論高校學生檔案管理工作

丁玉芝

摘 要：高校學生檔案是為用人單位提供的大學生綜合素質的有力依據，但是，我國的教育事業發展迅猛，管理工作出現很多問題，諸如人員稀缺、精力不足、設備不先進、檔案數據老化、記錄不準確等問題，本文通過建立學生檔案管理制度、加強管理隊伍建設、正視管理制度、采用數字化管理四大點進行有效解決，具體文章要略都在下文部分。

關鍵詞：高校檔案管理；工作問題；管理措施

高校學生檔案是高校學生管理工作的重要內容，也是教育工作者為我國人才開發提供的一組比較客觀的數據，其中記錄了大學生在校學習成績、社會實踐、家庭狀況和經濟狀態等，在學生畢業后，單位企業在用人方面都會首先考慮到學生檔案方面和簡歷，再對大學生綜合能力進行估測，采決錄用結果。

1 高校檔案管理工作概述

1.管理和推進學生成才

在現階段，培養高等人才是國家和各高校的共同目標，并且人才的實用性和有用性，全在于細致入微的科學管理工作。學生檔案管理、管理隊伍建設是高校管理工作的重點，制定相關的規章制度，提高學生對高校檔案管理的思想意識，幫助學校解決教育中存在的問題，從而使整體教育水平有質的飛躍，推動學校的科學發展。因為大學生是未來社會發展的頂梁柱，大學生的優秀與否關乎著國家未來的發展，通過高校管理制度，加強大學生自律，優化人文環境，就能實現培養學生成長成才的現實目標。

2.管理和推進高校發展

高校檔案管理工作，要具體給全校學生記錄在校期間的生活實踐以及學習表現，主要是社會實踐活動、在校學習學習成績、獎懲及評價的具體情況，其次是家庭狀況、政治狀態和經濟情況的真實記錄。高校檔案管理的建立，比較具有科學性，大學生可以通過上網在學校網站里查詢，了解檔案管理關于自身的詳細記錄，清楚自己的特長與不足，并加以保持或改善，能夠充分激發大學生的學習積極性，同樣也會形成競爭性，體現大學生實事求是精神，塑造大學生樂觀向上活力四射的良好形象，促進大學生全面的蓬勃發展。

3.滿足社會以及用人單位現實需求

各企業和社會對人才的需求量與日俱增，質量要求也越來越高，而就業對象基本上都是大學生群體。盡管如此，用人單位對大學生的要求依然很高，在平常的招聘中，用人單位都會首先提供一份客觀檔案，用學歷證書、思想傾向、言談舉止等作為參考，決定是否錄用來應聘的大學生。總之，提高大學生綜合素質，就能提高大學生就業能力，校方管理階層要重視大學生綜合素質的培養，滿足社會與各企業的現實需求。

2 分析高校管理工作問題

1.學生檔案管理問題

高校檔案管理是學校擁有大批高質量人才的體現，它存在管理意識不強的問題。高校檔案管理階層主要是為學生檔案進行優化和整理，管理意識不強工作水平也就差強人意，就會影響學校培養人才的效果。首先管理階層要重視大學生綜合素質的培養，必須設定一個負責學生檔案管理的職業，選用務實、可靠的人員，保證檔案管理不出任何紕漏，其次強化檔案管理人員的業務能力和綜合素質，檔案管理部門要加強相關工作人員的日常監督，對不足之處給予業務指導，通過親密的交流，提高業務素質水平。

2.管理階層發展問題

高校檔案管理是學校擁有大批高質量人才的體現，它存在管理階層發展問題，高校檔案管理工作者是為大學生服務的，管理人員應當投入更多精力把檔案管理工作做好。首先學校必須重視檔案管理隊伍的強化，目前發現許多學校檔案管理人員不充足，甚至直接是由一些教師兼任，出現很多教學與管理不能兼顧的現象。其次要充分利用學生專職做檔案管理人員，但不能濫用，要選擇與管理技術強硬的大學生。總的來說，高校管理工作出現人員稀缺、管理經驗不足、精力不足等問題，學校要大力培養管理人員的綜合素質與業務能力，發展管理隊伍建設，提高高校檔案管理部門的辦事效率。

3.管理制度不明確不完整

高校檔案管理是學校擁有大批高質量人才的體現，它存在管理制度不嚴格、不明確等問題。高校檔案管理沒有健全的規章制度，就只能結合高校現實狀況和以往經驗來開展學生檔案管理工作，從而延誤學校建立學生檔案管理制度的正常運轉。首先規章制度不嚴格導致了學生檔案收集、整理、歸檔出錯，然后學生對于檔案管理的借閱、轉出和利用造成困擾。其次學生因此填寫內容不完整，移交手續不縝密，檔案管理沒有形成統一，影響高校檔案管理工作的質量，達不到檔案管理的客觀標準。

4.管理工作投入不足

高校檔案管理是學校擁有大批高質量人才的體現，它存在工作投入不足的問題。檔案管理的信息化和網絡化沒有得到校方領導的重視，檔案管理設備和人員配備都不充足，也不具先進性，并且管理方式落后，整個高校檔案管理工作缺乏發展力，導致檔案管理工作頻繁出現問題。首先檔案庫房紙質腐爛、照片褪色、錄像帶及錄音帶老化、檔案字跡模糊等沒有得到相應解決。其次沒有發展經費供檔案管理部門優化管理環境，使檔案庫房達不到標準水平，影響檔案管理人員工作質量，增加工作難度。

3 高校管理工作完善措施

1.建立學生檔案管理制度

檔案管理部門要明確工作職責，并各司其職，而且學生歸檔時間必須有時限性，存檔標準要嚴格，例如學生心理健康、學習成績、學籍檔案等要有一個明確標準，保證學生檔案的質量和有效性。要合理規劃，把相關目標和嚴格對待的問題建立一個學生檔案管理制度，促進檔案管理工作的良性循環。

2.加強管理隊伍建設

校方領導首先要給予檔案管理部門經濟支持，要求該部門設置專職管理學生檔案的職位，防止人員變動導致檔案的流失和接收不明確等問題發生。其次檔案管理部門應當加強隊伍建設，培養管理人員業務能力，提高業務人員綜合素質，并且加強日常交流，互督互促，提高檔案管理工作質量。

3.高校學生正視管理制度

高校領導以及檔案管理工作者要明白學生檔案管理工作的重要性，因為學生檔案關系到學生未來發展以及就業問題，要正確的看待學生檔案管理制度，不足之處要及時修繕，要引起學生重視，畢竟學生檔案管理的核心是圍繞學生展開的，只有學生“遵法守法”，學校的規章制度才行之有效，學生檔案管理工作才能真正提高。

4.采用數字化管理

各高校的發展速度在迅猛增長，全國大學生越來越多，管理難度相對較大，采用數字化管理是不二之選。首先計算機的普及和信息時代的潮流兩大優勢，都相應為高校學生檔案數字化管理提供了堅實基礎。其次高校學生檔案管理階層意識覺悟較高，高校專業管理人員和高校人才密切合作，為學生檔案管理隊伍建設貢獻了發展基礎，從而形成了一個有效、完整的學生檔案信息管理系統，整體提高了學生檔案管理的質量，減輕了管理人員工作負擔。總而言之，學生檔案管理工作是圍繞學生開展的，學生檔案與學生未來發展就業關系重大，校方要重視管理工作的加強、管理質量的提高、管理制度的完善。

因為工作人員管理意識不強，相關部門配備設施不充足，經費不寬裕，隊伍建設沒有發展力，管理人員少，工作態度松散，沒有先進的管理方法等都是學生檔案管理工作存在的問題。檔案管理工作者要各司其職，維護管理系統的有效運行，管理階層要指導管理人員業務水平，培養管理人才，提高工作人員綜合素質。另外，校方領導要重視管理制度，更新管理設備，提高檔案管理工作者整體工作水平。

參考文獻

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