如何做好財政檔案管理工作

【摘要】：財政檔案管理工作的質量關系到檔案資料的準確性、真實性，因此在財政檔案管理過程中，一定要嚴格遵守法律規定的流程，加強人員隊伍建設，提高管理的正確質量。本文也重點針對財政檔案管理工作的改進作出了相關分析。

【關鍵詞】：財政檔案管理;人員隊伍建設;信息化管理

一、財政檔案管理工作存在的問題

（一）人員問題

首先財政檔案管理工作應當做到專人負責，但是很多單位并沒有完全落實這項規定。由于各種因素，很多單位的財政檔案管理工作是由一人長期兼任，這樣一來無論是個人時間，還是精力都無法得到保證，直接影響到了檔案管理的質量，阻礙檔案管理工作進一步開展。

其次檔案管理部門人員應當長期穩定，但是部分單位存在嚴重的人員流動問題。財政檔案管理涉及到較強的專業性，且工作性質要求人員的工作應當是連續穩定的。如果人員頻繁地流動，則會工作人員對檔案管理工作不熟悉導致出錯。

最后檔案管理人員的素質偏低。管理人員不僅要具備較為全面的理論知識，同時也要具備扎實了業務能力，對國家最新出臺的各項政策都能了解。隨著信息化技術的發展，檔案管理人員還需要學會靈活運用計算機技術，開展檔案的信息化管理，顯然這是很多員工所缺乏的能力。

（二）思想認識問題

相比于單位其它部門，檔案管理部門經常被忽視，包括單位領導在內的很多人不會重視檔案管理部門的建設，所以在思想上也存在錯誤的認識，主要表現在以下兩個方面。

首先部分領導對單位檔案管理工作不重視。檔案管理部門的工作人員選拔不需要經過單位專業部門的認定許可，因此在人員配置和調動方面具有較強的隨意性;同時因為部門得不到單位的重視，所投入的財力、物力也不夠，導致很多管理工作因為資源有限而無法順利開展;檔案管理工作人員在工資、待遇等方面，也得不到有效保障。

其次，財政檔案管理工作者對本職工作重要性認識不足。有的員工認為該崗位具有很強的流動性，自己又不是專職的工作人員，因此在工作上也出現了放松的現象;有的員工認為單位領導對本部門工作不夠重視，因此也沒有堅持兢兢業業的工作;有的員工認為檔案管理工作對單位發展效果不大，沒必要時刻保持完美等。

（三）財政檔案管理混亂

首先檔案管理存在不合理現象，保管的期限也沒有做出明確劃分。有的單位對文件的分檔工作很重視，但是對材料的歸檔工作卻有所忽視，正因如此，部分單位存在著該歸檔的檔案沒有歸檔的情況。

其次檔案管理工作存在不規范現象，包括檔案號的編寫不規范、標題錯誤，有部分案卷還出現了沒有立卷人的情況。

其次硬件設施沒有跟上，比如很多檔案室沒有溫度計、滅火器等必要的硬件設施，導致環境建設跟不上，檔案保存的安全性降低。

二、財政檔案管理的必要性

（一）使日常財務更加規范

日常的財政檔案管理工作需要對不同種類的財政文件及時做好記錄工作，并且將這些文件及時收集整理以便后期查詢。在該管理流程當中，檔案管理人員需要嚴格遵守黨章制度中的各種規定，確保所指定的財政信息是真實且有效的，同時還要及時做好記錄工作，將每筆財政資金的用途、來源及時記錄下來，做好監督工作。當檔案管理工作者鑒定財政檔案，并且上報的時候，就實現了上級部門對下級部門的有效監督。由此可見，檔案管理工作每個環節都有具體的規范約束，同時每個環節都是需要監督，才可以保證財政資金的收支有序，加強財務的日常管理。

（二）為領導決策提供參考

在財政檔案管理流程當中，檔案管理人員對各種財政信息進行匯總整理，對眾多的信息做好統計工作，得出真實有效的財政信息。檔案人員將匯總得到的財政信息逐級上報，上級領導通過這些財政信息可以了解到本地區經濟發展的現狀，知悉社會發展的整體水平，根據這些信息制定出本地區未來的發展政策，為本地區制定發展規劃。由此可見，真實有效的財政信息可以幫助領導更快地作出決策，促進地區經濟的發展。

三、財政檔案管理工作改進策略

（一）加強人員隊伍建設

檔案管理人員隊伍建設，首先應當提高管理人員的專業水平，這是有序開展檔案管理工作的前提。單位應當定期對檔案管理人員進行培訓與考核，幫助檔案管理人員掌握各種技能，熟悉國家出臺的最新管理方針，扎實掌握檔案管理工作的理論知識，并且可以將這些理論靈活的運用到實踐當中，改善自己檔案管理工作中的不足。

其次檔案管理人員不僅需要具備較高的技能水平，更應當具備較高的職業到則素質。培養管理人員的職業道德感，使他們能夠堅守“愛崗敬業、服務群眾”的工作宗旨，能夠對日常工作中涉及到的國家秘密嚴格保守，全心全意地為人民解決問題，敬職敬業地完成本職工作，在崗位中實現自我價值。

最后檔案管理人員應當具備較高的思想覺悟。因為財政檔案管理工作性質的問題，在工作中會涉及到許多國家政治方面的因素，工作本身具備較強的政治性特點，相應的工作人員也應當提高思想政治素質。這需要單位定期舉辦政治理論的學習工作，讓工作人員認識到自己的使命，培養他們的使命感與責任感，將這些情感注入到日常的財政檔案管理工作當中。

（二）開展信息化管理

隨著計算機技術的不斷進步，很多單位已經用信息化管理來代替紙質化管理，同時提出要將最新的科學技術靈活地運用到檔案管理工作中，提高檔案管理工作的質量。

檔案管理工作能否與時俱進，主要取決于以下兩點：第一在檔案管理工作當中，應當更多地使用現代化的管理設備。信息化時代中，工作人員將檔案當中的資料輸入到電腦內，電腦可以對這些數據進行識別，并且進行智能化的整理，通過信息技術的運用，一方面可以減輕工作人員的負擔，另一反面也提高了檔案管理工作的效率，同時保證了檔案資料的準確性、真實性。

第二檔案管理工作的每個環節，都應當符合法律的規范。檔案管理工作涉及到資料的收集與整理，以及上報等工作，這些工作都應當嚴格遵守法律流程開展，同時對歷史檔案數據應當及時保存，并且做好保密工作，防止數據的泄露。只有當每個環節都符合法律規定，檔案管理工作才能更加規范合理。

（三）完善監督管理體系

建立健全監督體系，目的是為了更好地防止檔案管理工作出現錯誤的情況。監督工作的建立完善主要從幾個方面著手：首先要建立財政檔案管理的監督部門，該部門專門負責對財政檔案管理工作的監督，了解檔案管理工作的各個方面;其次，要保證財政檔案當中每項數據的真實性，避免檔案數據出現錯誤導致了領導決策失誤，影響本地區經濟社會的穩定發展;最后檔案人員的日常工作也應當被有效監督，這樣避免了檔案工作人員在日常工作中因為疏忽大意導致工作出錯的情況，盡可能降低了工作中的各種紕漏。

四、結束語

財政檔案管理工作的質量高低直接影響到了本地區經濟發展的情況，真實有效的檔案數據可以為領導的決策提供有效的參考。財政檔案管理工作看似不起眼，但涉及到了需要管理細節。因此需要盡快完善現有的管理體系，加強人員隊伍建設，才能進一步提高檔案管理的質量。

參考文獻：

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