新時期公安檔案管理的開發和利用研究

郝林翔

摘 要：文章就新時期背景下公安檔案管理的開發與利用相關問題進行分析探究，從其當下管理工作中存在的不足為切入點，進而對其管理開發利用工作的優化與改進進行論述，應該從下面的幾個方面去著手：對檔案管理主要負責的領導應該對此更為重視；把責任具體落實到每個人身上；挑選具備高素質的人才來進行相關的工作；我們要著手研究如何有效并且高質量的完成檔案開發；加強相應物資投入，真正做到使我們的檔案工作更上一個臺階。

關鍵詞：檔案管理；開發與利用；檔案管理意識

通過改革工作進持續的開展，在公安相關工作方面也有了相應的高要求，而對于檔案管理人員的工作也加大了難度和挑戰。一直以來，因為以前留下的問題和實際管理中存在的客觀原因，造成檔案管理剛剛進入現代化，大部分工作剛剛開始，但是其也正在慢慢的向專業化，有序化，科學化、聯網化的方向前進。面對新時期的新挑戰，如何做好公安檔案管理的開發與利用工作是一個需要我們認真思考、努力探索的問題。

1 當下公安檔案管理工作中的不足

1.1 領導層檔案管理意識落后

公安機關各項業務量多、事雜，從客觀上就導致了對某些領域的知識缺乏了解和掌握，公安檔案管理工作就更是一個薄弱環節。有的領導還存在著相當落后的意識，認為檔案只是一堆紙，只要裝好盒、放置好、不遺失就行，卻視同一堆暫時不能丟棄的廢紙，亂地堆放到陰暗潮濕的角落里，檔案損壞程度相當驚人。這些本應該可以避免的問題，但就因為決策者的檔案意識淡薄，從而給后來者的工作帶來無法挽回的損失。

1.2 檔案管理工作的監督指導缺失

檔案監督整理的職業引導公司內部的檔案室，與最底層的部門都有著一樣的難題，這里工作的人數不多，有時別的部門需要人手就會調遣過去幫忙，對于那些一般事務的引導、監管業務總是沒辦法保障時間的準確性。

1.3 檔案管理沒有責任到人

由于公安工作的繁雜性，臨時性、突擊性的工作較多，在基層單位工作的民警由于經常會被借調去做其他工作，他們幾乎沒有時間和精力來對檔案進行專門的整理，而當上級領導將要要進行檢查時，他們只能突擊整理一下檔案來應付檢查工作，這就導致檔案管理工作的不規范性。有明確的責任要求，但客觀條件的制約，造成職責落實不到位。

1.4 工作人員專業素質不強

長時間的固有觀念，使得檔案管理的重要性難以深入人心，特別是在一些基層單位。他們對檔案的認識僅僅是作為對上級領導的一種任務交差，極少有基層警察能夠深入研究檔案工作的相關問題。

2 優化新時期背景下公安檔案管理的開發利用

2.1 領導干部加大對檔案管理的重視程度

在公安檔案管理工作中，領導干部的重視最重要。如果領導干部檔案意識薄弱，對大項工作、容易出成績的工作關注過多，而需要長線投入的檔案工作重視不夠，那么公安檔案管理工作就無法有效開展。所以說，領導干部的重視對公安檔案管理工作的開展很是關鍵，很多問題都需要檔案意識的加強才能得到最終的解決。針對各個高層的信息進行數據入庫這種措施要在公安機關進行大面積的普及和使用，要讓他們都用上，進行新的高層上任時，應有檔案知識這一塊，通過主動向領導宣傳，使領導能了解公安檔案管理工作，重視公安檔案管理工作，進而支持公安檔案管理工作，納入日程，擺上位置，加大投入，從而更好地推動公安檔案管理工作健康發展。

2.2 檔案管理工作責任落實到人

對檔案信息管理的人的最重要職業責任，就是要維持保護好檔案信息的完好無缺和沒有損失，這不僅是保護管理檔案信息人員的最主要任務，而且是檔案信息保護和管理工作的意義所在。檔案的保管工作事實上指的就是防止檔案的破損、損壞、丟棄、散亂等，保證它的完整性和完備性，不讓它外界因素而損害。對己經破損的檔案，要及時搶救。不丟，就是使檔案絕對安全，不致因工作疏忽而使檔案遺失或被竊，不僅保證檔案實體安全，也要保證檔案內容的安全。不散，就是說應該將檔案進行統一的集中的存放，就不會出現管理不順利的情況，也不會出現檔案損壞之類的情況。不亂，指保存檔案一絲不茍，檔案柜要合理排列，遵循規律。檔案管理是最基本的工作，需要保管員要有足夠的耐力，時刻高度小心，避免檔案的丟失和缺損，為檔案的其他工作打下基礎。

2.3 強化檔案監督管理力度

在檔案利用中，要根據不同利用對象的不同目的，掌握其心理和思想動機，加強重點監護。有條件的檔案館室還可以安裝攝像監視器，對某些為獲取憑證而來查閱檔案的利用者，要防止偷撕或涂改檔案；對一些平時養成看書劃線或翻書沾口水之類習慣的利用者，要及時提醒。做好利用監督，還要做到三勤：一是嘴勤，勤宣傳利用檔案的制度與規定，勤與利用者交談，掌握其利用目的與動機；二是眼勤，勤觀察動態，置每個利用者于視覺之中；三是手勤腦勤，勤分析利用者的情況和利用效果，勤檢查被利用的案卷，勤督促利用登記制度的落實。

必須要在使用者離開的前期，認真看一下已經被查看的資料。如果有問題按時做出說明，然后再記錄表上做好記錄。對于損毀檔案較為嚴重的違法行為，應及時報告有關領導，以便及時查處，挽回損失。

2.4 檔案管理人員提升自身的專業素質

公安檔案管理人員是檔案的直接管理者，對檔案的保管、利用、安全負有直接責任，必須具備較高的素質。首先是政治水平，保持充分責任感，時刻準備為人民付出自己，為檔案事業奉獻自己；其次是業務水平，應該具有相關的敏感度，了解自己手上的管理資料，認真了解檔案管理標準，第三是要增加文化素養，提高個人的知識水平，可以對平時工作中得到的感受進行歸納和說明，通過這一階段發現相關規則。此外，還要有敏銳的工作能力和觀察能力，善于做好利用者的工作，能獨立處理工作中出現的一般問題。

2.5 增強檔案信息開發意識，促進檔案利用

將檔案分別歸類保存在公安局檔案館里的目的不僅僅是方便管理，更重要的是能夠在如此多的資料中提煉出創新出新發現，這才是更能有意義的使用方式。檔案管理員應具備好的記憶力、歸納總結的能力和創新意識。可以說公安部門有著充足的優勢來利用已收納的各種檔案資料，根據過去的案例及偵破狀況與目前的案例及偵查方式進行信息對比，找出可改善的地方，并從各種錯綜復雜的信息資源中提煉出新信息或者是歸納總結出樣本資料等，以便日后遇上類似的情況可作參考使用，除管理資料之外進行新信息的提煉，使檔案館的價值最大化。

2.6 加大檔案管理物質投入，增強檔案管理工作有效性

檔案的保管利用的物質投入，包括了資金、基礎設施等方面的投入，這些投入為公安檔案工作提供了物質保障。物質投入的加大，增強了檔案管理的有效性、安全性，提供了檔案利用的基礎。但是，各級公安機關還沒有檔案利用專項經費，只在有需要時才進行申請。全國各個地區維護公共治安的場所應當主動加強對檔案信息管理和保護的資金投入，主動為檔案信息管理處配制電腦、保存數據的服務器、多種媒體綜合播放設備等現代化檔案信息管理設備。盡量創造條件將辦公、閱覽、庫房分開設立，合理布局檔案庫房。此外，應購置消毒柜、防磁柜、密集架等新裝具，確保檔案保管的安全；應配備環境控制設施，如去濕機、空調、溫濕度儀、消毒機等，確保檔案實體的安全；還應配備基礎的電子設施，如照相機、光盤刻錄器、掃描儀、計算機等，提升檔案的數字化水平。如此設備的購置，能夠為檔案的妥善保管提供安全的環境，有利于公安機關檔案室的基礎設施更加信息化、規范化。

2.7 強化檔案管理整體人員隊伍建設

公安檔案工作的發展集技術性與專業性為一體，建立一支較為穩定的、知識結構和年齡結構較為合理的公安檔案隊伍，是促進公安檔案事業發展的根本保障。

對國家的公安類事業單位而言，必須充分運用好自己課支配的人力，特別是加強檔案管理職員的技術水平。使其樹立正確的服務觀念，一切工作為了更好的為社會貢獻，同時注重檔案開發能力。這就要求檔案管理人員不斷克服各種觀念，學會自我調節，保持心理平衡；可以邀請檔案管理部門，專職檔案員和有經驗的同志，通過采用網絡咨詢，現場培訓和組織有關人員到檔案工作先進單位實地學習等形式，定期或不定期地進行培訓，使檔案工作人員快速掌握公安檔案管理系統的操作使用要領。

其次要落實從優待警，穩定關鍵人才。實踐表明，凡是公安檔案工作較為先進的地方，都擁有一支相對穩定的檔案民警隊伍。對默默無聞堅守檔案工作崗位，且做出突出貢獻的先進典型和那些具有專業知識，掌握公安檔案管理基本理論和現代化管理技術，對公安檔案工作的發展起骨干作用的人才，要從職級待遇上適當放寬條件，予以傾斜，用好的制度留住人才。就一線的檔案民警來說，我們需要對他們進行培訓，分批次讓他們去各級檔案機構舉行的培訓機構深造學習，有計劃地實施換崗交流、跟班作業、實際操作等工作方式，盤活現有人才資源，提高人才使用率，不斷優化檔案隊伍結構，帶動整體素質的提高。落實檔案民警特殊津貼，真正關心檔案人員的身心健康，把“從優待警”落到實處。

再次要引入檔案專業人才。在公安檔案信息化建設中，出現了非常多同檔案管理工作有關的技術，所需人才往往很難從本單位產生，必須采取優惠的政策，引進諸如檔案管理學、計算機應用與開發、文書學、文獻編纂學、外語等領域的高級人才，尤其要注意引進一些復合型人才和具有較強管理能力的人員，逐漸使基層檔案隊伍呈現“T型”結構，促進檔案工作管理水平的提升。這些專業人才往往很難從原檔案崗位產生，應制定一定的優惠政策，引進一些復合型人才和具有較強管理能力的人才，努力培養善研究、懂管理、能領導、會操作的專家型和技能型人才隊伍，集中人才聚合優勢，以推動公安檔案工作的可持續發展。

3 結語

綜上所述，新時期背景下，公安檔案管理的開發與利用工作應該被提升到一定的戰略高度，上到領導階層下到基層員工，檔案館中的每一份子都應該對自己的工作盡職盡責，首先是做好管理歸類的每一個細節工作，其次是利用已存在的信息資源開發創新。

參考文獻

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