辦公自動化環境下醫院檔案管理分析

摘 要：在醫院日常經營過程中，醫院檔案管理工作具有重要作用，醫院將來能否獲得良好的發展在很大程度上受到管理水平高低的影響。由于科技技術水平不斷提高，也促進了辦公自動化在各個領域的應用和發展。信息自動化在醫院管理體系中逐漸健全和發展，因此也為將來醫院檔案管理工作進一步發展提供了動力。筆者針對當前環境下，醫院檔案管理的重要性和作用進行闡述，并針對如何實施醫院辦公自動化檔案管理進行論述。

關鍵詞：辦公自動化；醫院檔案管理；策略

作為醫院管理工作中重要的一部分，醫院檔案管理記錄工作為醫院基礎和設施正常運轉、醫院的科學研究和醫療技術進步奠定重要基礎，并且極大促進醫療事業的進步和發展。由于新知識經濟時代的飛速發展，自動化、現代化成為檔案管理工作新的發展特征，開始逐漸更新工作思想和理念，傳統人工操作的方式已經不適應當前辦公自動化的發展需求。在科技的發展和帶動下逐漸產生的辦公自動化是一項系統工程，這一科技成果是建立在計算機和網絡的基礎之上的，以辦公人員和業務為主體逐漸形成的人機信息系統。在醫院檔案管理中廣泛應用辦公自動化，能實現高效的檔案管理工作，還能促進檔案管理的巨大發展和飛躍。

1 辦公自動化環境下醫院檔案管理的必要性

在信息和辦公室工作中，運用計算機網絡和計算機等技術設備，以完成良好地輸送、接收和存儲信息的過程，促進信息快速自動流動，保證提供真實、可靠和穩定的信息即為辦公自動化。這一方式克服了傳統手工歸檔管理模式的不足，實現高效的醫院檔案管理工作，保證穩定完整地實施醫院檔案管理。由于不斷推進改革醫藥衛生體制，促進醫療衛生工作的進步，逐漸產生了巨大數量的醫院檔案，并且覆蓋領域更寬，亟待進一步促進醫院檔案辦公室自動化管理。

1.1 檔案管理工作及時有效

因為醫院不同部門的職能存在差異，包括科研、人事、病例、聲像、文書、實物和專題等各個方面的檔案，涉及治療、教學、財務、基礎設施等對醫院正常運轉直觀重要的一系列環節。在醫院應用辦公自動化系統對不同部門之間職能、工作程序及工作人員等方面具有至關重要的影響，這種方式能克服傳統人工操作的障礙，科學、有效、合理地開展檔案管理工作，對檢索和使用信息產生極大便利。

1.2 檔案管理更安全

由于受到外部環境的影響可能會損壞傳統紙質檔案，難以完整保存紙質檔案，占用空間較大并且還可能產生丟失的風險。而相比紙質檔案，電子檔案的優勢就在于易于讀取，具有較長使用壽命，結合需要的不同選擇的載體也不同，辦公自動化電子檔案能夠利用網絡不受時間和地點的限制能自由傳輸，存儲空間比較少，丟失的可能性也大大減少。

1.3 實現信息共享

醫院綜合檔案室長期形成了多部門管理和分散檔案的現象，難以完整保存和使用檔案。在辦公自動化條件下能發揮計算機的優勢，實現科學化、標準化和規范化管理檔案，高效、快速、便捷地查詢所需要的檔案信息，擺脫空間束縛；利用網絡能夠實現其他部門的工作動態和檔案管理信息動態。辦公自動化系統能夠對文件進行嚴格歸檔，規范使用步驟和審批權限，維護信息的保密性。

2 辦公自動化環境下醫院檔案管理策略

2.1 轉變傳統的工作方式

辦公自動化條件下的文件具有獨立性。自動化檔案管理不同于傳統歸檔工作，它的最小單位是文件，對其進行處理之后直接歸檔，而傳統檔案工作全部由個人或者部門承擔，所以，電子化檔案的歸檔工作涉及的不僅是一個部門作為主體，而必須借助檔案部門和信息技術部門的幫助，一起歸檔所有文件，二者缺一不可。此外，在建立自動化辦公系統初期，就必須在設計階段實施管理，同時必須前端控制也要運用系統功能。

2.2 開展標準化管理

醫院檔案管理的業務流程和工作內容主要包括收集、整理、編目、鑒定、保管、統計、檢索與提供利用等。必須科學有效建立各項檔案標準，嚴格按照國家、檔案部門出臺的有關規定和標準執行。同時，要必須以醫院檔案的現狀為基礎，實施標準化管理，嚴格控制和管理好歸檔材料手續、表述和觀點等，保證歸檔和存儲有價值的檔案信息資源。醫院檔案管理制度必須隨時進行調整，明確檔案工作人員的職責范圍和崗位責任制，規范管理好檔案的各項工作。

2.3 有效利用檔案管理資源

醫院檔案管理部門主動性不夠，必須積極轉變工作態度，實施檔案信息服務，為病患提供便捷、高質量的服務。第一，要充分使用檔案資源，參與院慶、學術活動、義診活動、突發性公共衛生活動等。第二，要將檔案信息資源充分挖掘出來，對醫療信息、文件和專題進行整理和匯編，針對不同的視角挖掘醫院檔案信息資源，為醫院領導和工作人員在教學、科研和管理等方面的工作上奠定基礎。第三，對醫院檔案服務理念進行更新，針對不同視角和層面展開調研，全面搜集檔案信息需求，按照一定的方向和標準，找出具有價值和意義的信息，以便服務質量的提高。

2.4 建立專業檔案管理隊伍

由于醫療衛生事業不斷發展，產生了很多的內容和領域，醫院檔案數量也逐漸增加，內容和形式得到豐富，增加了管理方法的難度，因此亟待增強檔案工作人員的素養。一方面，必須嚴格管理檔案法規、檔案管理、信息管理等相關專業知識的技能培訓，積極舉辦醫院檔案科學研究和管理經驗交流活動。為了培養高素質的專業檔案管理人員，必須進行人才培養計劃，提供晉升機會。另一方面，扎實學習專業理論知識、信息知識和計算機技術知識，有助于促進檔案信息化管理。

2.5 加強網絡安全建設

作為計算機系統的網絡系統包含硬件、軟件、技術設施和存儲的數據材料等各個部分，其優勢在于安全、可靠、高效、經濟等。網絡安全必須保證不能破壞、更改和泄露網絡系統中的所有部門，維護系統正常運行，保證網絡服務的連續性。利用防火墻、數據加密、攻擊檢測和數據恢復等技術能夠實現和保證網絡安全。患者能否安全順利完成診療和康復受，醫患雙方合法利益是否得到保障，受到醫院病案信息的重要影響。在辦公自動化要求下，醫院亟待執行上述措施有效保證醫院內部網絡和工作平臺數據的安全。

3 結語

總之，在現代科技發展的環境下，必須將現代技術積極運用在醫院的檔案管理工作中。現如今，計算機已經在各行各業得到良好運用和發展，人們對將計算機技術和媒體技術運用在辦公自動化中給予更多重視。使醫院檔案管理實現辦公自動化，一方面能夠幫助檔案提高規范化管理水平，另一方面能實現高效管理和使用檔案。所以，醫院在面對將來的檔案管理時，必須對檔案管理的作用給予高度重視，找出醫院檔案管理工作的不足，歸納和概括相關經驗，不斷對策略進行調整，將醫院資源充分利用起來，使醫院管理能力提高。

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作者簡介

陶鋒，湖北省荊門市緊急醫療救援中心，專科。