政法機(jī)關(guān)保密檔案管理略談

黃超群

政法委是中共領(lǐng)導(dǎo)和管理政法工作的綜合職能部門，肩負(fù)著領(lǐng)導(dǎo)、監(jiān)督、協(xié)調(diào)、管理、指導(dǎo)、服務(wù)政法工作的職能，在維護(hù)國(guó)家安全和社會(huì)穩(wěn)定方面發(fā)揮著十分重要的作用。

政法機(jī)關(guān)各類檔案中，有關(guān)重大敵情、社情的分析研究，重點(diǎn)地區(qū)、要害部位、特種行業(yè)、復(fù)雜場(chǎng)所、金融網(wǎng)點(diǎn)、槍支彈藥、爆炸物品和重點(diǎn)人口、流動(dòng)人口的監(jiān)管情況，突出矛盾的排查調(diào)處，有影響的大案要案的督辦，重大、疑難案件的協(xié)調(diào)監(jiān)督等檔案含有密級(jí)，被稱為保密檔案。

加強(qiáng)政法機(jī)關(guān)保密檔案的管理，對(duì)于進(jìn)一步做好政法工作、維護(hù)國(guó)家安全和社會(huì)穩(wěn)定具有至關(guān)重要的作用。當(dāng)今正處于開放的信息化時(shí)代，政法機(jī)關(guān)檔案工作要緊緊圍繞中心，更好地服務(wù)于社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)、政治建設(shè)、文化建設(shè)、社會(huì)建設(shè)和生態(tài)建設(shè)的大局，必須在確保保密安全的前提下，才能積極發(fā)揮作用。隨著網(wǎng)絡(luò)的高速發(fā)展和信息技術(shù)的進(jìn)步，政法機(jī)關(guān)保密檔案安全管理的難度不斷加大，遭遇的挑戰(zhàn)也越來(lái)越多。對(duì)此，我們必須引起高度的重視和警覺，從而進(jìn)一步增強(qiáng)做好這項(xiàng)工作的自覺性，不斷完善政法機(jī)關(guān)保密檔案管理長(zhǎng)效機(jī)制，確保政法機(jī)關(guān)保密檔案萬(wàn)無(wú)一失。

1 自覺養(yǎng)成政法機(jī)關(guān)檔案依法保密的職業(yè)習(xí)慣

在電腦使用普及、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境遍布、改革日益深化、開放不斷擴(kuò)大的新形勢(shì)下，政法機(jī)關(guān)保密檔案管理的長(zhǎng)效機(jī)制必須建立在政法機(jī)關(guān)每個(gè)工作人員特別是檔案人員自覺養(yǎng)成保密職業(yè)習(xí)慣的基礎(chǔ)上。為此，要本著內(nèi)外有別的原則，認(rèn)真貫徹“預(yù)防為主”的方針政策，加大檔案保密宣傳力度，在機(jī)關(guān)內(nèi)結(jié)合有關(guān)學(xué)習(xí)活動(dòng)，經(jīng)常開展檔案保密安全教育，通過(guò)對(duì)《檔案法》、《保密法》及相關(guān)保密知識(shí)的學(xué)習(xí)，多渠道、全方位地宣傳檔案保密工作，把檔案保密工作的重要意義講清、講明，把泄密的危害后果講足、講透，堅(jiān)決防止和克服麻痹大意、僥幸心理，強(qiáng)化檔案保密法制觀念，站在國(guó)家安全和社會(huì)穩(wěn)定的高度，牢固樹立“檔案保密無(wú)小事”的責(zé)任意識(shí)，不斷增強(qiáng)做好政法機(jī)關(guān)保密檔案工作的責(zé)任感和使命感，讓檔案保密意識(shí)真正深入人心，自覺履行保守國(guó)家秘密的義務(wù)，對(duì)涉密的紙質(zhì)檔案和特殊載體檔案，從形成、積累、整理、保管到查閱、解密、銷毀等各個(gè)環(huán)節(jié)都要嚴(yán)格遵守保密制度，把保密責(zé)任貫穿于政法機(jī)關(guān)檔案工作的全過(guò)程，確保不出任何紕漏。

2 不斷完善政法機(jī)關(guān)保密檔案管理的長(zhǎng)效機(jī)制

政法機(jī)關(guān)保密檔案管理的長(zhǎng)效機(jī)制需要融入政法機(jī)關(guān)檔案工作整個(gè)運(yùn)行系統(tǒng)，并著力加強(qiáng)和不斷完善“三個(gè)體系”建設(shè)。

一是組織領(lǐng)導(dǎo)體系。政法機(jī)關(guān)各部門要切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案保密工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，嚴(yán)格領(lǐng)導(dǎo)干部保密責(zé)任制，堅(jiān)持“誰(shuí)主管、誰(shuí)負(fù)責(zé)，誰(shuí)操作、誰(shuí)負(fù)責(zé)，誰(shuí)出問(wèn)題、誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則，深入一線調(diào)查研究，全面掌握第一手材料，注意分析和研究 政法機(jī)關(guān)保密檔案管理中的新情況、新問(wèn)題，及時(shí)采取措施加以解決。

二是管理制度體系。要針對(duì)政法機(jī)關(guān)歸檔整理不區(qū)分密與非密、查閱利用不注意密與非密、數(shù)據(jù)建庫(kù)不隔離密與非密等存在的實(shí)際問(wèn)題，修改完善收集歸檔、鑒定劃控、整理保管、查閱利用、信息管理等一系列檔案工作制度和規(guī)范，注重把保密要素滲透到檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，做到用制度管人、靠制度理事，堅(jiān)決克服保密檔案管理的主觀隨意性，努力防止因制度漏洞而造成的損失。

三是責(zé)任監(jiān)控體系。再好的制度，一旦失去有效的責(zé)任監(jiān)控，免不了會(huì)出現(xiàn)這樣那樣的問(wèn)題。政法機(jī)關(guān)保密檔案管理同樣如此，因而要采用目標(biāo)管理崗位責(zé)任制，實(shí)行工作責(zé)任的細(xì)化和分解，做到責(zé)任到項(xiàng)、責(zé)任到崗、責(zé)任到人，確保一級(jí)抓一級(jí)，一級(jí)對(duì)一級(jí)負(fù)責(zé)，層層承擔(dān)責(zé)任，事事抓好落實(shí)。各部門包括檔案室對(duì)各種載體的涉密檔案材料，務(wù)必落實(shí)好全方位、各環(huán)節(jié)、多層次的保密監(jiān)控措施，尤其是在檔案數(shù)據(jù)建庫(kù)和提供查閱檔案材料過(guò)程中，對(duì)任何單位、部門和個(gè)人都必須堅(jiān)持按制度辦事，在任何情況下決不允許為追求一己私利、一時(shí)方便而拿原則作交易，留下失泄密的隱患，甚至造成無(wú)可挽回的損失。

3 切實(shí)抓好政法機(jī)關(guān)保密檔案管理的措施落實(shí)

充分發(fā)揮政法機(jī)關(guān)保密檔案管理長(zhǎng)效機(jī)制的作用，關(guān)鍵要抓好四個(gè)重點(diǎn)環(huán)節(jié)保密措施的落實(shí)。

一是保密文件材料歸檔要單獨(dú)整理保管。以往立卷歸檔中由于片面認(rèn)為檔案都是保密的，所以沒有對(duì)一些注明密級(jí)的文件材料進(jìn)行單獨(dú)立卷歸檔，而是夾存于其他歸檔文件材料之中，造成以后檔案提供利用時(shí)諸多的不便，甚至給失泄密帶來(lái)隱患。因此，要抓住立卷改革的契機(jī)，在兼顧歸檔文件材料有機(jī)聯(lián)系的前提下，將涉密的各種載體的文件材料以件為單位進(jìn)行整理歸檔，同時(shí)相對(duì)集中單獨(dú)入柜密鑰保管，并在反映歸檔文件材料有機(jī)聯(lián)系的檔案目錄中注明密級(jí)和存放處，以便慎之又慎地加強(qiáng)管理。

二是保密檔案材料查閱要嚴(yán)格審批手續(xù)。在提供利用政法機(jī)關(guān)保密檔案的過(guò)程中，務(wù)必嚴(yán)格執(zhí)行審批登記制度。任何單位、部門和工作人員查閱此類檔案，必須持有合法介紹信或證明，認(rèn)真填寫查閱登記表，寫明查閱理由和內(nèi)容，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)或主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。絕密檔案查閱，還需與保密部門會(huì)商，并征得形成部門同意，報(bào)主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后才能提供。保密檔案查閱必須在具備保密監(jiān)控設(shè)施的指定場(chǎng)所進(jìn)行，若要復(fù)制，也必須在指定復(fù)印設(shè)備上進(jìn)行復(fù)制，復(fù)印件視同檔案原件管理，要限時(shí)歸還給機(jī)關(guān)檔案室集中處理。未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自擴(kuò)大知悉范圍。嚴(yán)禁亂借閱、亂復(fù)制、亂摘抄、亂對(duì)外提供。

三是保密檔案數(shù)據(jù)管理要多管齊下監(jiān)控。對(duì)保密檔案數(shù)據(jù)的管理一要采用加密技術(shù)，可從實(shí)際需要出發(fā)，使用單密鑰加密或雙密鑰加密。二要采用干擾技術(shù)、屏蔽技術(shù)、專網(wǎng)技術(shù)等，努力防止電磁輻射造成的泄漏。三要采用網(wǎng)絡(luò)層次技術(shù)加以保障，主要包括網(wǎng)絡(luò)分段、訪問(wèn)控制系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)安全檢測(cè)、審計(jì)跟蹤等。網(wǎng)絡(luò)分段是將非法用戶與保密檔案數(shù)據(jù)資源用物理分段的方式相互隔離，從而達(dá)到限制用戶非法訪問(wèn)的目的。同時(shí)將涉密內(nèi)網(wǎng)與非密外網(wǎng)完全物理分開，兩網(wǎng)之間由一臺(tái)有雙網(wǎng)卡的微機(jī)進(jìn)行數(shù)據(jù)有條件的交換，以有效防止涉密內(nèi)網(wǎng)被非法入侵而造成泄密。訪問(wèn)控制系統(tǒng)采取入網(wǎng)訪問(wèn)控制、網(wǎng)絡(luò)權(quán)限控制等方式，以保證網(wǎng)絡(luò)資源不被非法使用和非法訪問(wèn)。網(wǎng)絡(luò)安全監(jiān)測(cè)是利用網(wǎng)絡(luò)安全檢測(cè)工具，掃描分析網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，檢查報(bào)告系統(tǒng)存在的弱點(diǎn)和漏洞，及時(shí)采取補(bǔ)救措施和安全策略，以增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)的安全性。審計(jì)跟蹤是對(duì)涉及計(jì)算機(jī)系統(tǒng)保密安全的操作進(jìn)行完整的記錄，以便事后能有效地追溯事件發(fā)生的用戶、時(shí)間、地點(diǎn)和過(guò)程。審計(jì)是記錄用戶使用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行所有活動(dòng)的過(guò)程，跟蹤是對(duì)發(fā)現(xiàn)的侵犯行為實(shí)時(shí)監(jiān)控，掌握有力證據(jù)，及時(shí)阻斷攻擊，并通過(guò)系統(tǒng)日志自動(dòng)檢測(cè)并記錄侵犯系統(tǒng)安全保密的事件，及時(shí)自動(dòng)告警。

四是保密檔案材料銷毀要全程跟蹤監(jiān)銷。政法機(jī)關(guān)保密檔案的密級(jí)不是一成不變的。隨著時(shí)間的推移，政法機(jī)關(guān)保密檔案經(jīng)過(guò)鑒定一部份需要解密，一部分需要進(jìn)館，一部分需要銷毀。對(duì)于需要銷毀的保密檔案，根據(jù)制度規(guī)定，檔案人員、保密人員2人務(wù)必全程跟蹤監(jiān)銷，直至看到這部分檔案進(jìn)入紙張化漿機(jī)化為紙漿、簽字確認(rèn)，方能確保不失密。如此嚴(yán)格規(guī)定，主要吸取了以往這項(xiàng)工作由于執(zhí)行制度不嚴(yán)所帶來(lái)的深刻教訓(xùn)。如曾經(jīng)在有的廢品站內(nèi)發(fā)現(xiàn)保密檔案，就是因?yàn)橄嚓P(guān)單位沒有按照制度把待銷保密檔案送到定點(diǎn)保密紙廠進(jìn)行銷毀，而是賣給了廢品站；還有的把待銷保密檔案交給上門來(lái)收保密廢紙的定點(diǎn)保密紙廠員工就完事了，結(jié)果留下了失泄密的隱患，甚至造成嚴(yán)重后果和損失。

總之，加強(qiáng)政法機(jī)關(guān)保密檔案管理是一項(xiàng)涉及國(guó)家安全和社會(huì)穩(wěn)定的重要工作，而網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下政法機(jī)關(guān)保密檔案管理尚面臨一系列的新情況、新變化。為此，要通過(guò)深入分析研究政法機(jī)關(guān)保密檔案的內(nèi)容、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下容易泄密的工作環(huán)節(jié)以及采取哪些新技術(shù)、新舉措解決保密檔案管理中遇到的新問(wèn)題，嚴(yán)密織就政法機(jī)關(guān)保密檔案管理網(wǎng)，為確保國(guó)家安全和社會(huì)穩(wěn)定提供更多更好的服務(wù)。