電子信息技術在事業單位檔案管理中的應用

李曉玲

[摘 要]隨著互聯網時代的到來，電子信息技術已經滲透到社會的各個領域，尤其是檔案資料繁多的事業單位更離不開信息技術的應用。本文著重闡述電子信息技術在事業單位檔案管理中的應用，并針對其中存在的問題進行分析，然后有針對性地提出建議，以期為事業單位的檔案管理提供借鑒與幫助。

[關鍵詞]事業單位；檔案管理；信息技術；應用

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.08.146

[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2016）08-0-01

信息技術的不斷革新不僅改善了人們的生活，而且也提高了人們的工作效率。電子信息技術無疑是一種新的創造，它給人們乃至社會帶來了新的奇跡。在檔案管理工作領域，電子技術的優勢被充分展現，極大地促進了事業單位的持續穩定發展。電子信息技術的應用具有兩面性，雖然電子技術運用到檔案管理中利大于弊，但是也不能忽視它存在的潛在威脅。

1 事業單位檔案管理概述

事業單位的檔案管理工作日益嚴格，為了順應時代的快速發展，檔案管理必需更加明確、清晰、規范。檔案管理工作主要包括以下內容：單位上下級之間的文件往來、單位與相關企業的合同資料、單位項目的相關證明、單位決策、研究性報告、財務部門的相關單據與報表、工作人員的調動資料以及有保存價值的單位文件等。這些相關檔案都需要專業的工作人員進行歸檔整理。利用電子信息技術進行歸檔整理時，電子信息內容一定要與原文件保持一致。檔案管理不僅要追求規范整理、歸檔保存，而且也要具備調用靈活、播放操作簡易、編輯更改方便等特點。

2 電子信息技術在事業單位檔案管理中的應用

電子信息技術在事業單位檔案管理工作中的應用，打破了地域及時間上的限制，能夠有效地收集檔案信息。目前，電子信息技術在事業單位檔案管理過程中的應用，主要包括以下幾個方面：第一，內容管理方面，檔案的管理內容一般較為復雜繁瑣，運用電子信息技術后操作過程僅包含檔案信息檢索、文件匯總、統計與號碼編制、插圖或表格制作、文件共享或存儲等工序，操作更為簡便；第二，管理系統方面，電子信息技術把管理系統劃分為查詢網頁模塊、用戶管理模塊、整理與分類模塊、搜集或打印模塊等，管理界面更加清晰；第三，檔案資料的存儲與保護，隨著信息技術的應用，檔案管理工作的科學性與科學性得到提高。

3 電子信息技術在檔案管理中應用中存在的問題

3.1 缺乏系統化與規范化

電子信息技術雖然在在檔案管理中得到普遍應用，但是在管理上還存在一些問題。例如：工作人員對于檔案的整理還是局限于邏輯歸檔，沒有考慮到電子歸檔的設計問題，只是把目錄傳輸到使用終端上去，對于脫機載體的自動下載問題并沒有進行設計，這樣，為文件的網絡安全埋下了隱患。

3.2 缺乏對電子信息技術的深刻認識

電子信息技術應用于信息檔案管理的時間較短，一些工作人員對電子信息技術認識不到位，導致工作失誤。例如：工作人員在整理電子文件之后打印出紙質文件，對使用完之后的電子文件隨便處理，造成資源流失。有的工作人員對于電子信息技術過分依賴，不保留紙質文檔，一旦電子系統出現故障，文件就會受到損壞，甚至難以修復。

3.3 缺乏安全意識

電子信息技術依賴于網絡共享，檔案文件管理也會涉及網絡搜索的功能。如果把大量的檔案文件放在電子設備上，沒有及時下載到脫機載體，在電子設備遭遇黑客或病毒攻擊時，文件安全隱患問題就會頻繁出現。

4 加強檔案管理中電子信息應用的策略

4.1 提高規范化水平

加強工作人員的規范意識，使其嚴格遵守標準化與規范化的原則，對于原文件的處理一定要保證質量，嚴格規范文件格式，對于不清楚的檔案信息一定要嚴格審核并且進行真實合理修繕。對于電子文件，也一定要謹遵標準規范原則，認真仔細分類歸檔。工作人員應加強對電子信息技術知識的學習，充分掌握應用技能，提高管理意識，培養專業素質，從而增強自己的熟練程度，保證檔案信息的質量。

4.2 提高電子信息技術在檔案管理中的應用水平

電子信息技術具備快捷、方便等特點，為檔案管理工作注入了新的活力，也加快了檔案管理工作的現代化與智能化的步伐。事業單位在此機會下應緊抓信息時代的脈搏，提高電子信息與檔案管理相結合的應用水平。充分并有效地掌握信息技術的應用方法，加強自身檔案管理部門工作團隊的技術、技能，完善自身計算機體系，培養出擁有高水平技能的檔案管理團隊。

4.3 減少或避免出現安全隱患

安全問題對于檔案管理是至關重要的問題，排除安全隱患，文件才會被有效持久地保存。目前，行業內的相關人士已經著手于檔案管理方面規范化、標準化及安全性的研發工作。此外，國家對這一方面也提供了有效的支持。事業單位可以結合有關研發標準、相關策略進行有效的網絡安全評定，加強對信息接入網絡前的秘鑰設置，強化安全標準，減少或避免安全問題的出現。

5 結 語

事業單位中的檔案管理是集單位中多個部門文檔資料于一身的管理工作，所以它的要求極高、事務綜合性較強，運用電子信息技術對檔案歸納整理是最好的選擇。在運用電子信息技術管理檔案的同時，對于其中的應用問題，也不應該忽略，應加強規范化與標準化，有效保證檔案管理的質量和安全。

主要參考文獻

[1]陳國柱.信息技術在事業單位檔案管理中的應用[J].信息與電腦：理論版，2013（2）.

[2]田爽.事業單位數字化檔案管理現狀與優化對策[J].科技傳播，2016（2）.

[3]王珂.信息技術在事業單位檔案管理中的應用研究[J].云南檔案，2010（11）.