阻礙，社會檔案共享更是難以企及。這之中，既有經濟、設備、技術、制度的限制，亦有因工作量過大，難以在短期內完成的現實因素;（三）現有檔案體系過于粗略，給檔案管理者、利用者均造成不便。翻閱《淺談如何提高高校學生檔案利用率》[3]《試論高校學生心理檔案的管理及利用》[4]《關于高校干部人事檔案材料利用的思考》[5]《高校校史檔案的管理與利用芻議》[6]《高校口述檔案的整理分析及保管利用的探討》[7]《信息化時代高校學籍檔案的管理與開發利用研究》[8]等近年內高校檔案利用的研究成果，我們不難發現，我國高校檔案利用工作，愈加強調精細化與專業化的趨勢。反觀貴州大學檔案利用工作，上述種種，除少部分取得較好成果，更多的檔案分類與整理工作仍然停留在研究與起步階段;（四）檔案利用制度的嚴謹性與實用性不強，給檔案利用工作帶來了不少現實困擾。以檔案的有償利用為例，筆者挑選了國內三家高校，來與貴州大學進行相關制度的比觀。

各高校檔案利用收費制度

從上述圖表可知，與國內眾多高校檔案有償利用制度的建設與細化不同，貴州大學檔案利用工作的相關制度，仍未與現有管理體制和市場經濟環境相適應。這不僅會有礙于檔案工作經費的良性運營，亦無益于社會利用檔案的需求。

三、未來貴州大學檔案利用工作發展之我見

綜上所述，貴州大學檔案利用工作在十數載中，取得了極為重要的飛躍，但同時，信息化建設不完善、利用制度不健全、檔案數字化未完成、公共共享機制未能建立等諸多問題亦不容忽視。針對此種狀況，筆者提出幾點建議，以期稍有助于未來貴州大學檔案利用之工作。

第一，提升檔案利用意識，加強檔案利用宣傳。貴州大學應趁《高等學校信息公開辦法》實施，與貴州大數據產業興起的東風，調整工作思路，擴大檔案知識的普及程度，將檔案工作重心從以“保密和封閉”為主轉移到“利用”上來。同時，運用展覽展板、專業會議、主題活動來強化檔案利用宣傳;豐富簡報、目錄索引、檢索途徑、編研個案，來增強個人和社會對高校檔案的利用意識。重點解決因利用者不熟悉檔案管理規定、自身權限、檢索方法等困擾，所帶來的利用障礙。

第二，完善檔案數字化建設，健全檔案利用制度。檔案資料，是做好一切檔案利用工作的前提和基礎。囿于檔案資源數字化掃描、縮微處理、音視頻加工等各種數字化加工方式極為嚴格、規范的加工流程要求，加之貴州大學檔案數字化任務又極為繁重的現狀。可考慮在監管和保密工作到位的前提下，將部分檔案數字化工作委托專業的 IT 或數字化公司來開展。與此同時，應緊跟時代需要，完善口述檔案、心理檔案、影像檔案等檔案建設，著力健全檔案利用制度，使貴州大學的檔案利用工作，完成從有檔“難”用道有檔“便”用的轉變。

第三，嘗試部分檔案的有償利用，實現高校與社會對檔案的共同維護。高校檔案館屬于企事業檔案館的一種，由于其檔案來源于高校各項活動，多屬于單位的內部信息，未納人公共信息系統，不具有公共性。”[9]再者，有限的高校檔案經費投入，無法達到無償面向社會提供利用的維護條件。故此，未來貴州大學應從確定共享項目、劃分收費對象、合理收費標準等方面，綜合社會與個人需要、地方物價水平等諸多因素，盡早制定科學合理的高校檔案有償利用實施辦法，體現出高校檔案向社會提供利用服務的價值，滿足社會對高校檔案利用的需求。同時，實現高校與社會對高校檔案的共同維護，促進高校檔案事業的良性發展。

此外，檔案信息化設備的更新完備、檔案人才的培養選拔、檔案網站和社會化媒體的廣泛調動、信息數據庫和檔案管理軟件的應用與完善，亦為高校檔案利用工作不可忽視之關鍵。因前人論述諸多，本文僅略作簡述。

注釋：

[1]教育部，國家檔案局：高等學校檔案管理辦法[S].2008.

[2]唐圣琴：淺談貴州大學檔案館（校史館）管理改革[J].山西檔案.2016（2）.

[3]孫彬彬：淺談如何提高高校學生檔案利用率[J].科技視界.2015（36）.

[4]李艷霞：試論高校學生心理檔案的管理及利用[J].檔案管理.2015（6）.

[5]于明霞：關于高校干部人事檔案材料利用的思考[J].知識經濟.2014（24）.

[6]蘭家友：高校校史檔案的管理與利用芻議[J].中國管理信息化.2016（11）.

[7]朱麗梅，張娟娟，袁曉鳳，顧美玲，林林，歐陽慧芳：高校口述檔案的整理分析及保管利用的探討[A].全國檔案工作者年會論文集.2012.

[8]占生富：信息化時代高校學籍檔案的管理與開發利用研究[J].辦公室業務.2016（10）.

[9]楊立人，邵揚生，陳鷗：機關、企事業檔案向社會提供利用中的收費制度探索[J].檔案學研究，2004（2）.