文印工作中Word的應(yīng)用技巧探討

郭琳

[摘 要]本文主要從“文檔排版”“表格處理”“文檔打印”及其他常用技巧等方面敘述了Word在辦公文檔處理中的各種應(yīng)用，對(duì)辦公應(yīng)用人員起到了一定的指導(dǎo)作用，有助于提高電腦辦公的質(zhì)量和效率。

[關(guān)鍵詞]Word；文檔排版；表格處理；文檔打印

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.08.125

[中圖分類號(hào)]TP317.2 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2016）08-0-01

隨著計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)的飛速發(fā)展和不斷普及，Word作為當(dāng)前最為流行、功能最為強(qiáng)大的文字處理軟件，在辦公應(yīng)用中發(fā)揮了巨大作用。本文主要從“文檔排版”“表格處理”“文檔打印”及其他常用技巧等方面敘述Word在辦公文檔處理中的各種應(yīng)用。

1 文檔排版

1.1 字符格式設(shè)置

頁面格式設(shè)置完以后，接下來就是進(jìn)行字符格式設(shè)置。即選中要設(shè)置格式的文字，調(diào)出“字體”對(duì)話框，然后根據(jù)需要對(duì)文字的字體、字形、顏色進(jìn)行設(shè)置；同時(shí)也可以在“字符間距”選項(xiàng)卡中，進(jìn)行字符間距及縮放設(shè)置。在字符格式設(shè)置時(shí)，尤其對(duì)于文檔較長、設(shè)置要求相同的部分較多的時(shí)候，有一種便捷的設(shè)置工具——格式刷。使用方法是：先選定要復(fù)制格式的文本，然后單擊或雙擊“格式刷”按鈕，光標(biāo)變?yōu)樗⒆有螤睿又醋∈髽?biāo)左鍵選定要應(yīng)用此格式的文本即可。

1.2 段落格式設(shè)置

對(duì)于一般的文本進(jìn)行段落格式設(shè)置，選擇“開始”功能區(qū)中“段落”，在彈出的“段落”對(duì)話框中，按照需要進(jìn)行對(duì)齊、縮進(jìn)、段間距、行間距等的相關(guān)設(shè)置即可。在此，筆者簡單地介紹一下從網(wǎng)上下載文本的段落設(shè)置。網(wǎng)上文本下載后段間距和行間距不一致，而且還有很多換行符號(hào)“↓”。段間距和行間距的處理辦法：先選定全文，“段落”對(duì)話框中，把段前及段后間距設(shè)為0行，行間距設(shè)為單倍行距，也可以把行距設(shè)為固定值。消除換行符號(hào)“↓”的處理辦法：利用“替換”功能，在“查找內(nèi)容”框內(nèi)輸入半角^，在“替換為”框內(nèi)不輸入任何內(nèi)容，全部替換后，大量的換行符就消除了。

1.3 頁眉與頁腳設(shè)置

對(duì)于長文檔如學(xué)位論文，經(jīng)常要求設(shè)置奇偶頁不同的頁眉頁腳。具體操作步驟如下。第一步，設(shè)置奇偶頁不同：在“頁面設(shè)置”對(duì)話框的“版式”選項(xiàng)卡中，勾選“奇偶頁不同”復(fù)選框；然后分別設(shè)置偶數(shù)頁與奇數(shù)頁的頁眉內(nèi)容以及頁腳內(nèi)容。第二步，根據(jù)需要進(jìn)行分章節(jié)的頁眉頁腳的設(shè)置：先分節(jié)，選擇“插入”菜單中“分隔符”命令，然后選擇“下一頁”單選按鈕，其結(jié)果是既在此處分節(jié)也分頁，如果已插入分頁符，則只要選擇“連續(xù)”；接下來設(shè)置與前節(jié)不同的頁眉：將光標(biāo)放在下一章的某個(gè)奇數(shù)頁的頁眉上，在“頁眉和頁腳”工具欄上，單擊“鏈接到前一個(gè)”按鈕，再修改奇數(shù)頁頁眉內(nèi)容，用同樣的方法修改后續(xù)章節(jié)的奇數(shù)頁頁眉內(nèi)容。

2 表格處理

2.1 表格的制作方法

在文檔處理過程中經(jīng)常需要制作各種各樣的表格，制作方法分為自動(dòng)創(chuàng)建簡單表格及手工繪制復(fù)雜表格。自動(dòng)制表一般通過“插入”功能區(qū)中的“表格”按鈕，在“插入表格”對(duì)話框，“行數(shù)”和“列數(shù)”框中分別輸入所需表格的行數(shù)和列數(shù)即可。此外還可以利用“表格”按鈕，利用鼠標(biāo)在表格框內(nèi)向右下方向拖動(dòng)，選定所需的行數(shù)和列數(shù)，松開鼠標(biāo)后表格自動(dòng)插到當(dāng)前的光標(biāo)處。利用文本轉(zhuǎn)換為表格的方法也可以完成自動(dòng)制表，主要操作是單擊的“文本轉(zhuǎn)換為表格”命令，打開“將文字轉(zhuǎn)換成表格”的對(duì)話框，在對(duì)話框中，設(shè)置“列數(shù)”“分隔字符位置”，單擊“確定”按鈕，就實(shí)現(xiàn)了文本到表格的轉(zhuǎn)換。而對(duì)于結(jié)構(gòu)不規(guī)則的復(fù)雜表格可以通過手工制表的方式完成，調(diào)出“表格與邊框”工具欄，單擊的“繪制表格”命令，利用鼠標(biāo)，結(jié)合“擦除”按鈕減少框線，得到所需的表格結(jié)構(gòu)。

2.2 表格元素大小調(diào)整

對(duì)表格進(jìn)行大小調(diào)整，利用鼠標(biāo)調(diào)整是最簡單的，具體操作是將鼠標(biāo)移到表格右下方，當(dāng)出現(xiàn)雙向箭頭時(shí)，按下鼠標(biāo)左健上下左右或作右下、左上方向移動(dòng)，還可以在“表格屬性”中調(diào)整表格的寬度；若需調(diào)整表格的行高度或列寬既可利用按鼠標(biāo)進(jìn)行模糊調(diào)整，也可以右健進(jìn)入“表格屬性”在“行”或“列”中輸入數(shù)值精確調(diào)整。

2.3 表格修飾

表格創(chuàng)建后，可以使用“表格自動(dòng)套用格式”對(duì)表格進(jìn)行排版修飾，從而使表格的排版變得輕松。另外，還可以利用“表格與邊框”工具欄中的“線型”和“粗細(xì)”列表框選定線型和粗細(xì)，利用“邊框”“底紋”和“筆顏色”等按鈕設(shè)置表格外圍線或單元格線的顏色和類型，給單元格填充顏色，利用單元格中文本的對(duì)齊方式等進(jìn)行個(gè)性化的設(shè)置使表格變得豐富多彩。

3 文檔打印

對(duì)于一篇很長的文章，有時(shí)并不需要全部打印，而是打印其中的一部分，這時(shí)就需要利用Word提供的部分打印功能了。①打印當(dāng)前頁，應(yīng)先把光標(biāo)定位到要打印的頁面，再到“打印”對(duì)話框的“頁碼范圍”中的選擇“當(dāng)前頁”選項(xiàng)。②打印文檔中的某一部分，需要先選中要打印的內(nèi)容，然后在“頁面范圍”下選擇“所選內(nèi)容”項(xiàng)即可。③打印部分連續(xù)頁，則需在打印對(duì)話框的“頁碼范圍”內(nèi)輸入頁碼，如“5-21”。④打印不連續(xù)的若干頁，可直接輸入用逗號(hào)間隔的頁碼。如“3，7，9，”。⑤打印范圍是連續(xù)頁，但中間有間斷，則用逗號(hào)分隔各個(gè)范圍，如打印第7頁至第9頁，第25頁至第30頁，可在“頁碼范圍”內(nèi)輸入“7-9，25-30”。

4 結(jié) 語

人們?cè)谑褂肳ord進(jìn)行文檔處理的各種應(yīng)用不勝枚舉，眾所周知，Word上手容易，精通困難，要積累經(jīng)驗(yàn)勤于實(shí)踐才能有所進(jìn)步，希望本文的簡單敘述能夠?qū)k公應(yīng)用人員在應(yīng)用實(shí)踐當(dāng)中起到一定的參考作用。

主要參考文獻(xiàn)

[1]聶永萍.大學(xué)計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)[M].北京：人民郵電出版社，2006.

[2]Excel Home .Word實(shí)戰(zhàn)技巧精粹[M].北京：人民郵電出版社，2008.