淺談文書“卷”改“件”的實施

【摘要】：“卷”改“件”的意義在于，可以充分發揮計算機在管理檔案工作上的技術優勢，在推行文檔一體化管理的基礎上，打破傳統的文書立卷方法，對于檔案材料以“件”為單位進行整理、歸檔、保管、利用和統計。

【關鍵詞】：“卷”改“件” 文書檔案;檔案管理

2011年實施的《歸檔文件整理規則》，是目前我過檔案行業的重要標準，它的實施是深入推進我國國家機關檔案工作改革的重要舉措，因此也成為我國檔案管理工作的熱點，一直以來受到重點關注。本文將以《歸檔文件整理規則》為切入點，研究“卷”改“件”工作中還存在的問題，及提出相應的改進的建議。

一、文書卷改件的實施背景

所謂文書立卷改革，是指在檔案管理中，進行文件歸檔時，利用計算機對文件實行全文信息管理的前提條件下，取消傳統的立卷工作，以“件”為基本單位。其實質就是將檔案保管的基本單位進行改革，由原來的以“卷”為單位，改為以“件”為單位。當電子計算機進入辦公領域之后， 相對于這種自動化程度很高的辦事方式，原來的檔案管理辦法，已遠遠適應不了這樣的辦事氛圍。[1]這就要求文書立卷工作要進行革命性變革，這種改革的意義在于，可以充分發揮計算機在管理檔案工作上的技術優勢，在推行文檔一體化管理的基礎上，打破傳統的文書立卷方法，對于檔案材料以“件”為單位進行整理、歸檔、保管、利用和統計。

“卷”改“件”工作，是在充分調研國內外文件歸檔整理方法的基礎上，緊密結合我國機關檔案的工作實際，根據當前信息技術的發展，積極適應檔案管理現代化的需要，以“簡化整理、深化檢索”為工作宗旨，提出的一種完全不同于傳統文書檔案的立卷方法。《歸檔文件整理規則》（以下簡稱《規則》）的實施，標志著我國檔案管理工作上，立卷改革進入一個新的階段，為當前各單位檔案管理上分散、無序的立卷改革逐步走向統一、規范的管理，提供了科學、合理的改進依據。

二、“卷”改“件”的優點

從長遠和現實工作需求來看，“卷”改“件”的優點是很突出的，主要有以下幾個方面：

1、“卷”改“件”減輕了檔案工作的工作量，大大提高了工作效率。傳統的文書立卷工作繁瑣而艱巨，其內容包括劃分類別、劃分保管期限、抄寫卷內目錄、組卷、填寫備考表、裝訂、擬寫案卷標題、寫封面、編制案卷目錄等諸多流程，工作程序多，操作難度大，質量要求高，即便是從事檔案工作多年的老檔案員，也往往感到很吃力。同時，也大大限制了工作效率的提升，在現代檔案要求越來越高的大背景下，顯然影響了檔案工作水平的提升。在一些案卷數量較多的單位，一些兼職檔案員即使在相對熟悉工作流程和要求的情況下，也要半年甚至更多的時間才能完成立卷任務。《規則》對整理方式進行大幅改革，以“件” 為單位進行整理，使檔案員從繁重的手工勞動中解脫出來，大大節省了的人力物力，使得傳統意義上的分類、 組合、 編目“立卷三部曲”趨于統一和簡約。 分類層次由原來的按照年度、機構、級別、問題、保管期限這五個層次，一次性簡化為年度、機構 （或問題）、保管期限三個層次。此外，在組合案卷的方法上，原來的六種基本方法，在新的管理方式中失去了意義。編目由原來對案卷的單純技術加工，演變為針對每份文件的逐份加工。這種改革方式，不僅簡化了工作步驟，更重要的是，對文件內容與形式特征的揭示更具準確性，提高了檔案工作的科學性。“卷”改“件”之后，文件的整理變得更為簡單、準確和易操作， 尤其是采用計算機管理檔案后，所有的文件都輸入電腦，按照分類大綱進行編制程序，從而省去了擬寫案卷標題、寫封面、抄寫卷內目錄和案卷目錄等原來的一系列繁瑣重復的工作，極大地提高了工作效率和工作質量。

2、“卷”改“件”在方法上操作簡單，有利于檔案員快速掌握。我國檔案工作的現實是，基層檔案員由于各種原因，調動頻繁，由此也帶來專業技能參差不齊、責任心有強有弱的問題。傳統的立卷方法，不僅要求基層檔案員要具備檔案專業的檔案理論知識，而且還要對立卷工作的規范和各種要求比較熟悉，此外，還要求具備一定的綜合分析、發現問題解決問題的能力。由于檔案人員調動頻繁，往往造成各基層單位的檔案質量提不高。為了提高檔案人員的能力素質，檔案行政部門疲于開展各類業務培訓培訓和指導，由于人員頻繁調動，造成培訓、調離、培訓的不良循環局面，造成行政資源的浪費。《規則》在操作流程和工作要求上進行了大幅度的改革，大大簡化了檔案文件整理程序，工作難度相應降低，業務指導人員好講解，基層檔案員也容易理解和掌握，便于檔 案工作的順利開展。

3、“卷”改“件”有助于提高檔案實際利用的簡便性。隨著信息技術的改進，以及辦公自動化的發展，在檔案工作中，由計算機管理檔案已逐漸普及，實行文件級管理，更有利于于檔案管理系統的科學化、便利化。在縣、鄉一級的基層檔案管理單位中，由于檔案管理和工作經費等多種原因，有少數邊遠單位甚至沒有配備相應的計算機。另一方面，由于其形成檔案數量相對少，內容相對較為單一，也可根據《規則》進行手工管理。文件按相關問題分類，取消了“卷”的概念，工作重點轉移到檢索、提供信息等方面。使用“卷”改“件”，大大方面了檔案的利用方便性，可以較好的實現快速檢索、快速保存等功能。

4、“卷”改“件”有利于檔案的整理和利用工作。“卷”改“件”工作對于提高檔案工作的效率具有明顯的促進作用，由于整理流程相對簡化，整體工作量得到減輕，由此，也讓基層檔案員從繁雜的工作中解脫出來，有更多的精力從事檔案其他工作，例如檔案的編研和利用，能較好地協調了檔案的整 理、保護和利用的關系。反復拆卷裝訂容易造成脫落，給檔案帶來不必要的人為損害。此外，在傳統的立卷方法中，檔案的案卷往往是由多份文件構成，并進行整理后裝訂成獨立的一卷，這樣的優點是集中管理，美觀，但是缺點是過于集中，不利于查找。在日常利用中，查閱者只需查閱其中的一份文件，在查閱時就會看到其它無關的文件，不利于檔案的保密工作。檔案的整卷調出，也導致了其他沒有用到的檔案文件受到無端損耗，縮短檔案的自然壽命。

實行檔案按“件”管理后，檔案利用者可以根據查檔需求，需要哪份調哪份，既方便查閱，又做到了安全保密，減輕了檔案員的調檔工作量。此外，查檔過程中，即使是完成歸檔后發現了部分零散文件，也無需再進行拆卷、再裝訂，只需插入相應卷盒中，在備考表或備欄中說明即可，方便靈活。

三、“卷”改“件”對檔案工作帶來的深遠影響和積極意義

公文歸檔的“卷”改“件”，從根本上看，是現代化辦公要求的一種管理方式的改革。[2]隨著“卷”改“件”工作的推行，檔案工作內容從傳統的手續繁雜、操作復雜，逐步發生較大的變化，對于提升我國檔案工作的整體水平有較大的促進作用。

1、檔案交接的手續由復雜向細致轉變。檔案按“件”管理后， 各單位向檔案館移交檔案時，交接人員必須認真清點核對檔案實體與紙質文件級別目錄、機讀目錄是否一致，是否有較大變化， 這與案卷級管理相比，工作流程減少了，但是工作量有一定的增長，要求檔案接收人員工作更加細致，要具有較高的技術水平和責任心， 檔案館也要求有計算機硬件、軟件等良好的設備支持。在“件”的確定過程中，應根據實際正確把握，不能任意擴大組件的范圍，防止出現概念性錯誤。[3]

2、由“卷”改“件”管理方式的變革， 對檔案檢索和利用造成較大的影響。檔案實體在空間上具有惟一性， 如何滿足檔案工作多角度、多途徑的利用需求，對于數量龐大、內容紛繁的檔案管理工作，無疑是個巨大的挑戰。傳統工作中，檔案以“卷”為基本管理單位，檔案管理人員可以運用手工檢索滿足一般的檔案利用需求。實行按“件”管理后，分類逐步細化，數量逐漸增大，如果繼續使用傳統的手工檢索方法，難以滿足查詢需求。這就要求檔案管理與現代信息技術結合起來，建立檔案館計算機檢索系統，運用數據檢索功能進行查閱。因此，檔案管理由“卷”改“件”，前提條件是可以實現檔案的計算機檢索，將檔案信息通過著錄、標引等工作程序，建立相應的檔案工作數據庫，配置軟件檢索系統， 用計算機檢索代替手工檢索，加快檢索速度，提高檢索效率。

3、由“卷”改“件”帶來查詢方式的變革。以“卷”改“件”之后，出庫的檔案只需要把整份檔案登記即可，無需像以往的那樣，把整卷檔案借閱出庫。這樣的有點，在于維護了檔案的完整性，同時也保護了檔案的工作信息。另一方面，由于以“件”為單位管理數量龐大，傳統的登記方式也需要相應的做出改變，否則難以適應現代工作方式。此外，由于檔案工作涉及機關企事業單位的內部信息，具有高度的保密要求，要求檔案管理部門定期對利用部門所提供的全宗檔案利用的狀況，進行全面檢查。檢查內容主要針對檔案是否有損壞，是否有錯位現象，是否存在安全隱患等內容。由于以往是裝訂好的組卷檔案，一般來說，不容易出現錯位現象。以“件”單位進行管理之后，由于借閱檔案的頻率提高，，可能會出現返還檔案時出現錯位等現象，需要在日常管理中制定相應的管理辦法，防止此類事情的發生。

《規則》規定，檔案實行文件級管理，文件改用盒裝，這樣的弊端在于文件容易被撕破或者丟失。對于利用頻繁的全宗檔案，可適當縮短清點時間間隔，這將是保管工作最主要的任務之一。為了維護檔案的正常秩序， 管理人員應做好檔案出入庫登記，例如檔案利用部門通過計算機調檔時應同時出具工作清單， 交由管理人員作為出庫依據，利用結束后， 管理人員需要根據工作清單進行再次核對， 并將抽出的檔案準確、及時、快速地歸位。在每個月底，根據利用部門提供的各類全宗檔案利用情況一覽表，檢查檔案是否存在錯位、脫頁等現象， 發現問題及時進行調整糾正。

注釋：

[1]康維克：《“卷”改“件”是機關檔案工作的發展趨勢》，《檔案工作》2004年1月。

[2]景建民：《淺談文書檔案中的“卷”改“件”》，《農場經濟管理》2005年3月。

[3]遲玉福：《高校檔案文件實行“卷”改“件”整理淺見》，《決策與信息旬刊》，2015年8月

參考文獻：

[1]景建民，徐靜：《淺談文書檔案中的“卷”改“件”》， 《農場經濟管理》，2005年3月

[2]張素歌：《淺談文書檔案以“件”代“卷”管理的實施》，《黑龍江檔案》， 2013年1月

[3]朱惠君：《淺談企業文書檔案以“件”為保管單位歸檔的利與弊》，《檔案天地》， 2014年第1期