關于高校檔案信息管理工作的若干思考

許惠瑋

摘 要：高等院校檔案記錄了高等院校各個時期的工作、活動情況，對高等院校工作有承前啟后的作用，也是衡量高等院校的管理水平的標志之一。把檔案管理與實際工作結合，堅持服務的創新，不斷激發工作地活力，積極突破老舊、不合時宜的工作理念和模式，用于解決檔案管理工作中出現的新矛盾、新問題，只有這樣提高檔案管理的水平。

關鍵詞：學校檔案；信息化；管理

檔案管理是高等院校日常管理的重要組成部分，是不斷提高教育質量，積極建設特色學校的基礎。檔案管理在總結工作經驗，探索、研究教育規律，維護學校教學、科研人員權益方面，都有著不可估量的作用。

所以，高等院校的檔案管理工作在院校管理中的重要性日益顯現。但是該怎樣適應新形勢的發展、需要，怎樣把檔案管理做出成績，怎樣使院校檔案管理更加的規范呢？本文從以下三個方面來進行闡述。

1 開拓思路，改變觀念、爭取領導重視

高等院校的檔案管理工作是一項基礎性的、服務性的管理工作，因而很難產生直接的經濟效益。因此在高等院校的管理中，它是一項只為他人“鋪路”的工作，檔案管理工作的作用被極大的削弱，其行政協調和監督指導的職能一直未被重視。

高等院校的檔案管理的服務功能，具有它的雙重性。從職能部門角度講，檔案管理具有“監督和指導”的作用；從業務部門講，它有“保管資料”的職責。因此，要正視高等院校檔案管理的雙重職能，要開拓思路，轉變觀念，積極創新服務機制，并提升檔案管理工作人員的專業和服務水平。

那么，怎樣才能提升服務水平呢？

首先就轉變觀念和擺正心態。由于不少人對檔案資料的開發、利用存在不同程度的顧慮，因而影響了檔案服務功能的有效發揮。所以，檔案管理工作人員一定要解放思想，轉變觀念，做到與時俱進，要充分認識在新形勢下對檔案管理工作的新的要求，認真探索檔案資料開發、利用的新方法，樹立積極的服務意識，樹立以事業為重、甘為無名英雄、無私奉獻的精神，做到為院校師生服務、為院校科學正確的決策服務、為社會各界服務。

其次要加強檔案管理人員的業務素養建設。一要加強檔案管理人員的再教育，組織他們參加專業檔案培訓，認真學習檔案管理的專業理論知識；二要建立檔案管理工作的網絡，積極選拔懂電腦并且熱愛檔案管理事業、不介意默默奉獻的人，來任職院校的專職檔案管理人員，用現代化的管理知識和先進的技術設備，提高檔案管理的水平。

另外，要積極爭取領導的重視。領導對檔案管理工作的價值認可程度，直接決定著院校對檔案管理工作的態度，因而在很大程度上影響著檔案工作的發展。所以，作為檔案管理的工作人員，要充分發揮主觀能動性，用實際行動和業績去爭取領導的重視。

據了解，目前有很大一部分的高等院校的決策層，對于檔案管理工作的認識不足、重視程度不夠，沒有擺正檔案管理工作的位置。致使檔案管理工作人員責任不輕、地位不高，嚴重影響了檔案管理工作的開展。同時，由于領導的重視不足，檔案管理經費大大不足，而檔案管理工作人員的福利差，工作流動性大。

2 立足服務改革檔案管理方式

要立足于服務改革院校檔案管理的方式。一，要著眼于發揮服務功能，建立健全檔案的制度，對檔案資料管理的各個關節實行科學化的管理，使之制度化、規范化；二，利用現代化的信息技術，來提升管理水平，根據學校的信息化建設，做到成體系、有重點的提高檔案信息管理服務水平和效率，積極改變檔案信息收集等方面的不足；三，及時收集相關資料信息，并編排歸檔。院校各部門的資料信息繁雜，特別是行政工作檔案與教學檔案在歸檔范圍、時間、要求方面各不相同，而教學部門面寬量大，包含各種學術交流、專家授課等，全都要求檔案管理部門要及時嚴格的開展收集工作。

同時，在新時期下基于檔案管理工作的需要，院校的檔案管理工作要列入院校工作計劃和各部門計劃，這也是對立足于服務改革院校檔案管理工作的一種探索。所以檔案管理要結合工作實際，推進服務機制的不斷創新，激發工作的活力，勇于突破不適宜的工作理念和模式，用創新的辦法去解決檔案管理工作中出現的新矛盾、新問題，使檔案管理工作提升到新的層次。

另外，要建立健全規章制度，制定檔案管理工作實施細則，設立綜合檔案室，購置必要的辦公設備，列出院校檔案管理工作的專項經費。

院校檔案在日常教學評價中發揮著不可取代的依據性作用，直接影響著日常教育、教學評價的結果。檔案材料越完整、齊備，對教學的評估效益、質量就越高，就越能對日常教育、教學工作開展客觀而又全面的評價。

3 加快檔案信息化建設步伐，提高檔案現代化管理水平

邁進21世紀，以計算機和網絡技術做為代表的信息技術，慢慢滲透到各個領域。但是當高等院校中行政、教學工作都已廣泛運用信息技術，去提升工作效率、教學質量，而院校檔案管理工作卻一直游離在信息化之外，始終停留在最基本的電子計算機操作上，使院校檔案管理工作裹足不前。

信息化不但是高等院校檔案信息管理工作的重要發展方向，也四檔案管理工作中的重要組成部分。經過多年的檔案信息化實踐經驗，信息化建設已成為院校檔案管理工作提升發展的有力的推手，同時也是院校改革檔案管理工作的切入點、突破口。

加快檔案管理信息化建設的步伐，要加強資料信息的匯總、編研工作，積極改變過去看攤守業的現狀，努力去拓寬服務的渠道，改善服務的功能，認真的提供方便快捷的信息服務。例如有目的性地開展院校檔案編研工作，把院校的檔案、大事記、教學科研成果、專題文件資料、個人學術成果和院校部門的歷史資料等進行整理匯編，更好地為院校發展和各部門工作提供優質、高效的服務。要提高檔案管理的現代化水平，可以從三個方面入手：

第一，要規范電子文件的收集，加強電子檔案的管理。院校檔案館（室）出具工作流程，要求其他部門在轉交紙質檔案資料時，要同時提供電子版文件或檔案。積極推進校園網和電子檔案的管理系統的更新，逐步實現電子檔案和文件的自動化歸檔、索引和查閱。

第二，檔案管理工作要做好，人員是關鍵要素和第一資源。要求高等院校檔案管理工作人員要具備專業的檔案業務知識，同時要具備相當的文化知識和信息管理技能，主動加強對檔案管理現代化的適應性，努力成為合格的檔案管理工作者。

第三，建立和健全院校館藏檔案信息檢索體系，加強院校檔案目錄的數據庫建設。院校檔案館（室）要盡快建立健全機讀目錄數據庫，以實現現有全部館藏檔案信息目錄的信息化檢索，重要的、使用率高的檔案要盡快實現文件級檢索，逐步實現高等院校檔案管理工作從手工操作為主實現向信息化、現代化管理的轉變。用讓未來便捷、對過去負責的態度，認真做好高等院校檔案信息管理工作，不只是檔案管理工作者的責任，也是各級領導的責任。

高等院校檔案信息管理的工作任重道遠，不斷加強檔案資料的管理，努力完善檔案管理機制，逐步實現檔案信息管理的科學化、制度化和流程化，使檔案信息資源更好的服務于院校管理，提升教學質量。

參考文獻

[1]楊蘭，李秦，陳曉芬.高等院校科研檔案管理問題分析[J].重慶郵電學院學報，2006，（6）.

[2]曲德強.高等院校學生人事檔案與大學生就業研究[J].中國電力教，2008，（24）.