大數據時代對檔案工作影響及應對策略研究

陳延操

摘 要：社會的不斷發展變化，使得檔案的管理工作與之前發生了很大的變化，特別是大數據時代的到來，給檔案管理工作帶來很大的挑戰，傳統的人工管理檔案的方法已經不適合現代社會的發展需求，必須采取相應的管理措施，以更好地適應大數據時代下檔案工作的管理需求。通過對大數據時代對檔案管理工作的影響進行介紹，提出加強檔案管理工作的幾點措施，僅供參考。

關鍵詞：大數據時代；檔案管理；應對策略

隨著大數據時代的到來，對檔案管理事業又提出了新的要求，這對于檔案管理事業自身來說既是機遇也是挑戰，所以在進行檔案管理的過程中，首先要根據大數據時代的變化作出相應的調整，然后通過制定相應的管理方法，以更好地對其進行管理，各單位要在把握好機遇的同時迎接挑戰。

1 大數據時代對檔案工作的影響

1.1 檔案工作帶來的機遇

1.1.1 有利于社會檔案觀的形成。一直以來，在我國的發展觀念中，一直沒有把檔案管理工作放在重要的位置，隨著大數據時代的到來，使得人們重新認識到檔案管理工作的重要作用，這也為單位的發展提供了前進的方向，這對加強檔案管理水平起到了推動的作用，在大數據時代下，對數據的記錄顯得更加重要，由于檔案工作的任務量逐漸加大，在進行管理時需要對大量的數據進行整理記錄，單純的依靠傳統的人工方式已經不適合現代的工作需求，所以企業也需要對檔案管理工作進行思考，要采取適當的方法使得在檔案管理的大量數據中，提取出有價值的信息，這是檔案管理工作的重要內容。

1.1.2 為電子文件的有效管理開辟新途徑。在傳統的檔案管理工作中，大部分情況下都是采用人工管理的方式，所以對一些電子郵件的處理是非常棘手的事情，隨著大數據時代的到來，人們通過相應的電子技術對檔案進行管理，在提高工作效率的同時，使得管理的內容更加的豐富，通過制定特定的系統，可以使其直接對檔案資料進行分析管理，可以更好地為單位的發展建設服務，而且也減少了無故丟失的現象。

1.1.3 促進檔案工作的變革和檔案理論的創新。隨著大數據時代的到來，使得原有的檔案管理方式已經不再適合時代的發展需求，而且以往的管理方式中，都是對紙質的檔案進行管理，如果一旦發生丟失的現象，就會使得很多重要的檔案資料丟失，而大數據時代的到來，很好地改變了這一現象，使得檔案的管理方式逐漸由紙質向電子化的方向發展，以便紙質的有丟失的現象，還有電子的備份，也不會對工作產生影響。

1.2 檔案工作面臨的挑戰

1.2.1 傳統檔案管理模式受到沖擊。我國的檔案管理事業起步較晚，在管理上采用的都是傳統的方法，隨著大數據時代的到來，使得檔案管理的工作量增加，特別是對一些數據信息的處理上，傳統的管理方式都是由人為的方式進行的，面對大量的電子數據已經無法進行有效的管理，傳統的檔案管理一般采用的都是紙質的方式，在面對大量的電子數據時，管理方式呈現出極大的弊端，給傳統的檔案管理模式帶來很大的挑戰。

1.2.2 數據的安全與隱私成難題。在大數據時代下，檔案資料都是電子的形式，對其安全性提出了很大的挑戰，如果沒有有效的措施對其進行管理，一些網絡黑客就會通過特定的系統進行盜取，使得很多重要的檔案信息丟失，給單位和個人造成嚴重的損失，而一些保密程度較高的檔案信息的泄露，嚴重的會危及到國家的安全，所以必須要大數據時代的檔案數據加強管理，保護檔案信息的安全與隱私。

1.2.3 技術挑戰。大數據時代下的檔案數據一般都是電子形式的，在管理的過程中需要借助電子技術來完成，而傳統的檔案管理方法都是對紙質的檔案進行管理，已經不適合大數據時代下檔案的管理方法，在技術上存在很大的難度，而且在技術投入的過程中，使得企業的運營成本也有所增加，如果其運行的效果不好，還可能會使得企業背負債務負擔。

2 大數據時代檔案工作的應對策略

無論面對的是機遇還是各種嚴峻挑戰，我們都應該積極應對，不失時機地將檔案工作推到一個新高度。大數據時代檔案工作是大有可為的，為此我們應做好以下應對措施。

2.1 樹立檔案大數據意識

在大數據時代下加強對檔案資源的管理，首先要在意識上有所提高，改變原有的對檔案管理工作的認識，很多單位在原有的管理模式中，都沒有把檔案管理工作作為工作的重點，所以一些工作方法就會落后，難以為正常的工作開展服務，隨著大數據時代的到來，檔案管理在單位發展中的作用越來越明顯，所以要加強對檔案工作的認識程度，這樣才更有助工作的開展。可喜的是，一些檔案部門也開始形成這種意識并嘗試性地開展檔案服務工作，比如：某地區已經提出“基于數據挖掘的檔案信息資源深度開發與利用”等。

2.2 革新檔案管理技術

在傳統的檔案實體管理階段，檔案工作的直接對象就是檔案實體，檔案管理的手段與方式主要是依靠手工，諸如檔案的整理、編目、裝訂等等都是純手工的勞動。在計算機應用于檔案管理之后，計算機輔助檔案管理逐漸普及，計算機可以輔助檔案管理提升其管理水平，這現在看來只是計算機技術在檔案管理領域的初級應用。隨著現代信息技術不斷引入檔案管理，電子文件的大量出現，數字檔案（館）室建設也已初見成效。這讓人們越發感到現代信息技術與檔案工作的密切關系。檔案管理技術的每一次變革無不都是現代科技進步的驅動。由此，要使檔案工作跟得上時代步伐，不落后于社會發展的腳步，就要求檔案工作對新技術具有相當高的敏感度，并有選擇性的、及時的引入檔案管理領域。在大數據時代，檔案工作更應該反應迅速，積極應對。大數據環境下的檔案管理完全可以借助云技術建立一個統一的檔案云平臺，實現一體化的管理。

2.3 再造檔案業務環節

整體上來看，檔案業務環節可以用“收”、“管”、“用”來概括。在大數據時代，檔案工作的收、管、用將被賦予更多內容。“收”一改以往各部門的定期移交，而是轉為對檔案數據的實時接收或自動歸集，做到全流程控制。“管”由手工管理轉為通過統一的檔案云平臺，實現檔案數據統一存儲、處理、利用，做到全技術支持。“用”由提供被動的檔案查詢閱覽服務轉為主動挖掘信息價值、分析和預測檔案用戶需求，為檔案用戶及社會提供高價值的檔案服務，做到全智能服務。對檔案業務環節進行再造，使其朝著知識管理、知識服務的方向發展，提升檔案管理在組織內部，甚至在社會大環境中的地位，這也是大數據賦予檔案工作的新任務。

結束語

為應對大數據給檔案工作造成的沖擊，國家層面應該制定統一的標準規范，以規范各行業業務信息管理系統的形成。各單位也應在遵循國家統一規范的前提下，根據自身實際情況制定本單位的管理規范，加強組織內部的檔案信息管理，使之更加科學化、規范化。必要時還可以借鑒或引入國際通用的相關標準規范，結合實際應用，定期進行檢查梳理，推進檔案工作再上新臺階。

參考文獻

[1]舒濤，羅浚溢，趙永鑫.大數據時代檔案工作的挑戰與展望[J].西南民族大學學報（自然科學版），2014（4）.

[2]丁國勇.大數據時代對檔案工作影響及應對策略研究[J].蘭臺世界，2014（S3）.