淺析企業文件材料歸檔工作困境

摘 要：本文首先對企業文件材料歸檔工作現狀及問題進行了歸納總結，并對其困境從體制機制、管理網絡、制度建設、人員意識、外部監管和信息化發展這六個方面進行了深入分析，進而提出了企業文件材料歸檔的工作建議。

關鍵字：企業檔案；歸檔工作；電子文件

企業檔案是企業重要的信息資源和知識資產，是企業不斷進步與發展的力量源泉。企業文件材料歸檔作為企業檔案工作的起點，其工作成效將對企業檔案的整理、鑒定、保管與利用產生重要影響。然而，在實際工作中，如何順利實現文件材料齊全、準確、系統的歸檔仍然是一個亟待解決的問題。

1 企業文件材料歸檔工作現狀及存在問題

1、歸檔制度內容不夠完善

雖然國家層面先后出臺了《國有企業文件材料歸檔辦法》（檔發﹝2004﹞4號）、《企業檔案工作規范》（DA/T 42-2009）和《企業文件材料歸檔范圍與保管限期規定》（國家檔案局令第10號）等標準規范，對企業文件材料歸檔工作進行了規范和指引。但筆者通過調研廣東省部分省直企業，發現其歸檔制度內容不夠完善。主要表現為以下幾個方面：一是，管理類文件材料歸檔要求，照抄照搬國家規章制度現象較多，真正結合企業工作實際制定企業自身歸檔要求的較少；二是，主營業務類文件材料的形成與歸檔工作往往側重于滿足業務需求，較少能全面考慮檔案管理要求；三是，新興電子文件材料的歸檔要求側重于理論層面的，實際可操作性不強等。

2、應歸而不能盡歸問題十分突出

誠然，國家層面已對企業文件材料歸檔工作提出了相應的管理要求，但在企業文件材料歸檔工作中卻難以真正且有效的得到落實，應歸而不能盡歸問題十分突出。首先，業務類文件材料歸檔齊全率偏低。在國家監管較為嚴格的業務領域，如工程建設項目，筆者調研發現前期文件、設計變更、監理日志等文件材料缺漏情況比較普遍；在國家監管相對較弱的業務領域，如信息化建設項目、科研項目，事后為評優創先工作增補材料現象較為普遍。其次，帳外文件材料難以把控。例如，企業領導在重要場合的講話稿、參與重要會議帶回的會議材料、簽署的重大戰略合作協議、領導的重要批示等，這些文件材料往往分散于企業領導及各部門業務人員的手中，檔案部門難以有效把控。此外，電子文件歸檔工作尚未有效開展。應歸檔的電子文件卻較少受到關注，移交至檔案室的電子文件主要是OA辦公系統流轉而來的正式公文類電子文件，歸檔的電子照片音頻、視頻等文件數量較少，網頁文件、電子郵件、多媒體文件、程序性文件等電子文件的歸檔工作更是鮮少開展。

3、形成質量及整理質量偏低

眾所周知，文件材料歸檔工作在范圍和數量方面存在明顯不足，反觀已歸檔的文件材料，其形成質量和整理質量也同樣難以滿足國家檔案管理的相關要求。一方面，歸檔文件材料的形成質量難以保證。筆者通過對工程現場歸檔文件材料的抽查，發現字跡不清晰、字體格式失真、文件污損、簽署手續不完備等問題時有發生。另一方面，歸檔文件材料整理質量也參差不齊。筆者通過對下屬單位檔案工作的評估檢查，發現其管理類文件材料保管期限劃定不準確、主營業務類檔案案卷題名擬寫不規范、文件材料著錄信息完備等問題較為普遍。

2 企業文件材料歸檔工作困境的原因分析

1、歸檔工作體制機制未能有效理順

歸檔工作體制機制是關于歸檔工作關系的一種基本設計，它指導著歸檔工作制度的制定與落實?！镀髽I檔案工作規范》（DA/T 42-2009）對企業檔案工作提出了 “三納入”、“四參加”與“四同步”的工作要求，也為歸檔工作體制機制的建立和理順奠定了基礎。

事實上，企業歸檔工作仍然僅限于檔案部門和檔案人員的職責范疇，歸檔考核機制僅限于檔案部門對自身的考核，檔案工作的全員責任制得不到有效落實，這就從根本上造成了歸檔工作的困難。因而，那些所謂的文件材料歸檔制度只能是檔案部門的“自圓其說”，歸檔工作也只能是檔案人員的“獨角戲”，歸檔責任與考核未能真正落實到各部門、各崗位之中，提出的歸檔要求難以得到業務部門的貫徹執行，歸檔工作難以得到業務部門的有效配合，歸檔工作也難以及時、有效的順利開展，這都客觀上造成了歸檔文件的數量和質量難以滿足檔案管理的要求。

2、檔案管理網絡未能完全建立

《企業檔案工作規范》（DA/T 42-2009）中明確要求“建立以檔案部門為核心，各職能或承辦部門、各項目專兼職檔案人員為基礎的檔案管理體系”，這就為企業檔案管理網絡的建立指明了方向。檔案人員是檔案工作的主體，也是檔案管理網絡的重要支撐，其業務水平的高低將對歸檔文件的質量產生直接影響。

在企業檔案管理的實際工作中，不少企業的檔案管理網絡停留在“一紙文書”層面，檔案人員常常因工作需要而兼顧其它事情，這種現象在規模較小、層級較低的企業中尤為普遍；然而，不論企業規模大小，其各職能部門、各項目的專兼職檔案人員均較難得到規范與落實，其業務素質和工作技能往往較低，其歸檔工作質量則難以保障。更有甚者連這“一紙文書”都未能成行，歸檔工作的順利開展無從說起，歸檔文件材料的形成、積累與移交歸檔工作更是難以責任到人。

3、歸檔制度使人不易理解與認可

與檔案館收集工作的附加要求使人不易接受類似，企業文件材料的歸檔要求也同樣使人不易理解與認可。

雖然《國有企業文件材料歸檔辦法》（檔發﹝2004﹞4號）明確了企業文件材料的歸檔范圍、歸檔時間和歸檔要求，對企業文件材料的歸檔進行了指引?？刹浑y發現，其內容較多的是從檔案部門的角度對業務部門的歸檔工作進行了規范與約束，而這些要求卻不易得到業務部門的理解與認同，特別是在那些檔案管理網絡未能完全建立、歸檔責任制未能有效落實的企業，其業務部門認為是這些歸檔要求是額外增加的工作負擔，例如，非紙質文件需要擬寫文字說明與之一并歸檔，專兼職檔案人員需檢查檔案的齊全、完整、準確，部門或項目負責人需簽字審核后方能移交等。實際工作中，有不少原本計劃移交歸檔的文件材料的業務部門因為難以接受這些“額外條件”而選擇了拒不移交，這無形中又增加了文件材料歸檔的難度。

4、人員檔案意識的偏差

物質決定意識，意識對物質具有能動作用，意識能夠使人能動的認識世界和改變世界。于企業文件材料歸檔而言，企業人員檔案意識的偏差也是造成了企業文件材料歸檔的不暢的又一重要原因。主要表現為以下兩個方面：

一方面，部分企業人員的檔案意識不足，對企業檔案工作的重要性認識不足，對檔案作為企業知識資產和信息資源的重要作用認識不到位，這就造成了對企業文件材料的形成、積累與移交工作的忽視，部分重要文件在個人手中散失情況屢現不鮮；另一方面，隨著社會檔案意識的增強，部分企業檔案工作重要性得到了提高，但這并不意味著歸檔工作的順暢，恰恰相反，業務部門往往則更傾向于從自身利益發出而不愿向檔案部門主動移交歸檔。

5、外部執法監督檢查效力的不足

隨著現代企業制度的進一步深化與落實，國家檔案管理機構與企業之間的關系也悄然發生了變化。政企分開前，國家檔案管理機構對企業檔案工作的管理主要采取的是行政業務指導的方式；而現在，其關系則表現為檔案管理機構作為外部力量，對企業檔案工作進行監督指導與檢查評估，這種關系的變化直接導致了外部監管力量的弱化。

雖然《檔案執法監督檢查工作暫行規定》（國家檔案局令第4號）明確指出了“拒不向本單位檔案部門移交應當立卷歸檔的文件材料”的，應由“檔案執法監督檢查機構和人員通過發出《檔案執法監督檢查通知書》以明確其違法事實與改進要求”。但在實際工作中，國家檔案管理機構往往通過監督檢查對其發現的企業歸檔工作中存在的問題與不足提出改進性意見，而較少就落實情況予以核實，采取相關懲處措施的案例則更是難得一見。由此不難看出，國家檔案管理機構在執法監督檢查力度上的不足，使得企業歸檔工作失去了外部的支撐。

6、信息化建設過程中的“信息孤島”

隨著企業信息化的不斷發展，其業務工作越來越多依賴于各自業務系統的運轉，應歸檔的電子文件數據也越來越多的來源于這些信息系統，如果在各信息系統建設初期未能進行有效的頂層設計與統籌整合，則各業務系統與檔案信息系統就會形成一個個的“信息孤島”，形成影響電子文件數據交換與共享的壁壘，電子文件數據歸檔就難以順利有效進行。而在企業信息化建設實踐中，大多數企業難以做到檔案信息化與企業信息化同步、協調發展，在優先建設的業務系統時往往重視業務需求而忽視電子文件數據的歸檔需求，這就大大的增加了后期建設的檔案信息系統要實現各業務系統電子文件數據的順利歸檔的難度。

3 關于企業文件材料歸檔工作的建議

1、理順歸檔工作體制機制，落實歸檔工作制度

所謂沒有規矩不成方圓，歸檔工作體制機制是歸檔制度建立的依據，也是歸檔工作得以順利進行的重要基礎。因此，企業有必要對歸檔工作體制和機制進行全面而細致的梳理，明確歸檔工作的全員責任，制定切合實際的文件形成、積累與傳遞工作制度，建立切實有效的文件歸檔考核與責任追究機制。例如，東華汽車實業有限公司在制定內控手冊時就將檔案管理的各類標準申報列入公司內控體系，引導企業文件材料歸檔向標準化、規范化方向發展；同時，建立了員工崗位檔案歸檔責任卡，從源頭對文件材料進行及時控制，逐步實現文件材料齊全、準確、系統歸檔。

誠然，有了機制保障，歸檔工作的順利開展也離不開檔案部門與各業務部門的有效配合。一方面，檔案部門在制定歸檔制度時需要與各業務部門進行溝通協調，形成既符合檔案部門歸檔要求又盡量降低業務部門歸檔工作負擔的歸檔制度；開展歸檔工作時需要與業務部門進行相互配合，共同做好歸檔文件的審核、把關與移交工作。另一方面，業務部門的兼職檔案人員也需要更加注重業務活動的參與度，既需要按照國家要求參與設備開箱驗收、科研課題審定、產品鑒定等，也需要自主參與企業重要會議、重要活動及等，從而及時的做好文件材料的積累與收集工作。

2、加強歸檔工作宣傳培訓，提升歸檔工作水平

一方面，企業檔案部門應發揮主觀能動性，積極開展歸檔宣傳工作，樹立正確的歸檔價值觀，普及全員的歸檔意識，強化整體的歸檔責任，避免因檔案意識偏差造成歸檔障礙。例如，可利用每年一度的“國際檔案日活動”在企業內部開展檔案法制宣傳教育，從正面對歸檔工作進行規范化引導；亦可在企業開展檔案違法懲處事例的宣傳展覽，從反面對歸檔工作進行風險預控。

另一方面，企業檔案部門也應加強專兼職檔案人員之間的業務交流，既可通過月、季、年度例會方式開展面對面的交流，亦可通過網絡方式搭建實時交流平臺，積極調動專兼職檔案人員的工作積極性與工作熱情；同時也應重視專兼職檔案人員專業技能水平的提升，可通過培訓、競賽及獎勵等舉措來充分挖掘專兼職檔案人員的學習與工作潛能，逐步提升其工作技能和業務水平，從而提高歸檔文件材料的質量。

3、強化歸檔工作監督檢查，規范歸檔工作開展

國家檔案管理機構作為外部監管力量，應為企業檔案工作進行公平、公正、公開的監督指導，應充分履行自身的執法監督檢查職責，可借助年度評估、達標升級等業務活動對管轄范圍內企業歸檔工作進行監督指導，提出整改意見并對其整改情況進行復查，做到“閉環管理”；也應對“拒不歸檔”行為進行依法懲處，做到執法必嚴，違法必究，彰顯國家檔案管理機構的外部監管能力，引導企業文件材料歸檔工作的規范化發展。

4、重視電子文件歸檔工作，打破歸檔不暢壁壘

事實證明信息化的不斷發展正給企業檔案工作帶了深刻的變革與影響，企業歸檔文件材料越來越多以電子文件形式產生、越來越多的來源于各業務系統，其全生命周期管理的需求也越來越強烈。因此，企業在進行信息化建設之初就應對企業各部門的信息化需求進行充分調研，對各業務部門的管理要求進行協調，實現企業信息化建設的頂端設計與全面統籌；同時，企業檔案部門也應更加重視企業電子文件的管理與檔案管理系統的建設工作，抓住企業信息化建設發展契機，努力實現企業檔案信息化建設與企業信息化建設協調發展，理順電子文件歸檔工作的業務流程，借助檔案管理系統建設落實各方歸檔職責，通過數據遷移、搭建系統接口等方式實現各業務系統與檔案管理系統的互通互聯，打破電子文件歸檔的壁壘，實現電子文件數據的順利歸檔。

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作者簡介

蘇珊珊（1989-），女，湖南，漢族，中山大學2011級檔案學碩士研究生。