提高高校人事檔案管理工作水平的措施研究

摘 要：高校人事檔案是高校教育事業發展和高校人事工作的重要組成部分，也是學校組織人事、科研、教學等各項工作必須要經歷的一個環節。而人事檔案管理水平的高低會直接或間接影響高校人事管理的決定，也會反映高校人事工作的狀態。本文從現在高校人事檔案管理的一些問題出發，對提高其管理水平提出一些措施方法。

關鍵詞：高校；人事檔案；管理工作；措施

一、高校人事檔案管理的不合理現狀

（1）管理制度落后。高校人事檔案工作的管理方法大部分還是依據《干部檔案工作條例》，難以在工作管理上有著自己的創新。多數高校在檔案管理方面還在采用傳統工作方式，忽視個人信息的更新。當前不少高校人事部還是手工操作，因此信息更新慢、管理制度落后；在檔案管理人員的挑選上十分隨意，許多檔案管理人員都將這份管理工作看做“閑職”。這樣的情況導致檔案管理的缺失，高校人事檔案管理如何跟上時代的腳步和高校進步的速度？

（2）檔案質量不高。許多高校的人事原始檔案普遍存在材料不完全真實、字跡模糊、手續也不齊備等現狀，且應該反映本人的一些真實情況的內容過于空洞而無法反映本人的真實情況，對于可以反映本人的真實情況的思想品德、業務能力、教學水平等現實狀況卻很少涉及。材料的準確性和完整性也難以保證，甚至有時都出現了學歷、年齡亂填的狀況，各種證明材料的缺失等。這些問題都給高校人事調動帶來了困難。

（3）人事檔案資源利用不充分。人事檔案的管理工作應該是為高校各項工作服務的，但檔案室的許多材料卻沒有及時更新。由于檔案信息的不完整，因此許多檔案的價值就不能得到利用，這就導致了檔案的利用不充足。另外，人事檔案嚴格的保密性，導致了檔案的利用率十分低下。

二、提高高校人事檔案管理水平的措施

（1）更新觀念，完善管理。高校人事的流通在近些年十分頻繁，因此，對高校人事檔案進行管理時，首先要時刻更新自己的觀念，對高校人事檔案的管理有一個新的認識，學習時下先進的管理方式。因為人事檔案對于當事人的重要性，“人事檔案工作是人才工作的重要組成部分，是組織人事部門選拔人才的重要依據。”[1]

過去高校人事檔案的使用主要側重點是為政治服務，現在應該轉為側重于教學科研和事業發展服務。在一部分檔案保密的情況下，將可以公開的部分進行活動性更新和管理，建立健全管理制度。所以在進行公開和非公開的界線選擇上，就需要管理人員認真學習《中華人民共和國保守國家秘密法》和《中華人民共和國檔案法》，嚴格按照保密的規定對高校人事檔案進行合理有序的管理。

（2）完善檔案內容。檔案工作的管理的基礎就是檔案內容的完善，是維護檔案人檔案真實性和完整性的關鍵，因而這是一個需要耗費時間和精力去做的一個漫長的收集工作。管理人員要將所有人的檔案都進行查閱和統計， 將缺失的部分自行或者讓檔案人去相關部門進行檔案的補辦。在補充歷史信息的同時，年度考核資料、表彰材料、基本工資材料等都要定期收集、錄入檔案。

對于檔案收集的真實性和準確性要有保障，檔案內容需要有質量地錄入檔案，對于檔案人的各項調研和情況反映盡量保持真實，可以做到“看其卷，知其人，用其才”，因此，“人事檔案的管理人員還要善于捕捉檔案材料形成的信息，摸索人事檔案材料的形成規律，進行收集跟蹤。總之，要做到多層次、多途徑、多角度收集檔案材料。”[2]

（3）高校人事檔案管理要做到現代化和規范化。人事檔案管理是一門綜合的管理科學，在科學和經濟的日益發展下，傳統的單純人力進行人事檔案的管理已經不能滿足高校發展的需要。管理人員應該時刻對自己的管理方式進行學習和更新，在實踐的工作中不斷探索新的管理方法，還可以運用計算機整合電子檔案，適當地節省勞動力的使用，提高工作效率。

（4）積極開發高校人事檔案中的信息資源。高校人事檔案為高校人事而服務，也促進了高校人事工作的發展，它為高校人員的各項評定工作提供依據，因而，高校人事檔案管理的任務應該立足于高校的本職工作，為社會和師生提供完善的服務。

參考文獻：

[1]楊碧倩.高校人事檔案管理工作中的若干問題及改進措施[J].揚州教育學院學報，2009（3）：89-91.

[2]李 巖，馬冬雪.如何提高高校人事檔案管理水平[J].黑龍江科技信息，2009（31）：224.