試析檔案行政管理部門網絡化辦公的必要性

張杰威

摘 要 隨著社會的發展和經濟的進步，網絡已經覆蓋了我們的生活和工作，網絡化辦公已經成了現在辦公的主流趨勢。檔案行政管理部門也是如此，相比之前的辦公方式來說，在很大程度上提高了工作效率和工作質量，對單位的發展和進步以及社會的發展和進步都有十分重要的作用。所以，本文通過對檔案行政管理部門工作的目標和特點進行了分析與研究，主要闡釋了檔案行政管理部門網絡化辦公的必要性。

關鍵詞 檔案行政管理部門 網絡化辦公 目標 特點 必要性 策略

一、檔案行政管理的目標

檔案行政管理工作是國家行政管理體系中一項基本的工作，它主要是對全國以及地方的檔案進行整理和監督指導，實現地方和國家檔案的整齊化和規范化。就我國目前的體制和制度來看，我國檔案行政管理工作主要是以國家的各項建設需要為主要目標的，按照現行的體制，我國檔案行政管理的目標主要分為最終目標、職能目標和直接目標三種。

簡單地說，最終目標就是根據國家相關制度和法規的規定，以為人民服務為原則和基礎，不斷地提高相關工作人員的素質，從宏觀和微觀以及內部和外部實現對國家和地方檔案的管理工作。在這個過程中要不斷提高相關工作人員的工作質量和工作效率，嚴格地按照相關的規定對國家和地方的人員、資金以及一些重要物品的檔案進行管理。這樣一來能夠為其他的相關工作奠定良好的基礎，保障其他工作的順利進行。

職能目標是屬于最終目標的，即職能目標的相關工作必須依照最終目標的相關規定執行，而且職能目標只是最終目標的一部分，它是服務于最終目標的，是為了讓最終目標能夠更快更好地實現。職能目標是按照相關政府和地方的規定與戰略目標對最終目標進行的劃分，屬于各個相關部門的目標。所以，各個部門一定要在做好自己職能目標的基礎上相互合作，共同促進最終目標的實現和發展。

直接目標就是檔案行政管理部門的相關工作人員根據社會的發展和需求擬定的階段性目標，同樣也是為最終目標而服務的，主要是為了定期的完成任務，監督與管理日常的檔案，將合法的檔案按照相關的規定得到應有的保護，而使不合法的檔案受法律的制裁。維護檔案管理環境，促進檔案工作的順利進行，為最終目標的實現打下良好的基礎。

二、檔案行政管理的特點

通過對檔案行政管理的特點的研究，就可以發現在現代快節奏、復雜化的市場經濟時代，對檔案行政管理部門實現網絡化辦公是十分有必要的。就目前的發展情況來看，行政管理部門的特點主要表現在以下兩個方面：

（一）層級存在差異性

相比其他的行政管理工作來說，檔案行政管理工作遵循了其他行政管理工作的特點，但也保持了自身的特點。其他行政管理工作可以實現統一的管理，而檔案行政管理工作必須依照我國的國情實現分層的管理，及國家政府的檔案行政管理部門負責國家的檔案事業，做好統一有序的管理和監管工作，而縣級以上的檔案管理部門負責當地的檔案管理工作，二者共同發展和進步。從這個方面來看，為了促進二者的合作與聯系，取得共同的發展、進步，進行網絡化辦公是很有必要的。

（二）具有事務性

檔案行政管理部門的工作，在國家行政機關以及地方政府和一切社會組織與團體中屬于內部行政管理事務。從這個方面來說，檔案行政管理部門的工作具有事務性，也就要求相關的工作人員在進行檔案管理時，要進行具體事務管理，從之前的指導工作變為親力親為，使工作更加細致，也就增加了公共壓力和工作量。所以，施行網絡化辦公能夠在一定程度上提高工作效率。

三、檔案行政管理部門網絡化辦公的必要性

（一）提高了工作效率

在社會制度不斷改革和完善的今天，行政體制也得到了完善和發展，而提高行政工作的效率是其的主要目標。那么，網絡化辦公是實現這一目標的基礎和關鍵，在進行網絡化辦公后各個部門在進行信息傳遞時，可以通過網絡來進行，不再像之前一樣用紙張進行傳遞和交流，而且上級與下級等各個部門之間的交流和信息傳遞更加方便快捷，對于不懂不會的問題也可以登錄相關的網站進行學習，改善了之前人工講解的模式。這樣一來，在很大程度上提高了檔案行政管理部門的工作效率。

（二）強化了監督的力度

實現檔案行政管理部門的網絡化辦公，能夠在很大程度上強化監管部門對其的監督工作。相比之前的監管部門通過電話回訪或者定期的視察檔案行政管理部門的工作方式來說，網絡化辦公可以時時刻刻、隨時隨地實現監督管理工作。這樣一來，在提高了監督力度的同時，也減少了由于人為因素或者其他客觀因素造成的不必要的風險和失誤，促進了檔案管理工作的高效開展和運作。

（三）降低了行政管理的成本

行政管理部門在進行工作和信息交流時需要傳遞大量的文件，相比之前的紙張傳遞來說，能夠減少紙張的使用量，同時也減少了油墨費、設備維護費以及郵寄費等相關的費用。從長遠的角度來看，這些成本的節省能夠為檔案行政管理部門提高經濟效益。從工作人員的角度來看，實現網絡化辦公能夠從根本上提高工作的效率，所以也就能夠減少雇員，這樣就能節省很多的工資費、水電費以及其他人為耗損的費用，在降低檔案行政管理部門的成本的同時也在一定程度上降低了不正之風的現象，提高了檔案行政管理部門的核心競爭力。據相關的資料顯示，我國山東濟南鐵路局檔案行政管理部門在實現網絡化辦公后雇員減少了50%，節省的成本費用達到數百萬元。

（四）深化了管理能力

檔案行政管理部門實現網絡化辦公后，能夠在提高相關工作人員的效率和質量的同時，降低相關工作人員的工作壓力，減輕工作人員的工作量。這樣就能夠有充足的時間供相關的工作人員去學習更多的專業知識和其他文化知識，從根本上提高自身的職業道德和職業素養，在為檔案行政管理部門營造一個廉潔、高效的工作氛圍的同時，還能進一步深化檔案行政管理部門的管理能力，促進其更好更快的發展和進步。

（五）強化了服務功能

檔案行政管理部門工作的最終目標，就是為政府及廣大人民提供更優質的服務。而網絡化辦公能夠幫助檔案行政管理部門實現這一目標，網絡化的辦公能夠在很大程度上縮短管理部門與公眾之間的距離，通過相關的網站能夠更及時地解決公眾的一些問題和困難，能夠隨時隨地地和公眾進行交流，使相關的服務工作更加細致化和親民化。在為公眾提供更優質服務的同時加大公眾對管理部門的支持力度，促進了檔案行政管理部門社會效益的實現。

（六）促進了其他相關行業的發展

檔案行政管理部門實現網絡化辦公，能夠使其他的相關工作者更便于查閱自己所需要的資料，進一步提高工作效率。還能將資源實現二次利用，在實現資源價值的同時還能夠促進其他事業的發展進步。例如，科技工作者通過充分利用資源能夠更快更好的研究出新的產品和項目，在很大程度上促進了社會的發展和進步。

四、結語

檔案行政管理部門的工作與國家其他的高精尖工作有著密切的聯系，實現其網絡化工作在提高了自身的工作效率和工作質量的同時，還能夠促進其他工作的高速開展和運作，對于國家的發展和進步有著十分關鍵的作用。所以，在當今網絡化的時代，檔案行政管理部門實現網絡化辦公是很有必要的。因此，根據自己的戰略目標，充分地利用網絡化辦公給檔案行政管理部門帶來的方便和快捷，克服其存在的風險，促進檔案管理部門和社會的共同發展與進步。

（作者單位為北京城市排水集團有限責任公司中水分公司）

參考文獻

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