芻議水利工程驗收檔案資料的整理

摘 要：文章提出水利工程驗收資料是工程在建設過程中，參與單位在各階段所提供的驗收備查資料，是反映建設工程質(zhì)量和工作質(zhì)量狀況的重要依據(jù)，也是單位工程在日后維修、擴建、改造、更新的重要檔案材料，以期對驗收資料應給予足夠重視。

關鍵詞：驗收資料；主要內(nèi)容；注意事項

前言：目前，水利工程驗收資料整理的工作也在逐步向規(guī)范化、專業(yè)化。工程管理對施工技術資料的整理有了更高的要求，鑒于驗收資料項目多、內(nèi)容雜等因素，結合近年來整編驗收資料的經(jīng)驗，就如何規(guī)范、全面、快捷的整理水利工程驗收資料作以闡述。

一、檔案工作的重要性

水利工程檔案是歷史的記錄，是水利科技檔案的重要組成部分。它來源于工程建設全過程，不僅在建設過程中具有重要作用而且在工程建成后的運行、管理工作中，也是不可缺少的依據(jù)和條件。借助檔案，人們可查尋需要了解掌握過去的資料與情況，尤其是在建立工程質(zhì)量終身負責制的今天，檔案的憑證作用更為重要。如果忽視檔案管理，造成檔案資料的殘缺或不準確，將直接影響檔案資料作用的發(fā)揮。所以水利部領導曾經(jīng)強調(diào)，水利工程“五不驗收”中，就包括“檔案不合格不驗收”。因此，對每一個工程項目不管是建設法人的甲方，承建項目的乙方以及設計、監(jiān)理等任何一個單位，對工程設計、報批立項、建設與竣工的全過程、務必高度重視各個階段的檔案資料的原始記錄、保存與管理。加強工程檔案管理，是加強工程建設與管理工作的重要內(nèi)容，江澤民同志曾題詞： “檔案工作是各項事業(yè)發(fā)展的重要基礎，這個基礎不牢固，將來我們要負歷史責任的”。胡錦濤主席也指出“檔案是人類活動的真實記錄，是人們認識和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)。借助檔案，我們能夠更好地了解過去，把握現(xiàn)在，預見未來。檔案事業(yè)是黨和國家事業(yè)發(fā)展的一個不可缺少的方面，是一項崇高的事業(yè)”。可見檔案管理工作的重要性與肩負的神圣責任。

二、管理驗收資料的準則

（一）確保驗收資料真實可靠。驗收檔案管理人員要管理好工程施工單位、監(jiān)理單位和工程建設單位的資料，檢查三方資料計算的工程量數(shù)據(jù)是否一致，確保三方資料與工程進度統(tǒng)一，這樣才能提高驗收資料的真實性與可靠性，使驗收資料準確地反映項目工程的實際情況。

（二）確保資料完整全面。驗收檔案管理人員要隨時檢查檔案的完整情況，將檔案按照項目建設的時間順序進行排列，確保檔案記錄的時間點連續(xù)完整。如果在檢查檔案的過程中發(fā)現(xiàn)某一部分檔案有缺漏，管理人員要及時向上級反映，并盡快補全缺漏的材料。

（三）對檔案進行規(guī)范、統(tǒng)一管理。。檔案管理人員在整理檔案時，要仔細檢查驗收檔案后面加蓋的印章是否與建設單位的公章相符，并且要檢查檔案上的負責人簽字是否清晰有效。在整理好檔案后要將檔案統(tǒng)一裝訂成冊，并制作檔案封面，在封面上注明檔案內(nèi)容，還要編寫檔案目錄，標注具體內(nèi)容的頁碼。

三、管理驗收檔案的操作標準

水利安全生產(chǎn)檔案主要包括：安全生產(chǎn)日常管理文件材料、執(zhí)法檢查材料、行政審批和備案材料以及安全生產(chǎn)事故調(diào)查處理材料等方面，保管期限分為永久、30年、10年。具體應歸檔文件材料的范圍與保管期限參見但不限于附件（《廣東省水利安全生產(chǎn)檔案分類及保管期限表》）。水利安全生產(chǎn)歸檔文件材料在遵循“紙質(zhì)材料類歸文書、相對集中，其他材料分別按載體形式歸入相應類別”原則的前提下，按照《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22—2000）、《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821—2002）等的有關規(guī)定進行整理編目。紙質(zhì)文件材料歸檔必須是原件，應字跡工整、數(shù)據(jù)準確、圖樣清晰，簽字蓋章、日期等標識完整齊備。書寫和裝訂材料應符合檔案保護要求。實物與聲像文件材料歸檔，應按規(guī)定注明時間、地點、事件、主要人物等相應的文字說明。涉及工程建設安全的重大事件、事故，應有必要的文字、聲像材料。不同類別中有密切聯(lián)系的材料之間互標參見號。電子文件材料與紙質(zhì)文件材料同步歸檔，內(nèi)容保持一致，并符合《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）的原則要求。水利安全生產(chǎn)日常管理、執(zhí)法檢查以及行政審批和備案材料，由水利安全生產(chǎn)檔案形成部門于文件形成后的第二年3月底之前移交本單位檔案部門歸檔；事故調(diào)查處理文件材料應在事故處理結束后30日內(nèi)完成歸檔。任何部門和個人不得將應歸檔文件材料據(jù)為己有或者拒絕歸檔。工作人員調(diào)離崗位或離職前，必須交清應歸檔的文件，不得帶走或擅自處理。水利安全生產(chǎn)檔案形成部門向單位檔案部門移交檔案時，應編制移交目錄。交接雙方對照移交目錄對歸檔文件材料進行清點、核對后，在移交目錄上簽字（一式五份）。接收電子文件材料時，應在相應設備、環(huán)境上檢查其真實有效性，并確定其與相對應的紙質(zhì)歸檔文件材料的內(nèi)容一致性，然后辦理交接手續(xù)。

四、優(yōu)化水利工程驗收檔案整理的策略

（一）加強教育提高檔案管理人員對驗收檔案的重視度。在水利建設項目中，建設單位要加強宣傳，對檔案管理人員進行職業(yè)道德教育，要讓管理人員了解到驗收檔案的重要性，讓他們認識到自己所肩負的責任。檔案管理人員要提高對驗收檔案的重視度，保證驗收檔案記錄進度與工程建設進度同步，嚴格遵循相關規(guī)定來管理驗收資料。

（二）建立健全的項目工程驗收資料管理規(guī)章。建設企業(yè)要設立專門的檔案管理部門、調(diào)派具有較高專業(yè)能力的工作人員對檔案進行統(tǒng)一管理，并為檔案管理工作人員提供良好的工作條件。要參照水利建設項目的指標來訂立一套完備的驗收檔案管理條例，通過高效的管理方式監(jiān)督檔案管理工作的執(zhí)行情況。項目工程管理人員要給驗收檔案的整理、歸納過程提供指導意見，并定期檢查檔案整理情況，檢查重要檔案是否完整真實。

（三）加強檔案管理監(jiān)督考核力度。在水利建設項目最初動工時，就要開始整理相關的工程資料，并將資料歸納入檔。在每一個工程實施階段都要對檔案整理工作考察監(jiān)督，按照項目工程的建設進度對資料整理工作進行管理，要提高對資料整理監(jiān)督工作的重視，定期抽查檔案內(nèi)容，檢查檔案是否記錄準確。這樣在工程完工進行項目驗收時，可以快速進行工程檔案移交。在整理記錄驗收檔案時，要確保檔案內(nèi)容進度與工程施工同步，及時更新檔案內(nèi)容，充實檔案記錄。

（四）在進行項目驗收時要將驗收檔案作為主要參考資料。在水利工程完工進行項目驗收時，必須要整理好項目工程的驗收資料，根據(jù)驗收檔案記錄進行工程驗收，如果在檔案記錄中該項目存在施工不規(guī)范的地方，那么不能通過驗收審核。基于驗收檔案的重要性，驗收資料管理人員必須對驗收檔案進行多次反復審核，確保檔案真實有效，只有這樣才能使驗收資料發(fā)揮出真正效力。

（五）建立檔案管理獎勵制，調(diào)動檔案管理人員的工作積極性。長期以來，檔案管理工作很少得到企業(yè)管理層的重視。但在社會發(fā)展的新時期，檔案資料對于企業(yè)發(fā)展的參考價值越來越高，因此，企業(yè)管理層應該轉(zhuǎn)變對檔案管理工作的態(tài)度，提高對檔案管理的重視，建立檔案管理獎勵制度，對于工作態(tài)度良好的檔案管理人員，要予以公開表揚，還可以發(fā)放一定的獎金以資鼓勵，這樣可以調(diào)動管理人員的工作積極性。

（六）將現(xiàn)代電子信息技術引入驗收檔案管理工作。現(xiàn)代社會科學技術日新月異，尤其是電子計算機技術發(fā)展堪稱神速，目前已經(jīng)被廣泛應用于各個生產(chǎn)領域。新時代的水利工程檔案管理工作也要與時俱進，與現(xiàn)代電子信息技術相結合，運用電腦儲存器來儲存驗收檔案資料，不但可以減少使用儲存?zhèn)}庫，還大大提高了管理人員的工作效率。并且通過電子計算機，可以快速檢索資料、檢查檔案是否完整，還可以運用計算機來提高資料計算的準確性。

結束語：隨著水利體制改革快速發(fā)展，工程驗收資料不僅要求內(nèi)容更加規(guī)范、全面，而且，需要人們在實踐中不斷的擴展新思路、謀取新方法，才能把這項工作做好。

參考文獻：

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