事業(yè)單位檔案管理中材料收集的問題與對策

周麗艷

摘 要：事業(yè)單位是我國國民經(jīng)濟健康平穩(wěn)運行的重要保障部門，在市場經(jīng)濟中扮演著十分關鍵的角色。在事業(yè)單位的各項日常工作中檔案管理工作是一項系統(tǒng)龐大同時又十分重要的工作內(nèi)容。事業(yè)單位的檔案管理工作不可避免的會涉及到材料的收集問題，這是開展檔案管理工作的基礎。當前我們在事業(yè)單位檔案管理的材料收集方面還存在著一些亟待解決的問題，正視這些問題并提出合理的解決措施是本文重點探討的內(nèi)容。

關鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；材料收集；問題；對策

事業(yè)單位的檔案管理工作是其全部工作內(nèi)容中極為重要的一個環(huán)節(jié)，而材料收集又是開展檔案管理工作的基礎，只有保證高效的材料收集工作的順利進行才能保障檔案管理工作的順利開展。當前由于各方面的原因我們的檔案管理工作還做的不夠健全，特別是材料收集方面存在著一些問題，針對這些問題提出行之有效的解決方法是本文的主旨所在。

1 事業(yè)單位檔案管理中材料收集工作存在的問題

1.檔案材料收集工作容易被邊緣化，缺乏應有的重視

檔案管理工作在事業(yè)單位的日常工作內(nèi)容中是十分重要的，但由于檔案管理工作自身不能產(chǎn)生明顯的利益收入因此很容易被人們所忽視，在當前許多事業(yè)單位中都存在著不同程度的對檔案管理工作的忽視，事業(yè)單位的檔案管理部門越來越被邊緣化，有的事業(yè)單位甚至都沒有專門的檔案管理部門，檔案管理工作由其它部門兼任，這既是不符合行政組織規(guī)定又對本單位的長遠發(fā)展十分不利的。

2.檔案材料收集工作的系統(tǒng)與完整性缺乏保障

當前的檔案收集工作在系統(tǒng)性與完整性上還有很大的提升空間。檔案管理工作本身就是一項十分龐大系統(tǒng)的體系，需要投入大量的人力物力財力來進行系統(tǒng)保障。針對事業(yè)單位來講這項工作更是顯得十分浩大，對于事業(yè)單位的性質，它主要涉及到我國的科教文衛(wèi)等各項事業(yè)，涵蓋的范圍很廣，這就為檔案管理材料收集的系統(tǒng)完整性提出了更高層次的要求。

3.利益關系錯綜復雜加大檔案管理材料收集的難度

針對不同事業(yè)單位的性質，各單位的資金來源也有很大的區(qū)別，除此之外在由于各事業(yè)單位常常存在很多不同的利益糾紛，在檔案移轉或者是各部門的信息交流時，出于自身部門的利益考慮，許多部門會隱瞞自己單位的檔案資料或者會延期上報，各部門之間難以形成有效的互動，導致檔案管理收集工作難度很大。

2 事業(yè)單位檔案管理中材料收集工作的優(yōu)化措施

1.強化認識，提高檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)

針對當前我國事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題，要做好檔案管理中的材料收集工作首先第一步我們要從源頭抓起，糾正檔案管理人員的思想認識，克服之前的誤區(qū)，提起對檔案管理工作的充分重視。各事業(yè)單位的領導層首先要糾正認識，高度重視檔案管理工作，只有從領導層真正認識到檔案管理的重要才能保證本單位的有效貫徹實施。人才是最寶貴的資源，檔案管理工作對其從業(yè)人員的素質提出了更高層次的要求。在各事業(yè)單位從事檔案管理工作的人員必須具備一定的專業(yè)技術水平，同時要加強對檔案管理人員的職業(yè)技能培訓，定期組織專業(yè)的考核，保證檔案管理人員的工作活力，從業(yè)人員自身要不斷更新自己的知識體系，增強對各種材料的敏感度，學習接觸國內(nèi)外最新的檔案管理信息，不斷提升自己的素養(yǎng)，提升自身的檔案意識。

2.完善制度，保證檔案管理工作有章可循

當前檔案管理中材料收集方面存在的一系列問題除了各單位的檔案意識不強外還有一個很重要的原因就是當前各事業(yè)單位針對檔案管理工作的制度建設不健全，一些有關檔案管理的工作流程沒有明確的規(guī)定，各單位各部門都是各自為政，在出現(xiàn)問題后也沒有明確的追責機制，這就導致了檔案管理工作的無序化與混亂化，要解決這一問題我們就必須加大力度，從制度建設入手使檔案管理的材料收集各個流程與步驟都有明確的規(guī)范與保障。要結合當前信息化的時代發(fā)展需求，建設網(wǎng)絡信息化的檔案管理系統(tǒng)，在信息收集方面也要加強網(wǎng)絡的聯(lián)動作用，在材料的具體收集過程中要堅持集中于分散相結合、重點突出、匯總與日常清晰一目了然的原則來嚴格執(zhí)行。在檔案管理的材料收集工作中還要明確從業(yè)人員的責任意識，對于出現(xiàn)問題的人員要嚴格按照《檔案管理違法違紀行為處分規(guī)定》來落實到位，特別是要抓好各部門移接檔案過程中可能出現(xiàn)的各種問題。要保證信息收集工作的完整性，做好不同性質材料的登記工作，要有意識有步驟的做好分類匯總工作，保證檔案管理材料收集工作的有序進行。

3.做好編研，提高事業(yè)單位檔案使用效率

當前檔案管理中在材料收集方面存在的諸多問題很大程度上是由于檔案對于各事業(yè)單位的實際應用效果不明顯，人們沒有明顯的感受到檔案管理工作的重要，因此在制度實施以及思想意識上都忽視了檔案管理建設，對于信息收集工作更是認為可有可無。針對這一問題我們要對癥下藥，要認真做好檔案的編研工作，切實提高檔案的使用效率，從而扭轉人們的認識誤區(qū)，真正提高檔案意識開展各項檔案工作。具體來說，結合當前的發(fā)展步伐，對于一些不需要保密的可以公開的檔案資源各單位檔案管理部門可以利用網(wǎng)絡平臺進行公布，讓社會大眾可以共享這些資源。同時，還可以轉變思路積極創(chuàng)新，擴大檔案管理工作中各項材料的應用范圍，用豐富多樣的形式來使其煥發(fā)新的生機，比如可以舉辦以有關本單位的歷史沿革以及各階段的主要成果為專題的活動，在活動中可以適時展示檔案管理收集工作的成就，這樣既可以讓更多的人感受到檔案管理工作的切實存在同時還可以為從業(yè)人員帶來一定的成就感，可以更加全身心的投入到工作中來。檔案管理的根本目的還是為了有效的應用，因此我們要加大檔案的編研工作，打好堅實的根基同時還要創(chuàng)新思路不斷結合新形勢擴大檔案材料的應用范圍，提高檔案材料的使用效率。

3 總結

事業(yè)單位的檔案管理工作不是可有可無的，它是各單位健康有序運轉的重要環(huán)節(jié)，我們要高度重視事業(yè)單位的檔案管理工作，首先需要做好的就是第一步的材料收集工作。檔案管理的材料收集是一個系統(tǒng)完整的過程，需要專業(yè)的技術人員，我們要從源頭抓起，保證事業(yè)單位檔案管理工作的順利開展。

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