辦公室文書工作與現代應用文寫作的密切關系探索

摘 要：無論是在公司、企業或者事業單位中，辦公室都扮演著十分重要的角色，它承擔著對單位的上傳下達的重要工作，在單位中具有縱向承上啟下、橫向溝通協調的重要的作用。辦公室文書作為一個綜合性的崗位，其工作職責涉及方方面面，如草擬公司的文稿、合同，負責編印，對檔案立卷歸檔，督促公司的規章制度和有關精神的落實，協助開展公司文化的宣傳工作等等，因而，做好辦公室文書的工作，筆頭的文字功夫非常重要，因而具有現代應用文的寫作能力就顯得尤為重要了。本文筆者結合自己的工作經歷，對辦公室文書的工作與現代應用文寫作之間的密切關系展開討論，希望能夠提高辦公室文書的工作質量。

關鍵詞：辦公室文書；現代應用文；寫作；密切關系

作者簡介：馬金月（1966-），女，漢族，遼寧西豐人，黑龍江民族職業學院教授，研究方向：文學藝術、民族文化、德育教育。

[中圖分類號]：C913.46 [文獻標識碼]：A

[文章編號]：1002-2139（2016）-21--01

一、辦公室文書應具備的基本職業素養

隨著我國經濟的不斷發展，從前企事業單位當中的辦公室文書工作已經從曾經的工作傳送樞紐的基本職責轉而增加了許多職責，比如幫助單位草擬合同，負責單位的檔案，督促公司規制的落實等等，這就需要辦公室文書不僅要有相當過硬的專業知識，還要求其具有相當扎實的現代應用文寫作功底，并且要對日常的大小事務具有迅速的應變及其反應能力等等，簡單地說就是不僅要能夠傳達到位，通知到人，還要能夠提筆能寫，協調辦事。這些都對辦公室文書工作提出了新時期的新要求。

二、當前辦公室文書應用文寫作能力低下的現狀與原因

應用文被古人喻為“經國之大業，不朽之盛事”，可以看出應用文被古人的重視程度，而當前處于信息極度發展的新時代，應用文的重要性自然不言而喻，但是從目前的情況來看，在現代應用文寫作方面，現代職場人士尤其是辦公室文書的應用文寫作能力低下是不爭的事實，這不得不令我們反省。

（一）辦公室文書應用文寫作能力低下的現狀

為了能夠全面的了解辦公室文書的寫作能力，筆者對知網進行文獻檢索，對檢索內容進行閱讀分析，并結合筆者的實際工作經驗對當前職場人士的應用文寫作能力現狀進行總結：

第一，不能夠掌握應用文的樣式。應用文有其所固有的樣式與格式，而對這種樣式與格式的要求是恒定存在的，這也是應用文體有別于其他文體樣式如議論文，說明文的最重要特征，因而，掌握應用文的格式是應用文寫作的大前提。但是從目前的調查分析來看，職場人士尤其是辦公室文書通常對應用文的樣式的規律和特點了解的模糊不清，甚至連請假條這樣的簡單應用文體的格式都不熟悉，更不要說是讓其草擬文件，新聞稿這樣的應用文體了。

第二，對應用文的內容把握不好。應用文的歷史可以追溯到我國的春秋戰國時代，孔子匯編的《尚書》就是我國最早的公文（應用文）寫作。隨著歷史不斷的發展，應用文的寫作的類型也不斷的增多，體系也逐漸完備。比如秦李斯的《諫逐客書》使其在當時的戰亂時代某得了重要職位，三國時期諸葛亮的《出師表》、唐魏征的《諫太宗十思疏》都是歷史上著名的應用文典范。隨著時代發展至今，應時代的需求，應用文又出現了合同書、招標書等各種經濟、法律、商務文書，因為每種類型的應用文所針對的方向都不同，因此都有其所不同的內容，但不論內容具體是什么，都是圍繞其所述的主題來展開的，可以說對主題內容的把握越清晰，寫作起來就越容易。

（二）辦公室文書應用文寫作能力低下的原因

從目前的狀況結合筆者的分析來看，當前的職場人士在應用文寫作的問題上能力不強的原因主要有以下幾點：

首先，企業在招聘人才的時候對應用文寫作能力過于忽視。在現代職場的現實當中，應用文的寫作能力應該是首當其沖的，但是企業在招聘的時候對職場新人在應用文寫作方面的要求非常低，甚至有些企業根本不考察應用文的寫作能力，只對應聘的新人進行專業能力方面的考核，因而企業招聘來的新員工基本上都在應用文寫作方面的能力并不強。我們的國企、公務員、事業單位的考試通常也都是靠行政職業能力方面的考試，不區分任職的方向一律考試的都相同，這樣招聘進來的單位辦公室文書在進入單位以后往往都還是只能做從前的基礎的事務性的工作，根本無法勝任起草文件等工作。

其次，我國在教育方面與應用文寫作能力脫節。我國的教育，無論是基礎教育，職業教育還是高等教育，在應用文寫作教學的方面與實際上其實是脫節的。我國的基礎教育，在義務教育階段對寫作問題的要求多為記敘文寫作，伴隨有少量的議論文和說明文的寫作，對于應用文體的寫作通常非常少；在職業教育當中，對于應用文的要求就更少了，職業教育偏重對專業技能的教學，一般的專業也都是使學生具有“一技之長”的實用技能，再加上受到職業教育理念的影響，應用文方面的教學幾乎可以忽略不計；高等教育方面就更不用說了，中文專業出身的高校大學生通常都是“作家”、“詩人”類型的年輕人，到企業之后，應用文寫作要從頭學起。

三、做好辦公室文書工作的途徑

根據上文我們可以看出辦公室文書工作與現代應用文寫作之間具有密切的關系，因此如何做好辦公室文書的工作呢？首先，要樹立正確的辦公室文書的工作態度。辦公室文書工作是為領導服務的，因而對于辦公室文書而言，應用文寫作是一項基本的素質，因此辦公室文書要多利用工作機會進行學習，多向前輩請教，溝通，在工作中主動鍛煉自己的能力。其次，挖掘自己的潛能，工作之余多進行學習，保持一種積極向上斗志昂揚的工作態度，多花時間和精力進行應用文的寫作，提高自己的職業技能。最后，用人單位也要給予辦公室文書一定的培訓機會，對辦公室文書進行各方面的應用文的專業培訓。

參考文獻：

[1]王夢禹. 從中小型企業文秘人員需求試論教育機構秘書人才培養[D].暨南大學，2013.

[2]徐軍. 高職院校應用文寫作教學改革探析[D].湖南師范大學，2011.